DokScan KI jetzt im Dokumentenimport-Modul integriert – Stapelverarbeitung leicht gemacht (Version 20.0.713)
Mit der neuen Integration von DokScan KI in das Dokumentenimport-Modul wird die Verarbeitung großer Dokumentenmengen jetzt noch effizienter. Während die KI über die DokScan-Kachel bisher vor allem für die Einzelverarbeitung genutzt wurde, steht sie nun auch für Stapelimporte zur Verfügung – ideal für umfangreiche Dokumentenpakete.
Schneller arbeiten dank Stapelverarbeitung
Das Dokumentenimport-Modul ermöglicht es, viele Dateien gleichzeitig zu importieren. Dabei müssen die Dokumente nicht einzeln abgelegt oder benannt werden – ein kompletter Dokumentenstapel kann in einem Schritt eingelesen und geprüft werden. Mit dieser Funktionalität wird nicht der BiPRO Client ersetzt!
Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn:
täglich große Mengen an Versicherungsdokumenten eingehen
Gesellschaften gesammelte Dokumente bereitstellen
Wie DokScan KI die Dokumente automatisch erkennt
Bei jedem Dokument prüft die KI:
welcher Kunde im Dokument erwähnt ist
welcher Vertrag oder welcher Schaden referenziert wird
welche relevanten Daten in der Datei hinterlegt sind
Auf Basis dieser Inhalte versucht DokScan KI, das Dokument automatisch einem passenden Datensatz (Kunde, Vertrag oder Schaden) zuzuordnen.
Damit entfällt ein großer Teil der manuellen Zuordnung – das System macht den größten Teil der Zuordnung selbst.
- Wählen Sie oben unter „Import-Ordner“ den Ordner auf der Festplatte aus, in dem die zu importierenden Dokumente liegen.
- Markieren Sie alle Dokumente, die über DokScan KI verarbeitet werden sollen.
- Klicken Sie auf „DokScan KI“ damit die ausgewählten Dateien per KI analysiert und zugeordnet werden.
- Wurde eine Zuordnung gefunden, werden die Felder „Adresse“, „Vertrag“ oder „Schaden“ automatisch befüllt. Ansonsten können Sie hier auch ein manuelle Zuordnung treffen.
- Dokumente, die von DokScan KI verarbeitet wurden, erkennen Sie an der Markierung in der Spalte „DokScan KI“.
- Optional: Tragen Sie bei Bedarf weitere Informationen in den übrigen Spalten nach.
- Mit einem Klick auf „Importieren“ werden die Dokumente übernommen und dem entsprechenden Datensatz zugeordnet.
- Nach dem Import wird jedes Dokument automatisch aus dem Ursprungsordner in den Unterordner „importiert“ verschoben. Existiert dieser Ordner noch nicht, wird er automatisch erstellt.
- Über die Optionen können Sie festlegen, ob DokScan KI ggf. beim Start des Moduls automatisch mit der Verarbeitung aller Dokumente beginnen soll.
- Über den Button „KI Daten ansehen“ können Sie sich das Ergebnis der automatischen Zuordnung anschauen.
- Dort wird Ihnen außerdem angezeigt, wie viele Dokumente Sie noch in Ihrem Monats-Kontingent für die Verarbeitung zur Verfügung haben.
Wichtig: Keine automatischen Datenanpassungen im Stapelmodus
Im Gegensatz zur Verarbeitung über die DokScan-Kachel auf dem Dashboard, bei der Vertrags- oder Kundendaten automatisch angelegt, ergänzt oder aktualisiert werden können, gilt im Dokumentenimport-Modul:
➡️ Die KI ordnet ausschließlich zu – sie verändert keine Daten!
Das bedeutet:
Es werden keine Kunden- oder Vertragsdaten aktualisiert
Die Dokumente werden nur korrekt zugeordnet und können anschließend importiert werden
Dieser Modus eignet sich daher ideal, wenn es um reine Ablage und nicht um Datenänderungen geht.
➡️ Alternative: Automatische Zuordnung über den Dateinamen – ganz ohne KI
Der Dokumentenimport bietet nun auch dieselbe automatische Zuordnungslogik wie die DokDrop-Kachel.
Das bedeutet: Bereits beim Öffnen des Moduls versucht aB-Agenta anhand des Dateinamens zu erkennen, ob ein Dokument zu einem Schaden, Vertrag oder einer Adresse gehört. Wird eine passende Nummer gefunden, werden die Felder Adresse, Vertrag und ggf. Schaden automatisch befüllt – auch ohne Einsatz von DokScan KI.
Dabei muss im Dateinamen z. B. die Vertragsnummer und ein Zusatz das es sich um die Vertragsnummer handelt, wie z. B. VsNr vorhanden sein. Dokumente, die nicht automatisch über den Dateinamen zugeordnet werden konnten, lassen sich dann mit DokScan KI analysieren, wie oben beschrieben.
Welche Schreibweisen für Vertrags-, Schaden- oder Kundennummern erkannt werden, können Sie hier unter folgendem Link nachlesen:
Wie bei der Einzelablage gilt auch hier:
➡️ Die Verarbeitung mit DokScan KI setzt voraus, dass die Vollversion des Moduls lizenziert ist und Sie ein Kontingent erworben haben.
Nur mit der Vollversion steht die KI-Erkennung zur Verfügung (ausgenommen 10 Dokumente zum Test).
Zusätzlich wichtig:
➡️ Für jedes verarbeitete Dokument wird ein Vorgang aus Ihrem gebuchten Kontingent abgezogen.
Dies geschieht unabhängig davon, ob Sie ein Dokument einzeln über die Kachel DokScan KI auf dem Dashboard verarbeiten oder im Stapel über das Dokumentenimport-Modul in Verbindung mit DokScan KI.
Sparen Sie bis zu 2 Monatsmieten auf DokScan KI – gültig bis 10.12.25
Probieren Sie es einfach aus: Sie können einmalig 10 Dokumente kostenlos mit DokScan KI verarbeiten, um die Funktion kennenzulernen. Erst danach entscheiden Sie, ob Sie eine kostenpflichtige Lizenz buchen möchten. Mit der Integration von DokScan KI in das Dokumentenimport-Modul steht nun ein leistungsstarkes Werkzeug zur Verfügung, das die Verarbeitung großer Dokumentenmengen massiv beschleunigt – ohne Risiko, Daten unbeabsichtigt anzupassen.
Die KI übernimmt die Zuordnung, Sie übernehmen nur noch den finalen Import.
Noch Fragen?
Holger Burgard
Produkt-Manager
Tel. Deutschland: +49 2676 952 74-20
Tel. Österreich: +43 1 349 1012-20
vertrieb@artbase-software.de
*Angebot gültig bis 10.12.2025. Alle Preise zzgl. MwSt. Die Abrechnung erfolgt monatlich auf Mietbasis. DokScan KI erlaubt – abhängig vom gewählten Paket (siehe Preisliste) – die Verarbeitung einer festgelegten Zahl von Dokumenten pro Monat. Gezählt werden einzeln hochgeladene Dokumente, die durch die KI verarbeitet werden. Die Abrechnung erfolgt monatlich auf Mietbasis. Nachbuchungen sind jederzeit möglich und gelten pro Kalendermonat. Die Mindestmenge beträgt 100 Dokumente, sodass auch individuelle Zwischenmengen (z. B. 450 oder 750) gebucht werden können. Ein Upgrade auf ein höheres Paket ist jederzeit möglich. Ein monatlicher Wechsel zwischen verschiedenen Paketgrößen ist nicht möglich. Die Abrechnung erfolgt taggenau ab Bestelldatum. Die monatliche Dokumentenmenge wird anteilig angepasst, nicht verbrauchte Dokumente werden nicht auf den nächsten Monat übertragen. Im Rahmen der Aktion gelten die mietfreien Monate nicht auf das Nachbuchen von höheren Paketen oder das Nachbuchen von Dokumentenkontingenten.
Die Mindestvertragslaufzeit für die Volumenpakete beträgt 1 Jahr.
