Die Dokumentenverwaltung erhält eine weitere Verbesserung durch die Vorschau-Funktion im Dialog Dokument – „E-Mail beantworten“ und „E-Mail weiterleiten“.

Wenn Sie eine in aB-Agenta abgelegte E-Mail beantworten oder weiterleiten möchten, können Sie sich in dem Dialog zur Auswahl der E-Mail, nun auch eine entsprechende Vorschau anzeigen lassen, wie Sie es aus der Dokumentenverwaltung gewohnt sind. Dieses erleichtert die Auswahl der richtigen E-Mail, wenn Sie eventuell viele E-Mails mit dem gleichen Info-Text abgelegt haben.

Weitere Informationen zum Thema „E-Mail beantworten“ und „E-Mail weiterleiten“ finden Sie auch nachfolgend unter „Das sollten Sie auch wissen“…

In den Optionen des Bipro-Client wurde der Knopf „Zuordnung GeVo-Arten“ eingefügt.

GeVo-Arten sind bestimmte Geschäftsvorfälle, die mit den Dokumenten als Zusatzinfo geliefert werden. Mittels dieser Informationen kann man erkennen um welche Geschäftsvorfälle es sich handelt um dann das Dokument besser zuzuordnen.

Wichtige Info!
Die Zuweisung der entsprechenden Geschäftsvorfälle, werden durch die BiPRO-Norm und nicht von aB-Agenta bestimmt!

Spalte „aB-Agenta Dokumenten-Typ“

Beim Klick auf „Zuordnung GeVo-Arten“ wird ein Dialog geöffnet, in dem die verschiedenen Zuordnungen der BiPRO-Geschäftsvorfälle zu Hauptkategorien, Unterkategorien und Kategorien angezeigt werden. In der Spalte „aB-Agenta Dokumenten-Typ“ kann man dem Dokument noch einen bestimmten Typ in aB-Agenta zuordnen. Standardmäßig wird der Typ schon vorbelegt. Dieser ist unter Umständen noch nicht in Ihrer Dokumenten-Typ Liste als Eintrag vorhanden. Wenn Sie den Typ ändern möchten, können Sie den Wert einfach überschreiben oder öffnen Sie die entsprechende Auswahlliste und wählen einen neuen Typ aus (Administrator-Rechte in aB-Agenta erforderlich). Ansonsten wird dem Dokument der vorbelegte Typ zugewiesen.

Tipp!
Die entsprechenden Einträge in der Auswahlliste des Dokumenten-Typs können Sie auch individuell mittels dem Masken-Designer Modul anpassen (auch in der Demo-Version möglich). Eine Anleitung, wie man die Einträge in bestimmten Auswahllisten z. B. zum Dokumenten-Typ anpassen kann, finden Sie im folgenden Video „Masken-Designer: Auswahllisten bearbeiten“ in unserem YouTube Kanal.

Masken-Designer – Auswahllisten bearbeiten:

Spalte „nicht abrufen“

Wenn Sie über den BiPRO Client Dokumente einer bestimmte GeVo-Art gar nicht erst abrufen möchten, wie z. b. GDV-Datenbestände, markieren Sie diese einfach in der Spalte „nicht abrufen“.

Option „Wert für Hauptkategorie übernehmen“

Wenn Sie den Dokumenten-Typ zu einem Geschäftsvorfall geändert haben und möchten diesen dann für alle Geschäftsvorfälle der gleichen Hauptkategorie übernehmen, klicken Sie auf „Wert für Hauptkategorie übernehmen“.

Option „Wert für Unterkategorie übernehmen“

Wenn Sie den Dokumenten-Typ zu einem Geschäftsvorfall geändert haben und möchten diesen dann für alle Geschäftsvorfälle der gleichen Unterkategorie übernehmen übernehmen, klicken Sie auf „Wert für Unterkategorie übernehmen“.

Option „Auf Standardwerte zurücksetzen“

Mit diesem Befehl stellen Sie alle Dokumenten-Typen wieder auf den Standard-Wert zurück.

Lernvideo/Tutorial – Zuordnung der Bipro-Geschäftsvorfälle zum Dokumenten-Typ

Hier finden Sie ein entsprechendes Video dazu:

Neue Anpassung im Rahmen der DSGVO. In der Dokumentenverwaltung im Assistenten für die Serien-Brief/Mail Funktion wurde im Abschnitt „Allgemeine Optionen“ die Option „Werbungsfilter (Brief-Werbung) bzw. Werbungsfilter (E-Mail-Werbung)“ eingefügt. Diese verhindert, dass bestimmte Datensätze angeschrieben werden.

Werbungsfilter (Brief-Werbung)

Diese Option erscheint, wenn Sie einen Serien-Brief erzeugen.

Mit der Aktivierung werden in der unteren Liste der selektierten Datensätze die Adressen herausgefiltert, bei denen in der Stammdaten-Maske der Haken bei „Brief-Werbung erlaubt“ auf „Nein“ gesetzt ist.

Werbungsfilter (E-Mail-Werbung)

Diese Option erscheint nur, wenn Sie eine Vorlage mit der Endung .msg oder .oft auswählen, um eine Serien-Mail zu erzeugen.

Mit der Aktivierung werden in der unteren Liste der selektierten Datensätze die Adressen herausgefiltert, bei denen in der Stammdaten-Maske der Haken bei „E-Mail-Werbung erlaubt“ auf „Nein“ gesetzt oder wenn „unbestimmt“, also nichts angehakt ist.

Die neue Funktion – „E-Mail Anhänge verschlüsselt versenden“ wurde nochmals verbessert.

Anhänge, die Sie per E-Mail über das Dokumenten-Management-System von aB-Agenta versenden, können nun verschlüsselt versendet werden (optional).  Dabei werden die Anlagen entweder in eine ZIP-Datei gepackt oder die PDF-Datei(en) selbst wird mit einem zufällig generierten Kennwort verschlüsselt.

Neue Verschlüsselungs-Routine!
Wir unterscheiden nun, ob der Anhang der E-Mail nur aus PDF-Dateien besteht oder ob auch andere Dateitypen versendet werden, wie z. B. Fotos. Je nachdem, greift eine andere Form der Verschlüsselung.

1. Versand von Anlagen ausschließlich im PDF-Format:
   Wenn der E-Mail Anhang nur aus PDF-Dateien besteht, werden diese nicht in eine ZIP-Datei gepackt, sondern die Original-Dateien werden versendet und die entsprechenden Kennwörter werden direkt in den PDF-Dateien gespeichert. Das hat den Vorteil, dass der Empfänger PDF-Dokumente ohne vorher zu entpacken, direkt öffnen und dann mittels dem entsprechend mitgesandten Kennwort entpacken kann. Somit ist auch ein Öffnen von PDF-Dokumenten über ein Smartphone möglich.
2. Versand von Anlagen mit anderen Dateiformaten:
   Werden auch andere Dateien, wie z. B. Fotos im JPG-Format als Anhang der E-Mail versendet, dann werden diese in eine ZIP-Datei gepackt und verschlüsselt.

Das Kennwort besteht aus 6 Zeichen zusammengesetzt aus Zahlen und Buchstaben (Groß- und Kleinschreibung). Mit dieser Routine können Sie Dateien z. B. mit personenbezogenen Daten an Kunden oder Gesellschaften versenden (beliebige Dateitypen). Parallel zu Ihrer E-Mail, versendet aB-Agenta im Hintergrund automatisch eine weitere E-Mail an den gleichen Empfänger, mit gleichem Betreff und dem zusätzlichen Vorsatz „Ergänzung zu „ im Betreff. Damit wird sichergestellt, dass der Anhang der E-Mail mit personenbezogenen Daten und das Kennwort getrennt voneinander übermittelt werden um Missbrauch zu verhindern.

Inhalt dieser E-Mail ist dann ein entsprechender Hinweistext und das entsprechende Kennwort, um den Anhang der zuvor gesendeten E-Mail zu entpacken. Dieses Kennwort wird jedoch nicht im Klartext, sondern als Grafikdatei übermittelt. Der Hinweistext dieser E-Mail ist vorgegeben und kann nicht verändert werden.

Folgender Hinweistext steht in der automatisch versendeten E-Mail:
„Mit dieser Mail wird Ihnen das Kennwort zur vorher versendeten Anlage zur Verfügung gestellt. Sollte es sich bei dem Anhang um eine ZIP-Datei handeln, benötigen Sie ein entsprechendes ZIP-Programm zum Entpacken der Anlagen. Benutzen Sie bitte folgendes Kennwort zum Öffnen der Anlagen:“

{AnhangKennwort}

Der Platzhalter {AnhangKennwort} wird durch die Grafikdatei ersetzt, die das Kennwort beeinhaltet.

Vorgehensweise zum Versenden einer E-Mail mit verschlüsselten Anhängen (egal ob ausschließlich mit PDF- oder anderen Dateiformaten)

• Öffnen Sie den entsprechenden Vorgang zu dem Sie eine E-Mail generieren möchten, z. B. Kunde, Vertrag oder Schaden
• Klicken Sie auf Dokument – „E-Mail mit Anlagen“ und wählen eine entsprechende E-Mail Vorlage aus
• Im anschließenden Fenster „Anlagen auswählen“, markieren Sie die entsprechenden Dateien, welche als verschlüsselte Anlage versendet werden sollen
• Die Option „Anhänge verschlüsseln“ ist standardmäßig deaktiviert. Falls der Anhang verschlüsselt werden soll, aktivieren Sie diese Option (der letzte Zustand wird gespeichert).
• Die E-Mail wird mit dem verschlüsselten Anhang erzeugt und kann gegebenenfalls vor dem Versand noch bearbeitet werden
• Wenn Sie z. B. mehrere Anhänge versenden möchten, können Sie diese über den Button „Anhänge zippen“ auch in eine .zip Datei zusammengefasst packen und dann versenden. Wenn Sie auch noch die Option Anhänge verschlüsseln angewählt haben, wird die .zip Datei zusätzlich verschlüsselt. Der Empfänger muss dann jedoch nicht für jedes in der .zip Datei enthaltene Dokument, das Passwort eingeben, sondern nur einmalig.
• Nachdem die E-Mail versendet und über den Dialog „Dokument in der Dokumenten-Verwaltung ablegen“ in aB-Agenta abgelegt wurde, kann das hinterlegte Passwort zum Dokument jederzeit über das Feld „Kennwort E-Mail Anhang“ im Klartext angezeigt werden. Sollte der Empfänger das Kennwort zum Öffnen des Dokumentes nicht mehr finden, können Sie Ihm dieses dann nochmals mitteilen.
• Der Empfänger erhält die E-Mail mit dem verschlüsselten Anhang. Wenn es sich ausschließlich um PDF-Dokumete handelt, können diese direkt nach Eingabe des entsprechend übermittelten Kennwortes geöffnet werden. Falls sich in der Anlage auch andere Dateitypen befinden, wurden diese in eine ZIP-Datei gepackt, die dann mittels einem entsprechenden ZIP-Programm entpackt werden kann.
• Parallel zu dieser E-Mail wird automatisch eine weitere E-Mail an den gleichen Empfänger, mit gleichem Betreff aber dem zusätzlichen Hinweis am Anfang des Betreffs „Ergänzung zu „ verschickt. In dieser E-Mail ist dann das entsprechende Kennwort als Grafikdatei enthalten, um den Anhang der zuvor gesendeten E-Mail zu entpacken.

Hinweis: Bei gezippten Anhängen benötigt der Empfänger ein ZIP-Programm zum Entpacken der Anlagen! Dazu gibt es diverse kostenlose Programme, wie z. B. 7-Zip, Winrar, Peazip.

Lernvideo/Tutorial – E-Mail Anhänge verschlüsselt versenden

Hier finden Sie ein entsprechendes Video dazu: