Neue Anpassung im Rahmen der DSGVO. In der Dokumentenverwaltung im Assistenten für die Serien-Brief/Mail Funktion wurde im Abschnitt „Allgemeine Optionen“ die Option „Werbungsfilter (Brief-Werbung) bzw. Werbungsfilter (E-Mail-Werbung)“ eingefügt. Diese verhindert, dass bestimmte Datensätze angeschrieben werden.

Werbungsfilter (Brief-Werbung)

Diese Option erscheint, wenn Sie einen Serien-Brief erzeugen.

Mit der Aktivierung werden in der unteren Liste der selektierten Datensätze die Adressen herausgefiltert, bei denen in der Stammdaten-Maske der Haken bei „Brief-Werbung erlaubt“ auf „Nein“ gesetzt ist.

Werbungsfilter (E-Mail-Werbung)

Diese Option erscheint nur, wenn Sie eine Vorlage mit der Endung .msg oder .oft auswählen, um eine Serien-Mail zu erzeugen.

Mit der Aktivierung werden in der unteren Liste der selektierten Datensätze die Adressen herausgefiltert, bei denen in der Stammdaten-Maske der Haken bei „E-Mail-Werbung erlaubt“ auf „Nein“ gesetzt oder wenn „unbestimmt“, also nichts angehakt ist.

Die neue Funktion – „E-Mail Anhänge verschlüsselt versenden“ wurde nochmals verbessert.

Anhänge, die Sie per E-Mail über das Dokumenten-Management-System von aB-Agenta versenden, können nun verschlüsselt versendet werden (optional).  Dabei werden die Anlagen entweder in eine ZIP-Datei gepackt oder die PDF-Datei(en) selbst wird mit einem zufällig generierten Kennwort verschlüsselt.

Neue Verschlüsselungs-Routine!
Wir unterscheiden nun, ob der Anhang der E-Mail nur aus PDF-Dateien besteht oder ob auch andere Dateitypen versendet werden, wie z. B. Fotos. Je nachdem, greift eine andere Form der Verschlüsselung.

1. Versand von Anlagen ausschließlich im PDF-Format:
   Wenn der E-Mail Anhang nur aus PDF-Dateien besteht, werden diese nicht in eine ZIP-Datei gepackt, sondern die Original-Dateien werden versendet und die entsprechenden Kennwörter werden direkt in den PDF-Dateien gespeichert. Das hat den Vorteil, dass der Empfänger PDF-Dokumente ohne vorher zu entpacken, direkt öffnen und dann mittels dem entsprechend mitgesandten Kennwort entpacken kann. Somit ist auch ein Öffnen von PDF-Dokumenten über ein Smartphone möglich.
2. Versand von Anlagen mit anderen Dateiformaten:
   Werden auch andere Dateien, wie z. B. Fotos im JPG-Format als Anhang der E-Mail versendet, dann werden diese in eine ZIP-Datei gepackt und verschlüsselt.

Das Kennwort besteht aus 6 Zeichen zusammengesetzt aus Zahlen und Buchstaben (Groß- und Kleinschreibung). Mit dieser Routine können Sie Dateien z. B. mit personenbezogenen Daten an Kunden oder Gesellschaften versenden (beliebige Dateitypen). Parallel zu Ihrer E-Mail, versendet aB-Agenta im Hintergrund automatisch eine weitere E-Mail an den gleichen Empfänger, mit gleichem Betreff und dem zusätzlichen Vorsatz „Ergänzung zu „ im Betreff. Damit wird sichergestellt, dass der Anhang der E-Mail mit personenbezogenen Daten und das Kennwort getrennt voneinander übermittelt werden um Missbrauch zu verhindern.

Inhalt dieser E-Mail ist dann ein entsprechender Hinweistext und das entsprechende Kennwort, um den Anhang der zuvor gesendeten E-Mail zu entpacken. Dieses Kennwort wird jedoch nicht im Klartext, sondern als Grafikdatei übermittelt. Der Hinweistext dieser E-Mail ist vorgegeben und kann nicht verändert werden.

Folgender Hinweistext steht in der automatisch versendeten E-Mail:
„Mit dieser Mail wird Ihnen das Kennwort zur vorher versendeten Anlage zur Verfügung gestellt. Sollte es sich bei dem Anhang um eine ZIP-Datei handeln, benötigen Sie ein entsprechendes ZIP-Programm zum Entpacken der Anlagen. Benutzen Sie bitte folgendes Kennwort zum Öffnen der Anlagen:“

{AnhangKennwort}

Der Platzhalter {AnhangKennwort} wird durch die Grafikdatei ersetzt, die das Kennwort beeinhaltet.

Vorgehensweise zum Versenden einer E-Mail mit verschlüsselten Anhängen (egal ob ausschließlich mit PDF- oder anderen Dateiformaten)

• Öffnen Sie den entsprechenden Vorgang zu dem Sie eine E-Mail generieren möchten, z. B. Kunde, Vertrag oder Schaden
• Klicken Sie auf Dokument – „E-Mail mit Anlagen“ und wählen eine entsprechende E-Mail Vorlage aus
• Im anschließenden Fenster „Anlagen auswählen“, markieren Sie die entsprechenden Dateien, welche als verschlüsselte Anlage versendet werden sollen
• Die Option „Anhänge verschlüsseln“ ist standardmäßig deaktiviert. Falls der Anhang verschlüsselt werden soll, aktivieren Sie diese Option (der letzte Zustand wird gespeichert).
• Die E-Mail wird mit dem verschlüsselten Anhang erzeugt und kann gegebenenfalls vor dem Versand noch bearbeitet werden
• Wenn Sie z. B. mehrere Anhänge versenden möchten, können Sie diese über den Button „Anhänge zippen“ auch in eine .zip Datei zusammengefasst packen und dann versenden. Wenn Sie auch noch die Option Anhänge verschlüsseln angewählt haben, wird die .zip Datei zusätzlich verschlüsselt. Der Empfänger muss dann jedoch nicht für jedes in der .zip Datei enthaltene Dokument, das Passwort eingeben, sondern nur einmalig.
• Nachdem die E-Mail versendet und über den Dialog „Dokument in der Dokumenten-Verwaltung ablegen“ in aB-Agenta abgelegt wurde, kann das hinterlegte Passwort zum Dokument jederzeit über das Feld „Kennwort E-Mail Anhang“ im Klartext angezeigt werden. Sollte der Empfänger das Kennwort zum Öffnen des Dokumentes nicht mehr finden, können Sie Ihm dieses dann nochmals mitteilen.
• Der Empfänger erhält die E-Mail mit dem verschlüsselten Anhang. Wenn es sich ausschließlich um PDF-Dokumete handelt, können diese direkt nach Eingabe des entsprechend übermittelten Kennwortes geöffnet werden. Falls sich in der Anlage auch andere Dateitypen befinden, wurden diese in eine ZIP-Datei gepackt, die dann mittels einem entsprechenden ZIP-Programm entpackt werden kann.
• Parallel zu dieser E-Mail wird automatisch eine weitere E-Mail an den gleichen Empfänger, mit gleichem Betreff aber dem zusätzlichen Hinweis am Anfang des Betreffs „Ergänzung zu „ verschickt. In dieser E-Mail ist dann das entsprechende Kennwort als Grafikdatei enthalten, um den Anhang der zuvor gesendeten E-Mail zu entpacken.

Hinweis: Bei gezippten Anhängen benötigt der Empfänger ein ZIP-Programm zum Entpacken der Anlagen! Dazu gibt es diverse kostenlose Programme, wie z. B. 7-Zip, Winrar, Peazip.

Lernvideo/Tutorial – E-Mail Anhänge verschlüsselt versenden

Hier finden Sie ein entsprechendes Video dazu:

Im Rahmen der DSGVO wurde eine neue Export-Funktion integriert – „Datenauszug nach DSGVO (XML)“

• Gesprächsnotizen
• Aufgaben/Termine
• alle Provisionsdaten
• alle Notizfelder
• Schadenmaske: alle Daten zum Geschädigten
• alle Systemfelder
• Dokumente sind standardmäßig für den Export freigegeben, können aber pro Dokument über das Feld „nicht in Datenauszug“ für den Export ausgeschlossen werden

Vorgehensweise zum erstellen eines Datenauszuges

Um einen Auszug der gespeicherten personenbezogenen Daten aus dem aB-Agenta heraus zu generieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie zuerst den entsprechenden Kunden
• Klicken Sie dann auf Bearbeiten – „Export“
• Markieren Sie die Option „Datenauszug nach DSGVO (XML)“ und klicken anschließend auf „Ok“
• Anschließend wählen Sie den Speicherort, wohin der Export der Daten erfolgen soll
• aB-Agenta generiert automatisch einen Ordner mit dem Namen und Vornamen des Kunden. In dem Ordner befindet sich dann eine Datei „daten.xml“ mit allen personenbezogenen Daten des Kunden, sowie ein Ordner „Dokumente“ (falls vorhanden).  Innerhalb des Ordners liegen alle Dokumente die direkt zum Kunden hinterlegt wurden, sowie ein Unterordner „Verträge“ und „Schäden“, falls auch Dokumente zu Vorgängen abgelegt wurden.
• Wenn Sie Dokumente vom Export ausschließen möchten, setzen Sie vorab bei den entsprechenden Dokumenten im Abschnitt „Dokumenten-Daten“ den Haken bei „nicht in Datenauszug“

Hinweis: Die DSGVO Verordnung fordert, dass die Daten in maschinenlesbarer Form zur Verfügung gestellt werden. Diesem wird durch den Export in das XML-Format entsprochen.

Lernvideo/Tutorial – E-Mail Anhänge verschlüsselt versenden

Hier finden Sie ein entsprechendes Video dazu:

Ab sofort ist das lang ersehnte Update auf den neuen, verbesserten BiPRO Client™ der Firma b-tix in der Cloud-Plattform b-OX® verfügbar.

1. Registrierung in der b-OX erforderlich – bitte beachten Sie dazu die Anleitung im nachfolgenden PDF-Dokument!
2. Verarbeitung/Import der noch im aB-Agenta Postkorb vorhandenen Dokumente – Gilt nur für aB-Agenta Anwender die den bisherigen BiPRO Client bereits eingesetzt haben
3. Beantragung eines Zertifikats für den easy login Zugang (Info’s unter https://www.easy-login.de/Digitales-Zertifikat)
   Es gibt 2 mögliche Zertifikatsformate (jks, pfx) die Sie auswählen können. Beide können verwendet werden.
4. Beantragung eines Zertifikats für den TGIC Zugang bei der Generali unter folgender Kontaktadresse:
   Generali Deutschland AG
   E-Mail: bipro@generali.de
   Tel 089 5121 1212 (Hr. Fröhler) / 089 5121 8937 (Hr. Grimminger)
   Generali & BiPRO 
5. Änderung der Zugangsdaten in den BiPRO Server-Einstellungen in aB-Agenta (Punkt 6. aus der b-OX Installationsanleitung). Klicken Sie dazu auf Schnittstellen – BiPRO Client – „Optionen“. Unter „Server-Einstellungen“ klicken Sie nun auf „Anbindung über b-OX“ und geben anschließend die Zugangsdaten ein.
   
6. Die Umstellung vom alten Offline BiPRO Client auf die b-OX muss bis spätestens 01.07.18 erfolgt sein –  ab 01.07.18 wird der bisherige BiPRO Client nicht mehr unterstützt!
7. Funktionen des neuen BiPRO Client b-OX:
   – Portal-Komforteinstieg
   – Postkorb-Abruf
   – Tarifrechner (noch nicht verfügbar)
8. Eine aktuelle Übersicht der unterstützen Gesellschaften finden Sie hier:

Folgende Vorteile bietet der neue BiPRO Client b-OX gegenüber der bisherigen Version:

• automatisierter Postabruf von den Gesellschaften möglich
• verwaltet bis zu 2500 Nachrichten gleichzeitig
• schnellerer Abruf der Post, da ein Abruf nur von Gesellschaften erfolgt, zu denen auch Zugangsdaten hinterlegt sind; bisher wurde von jeder VU versucht Post abzurufen auch wenn keine Zugangsdaten dazu hinterlegt waren
• keine aufwendige Installation des BiPRO Clients mehr erforderlich
• Support erfolgt direkt über den Hersteller (Firma b-tix) wenn es Probleme beim Abruf der Post von den Gesellschaften geben sollte – somit entfällt der Zwischenweg einer Support-Anfrage über uns – den b-tix Support erreichen Sie ausschließlich per E-Mail unter http://www.b-ox.de/support

Wenn Sie den BiPRO Client bereits gebucht haben, bleiben die Nutzungsbedingungen und Preise (20,00 Euro mtl. Mietgebühr zzgl. MwSt.) zur Nutzung gleich. Es fallen keine zusätzlichen Kosten für die Nutzung der b-OX seitens der Firma b-tix an.

Sie nutzen noch nicht den BiPRO Client™ b-OX®?
Dann verpassen Sie nicht den Anschluss an die Digitalisierung! Bestellen Sie den neuen BiPRO Client™ b-OX ® als Zusatzmodul für aB-Agenta!

Den BiPRO Client b-OX können Sie bereits für 20,00 Euro mtl. Mietgebühr zzgl. MwSt. bestellen. Mittels dem BiPRO Client können Sie den Postkorb der Gesellschaften digital abrufen und sich im Extranet der Gesellschaften einloggen.

Interesse?
Dann nehmen Sie Kontakt zu unserem Vertriebsteam auf unter +49 2676 952 74-20 oder vertrieb@artbase-software.de

Weitere Infos zum BiPRO Client finden Sie hier.