In der Dokumentenverwaltung wurden über 30 neue E-Mail Vorlagen für verschiedene Vorgänge eingefügt. Diese Vorlagen können, wie alle anderen Vorlagen auch, bei Bedarf von Ihnen angepasst werden.

Um eine Vorlage aufzurufen, öffnen Sie entweder den entsprechenden Kunden, Vertrag oder Schaden und klicken dann auf Bearbeiten – Dokument – „E-Mail“, „E-Mail mit Anlagen“, „E-Mail beantworten“ oder „E-Mail weiterleiten“.

Wie Sie die Funktion „E-Mail beantworten“ und „E-Mail weiterleiten“ nutzen, finden Sie auch nochmals hier.

Neue E-Mail Vorlagen für ein Anschreiben an den Kunden

Der Aufruf der Vorlage erfolgt aus dem Kunden heraus. Die Vorlage selbst ist im aB-Agenta Datenverzeichnis unter z. B. C:\aB-Agenta Daten\Briefe\… gespeichert.

• Aktualisierung Maklerauftrag an Kunde
• Falsche Adresse – Post nicht zustellbar an Kunde

Neue E-Mail Vorlagen für ein Anschreiben zum Vertrag

Der Aufruf der Vorlage erfolgt aus dem Vertrag heraus. Die Vorlage selbst ist im aB-Agenta Datenverzeichnis unter z. B. C:\aB-Agenta Daten\Briefe\Vertrag\… gespeichert.

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• Antrag – Ablehnung an Kunde
• Antrag – Annahme durch VU an Kunde
• Antrag – Bankverbindung fehlt an Kunde
• Antrag – eingereicht an Kunde
• Antrag – einreichen an Gesellschaft
• Antrag – fehlende Angaben an Kunde
• Antrag – fehlende Police an Gesellschaft
• Antrag – fehlende Police an Gesellschaft
• Antrag – Widerruf an Kunde
• Antrag – Ablehnung an Kunde
• Depotauszug an Gesellschaft
• Depotauszug an Kunde
• eVB-Nummer an Kunde
• GDV-Daten fehlerhaft an Gesellschaft
• Provision fehlt an Gesellschaft
• Provision zu gering an Gesellschaft
• Vertrag – Ablauf an Kunde
• Vertrag – Ablehnung Kündigung durch Gesellschaft an Kunde
• Vertrag – Änderung an Gesellschaft
• Vertrag – Änderung Bezugsrecht an Gesellschaft
• Vertrag – Ausschluss Dynamik an Gesellschaft
• Vertrag – Bankverbindung falsch an Kunde
• Vertrag – Beginnverlegung an Gesellschaft
• Vertrag – Beitrag nicht gezahlt an Kunde
• Vertrag – Beitragsfreistellung an Gesellschaft
• Vertrag – Beitragssenkung an Gesellschaft
• Vertrag – Bestandsübertragung an Gesellschaft
• Vertrag – Bestätigung Kündigung an Kunde
• Vertrag – Vordruck Kündigung an Kunde

Neue E-Mail Vorlagen für ein Anschreiben zum Schaden

Der Aufruf der Vorlage erfolgt aus dem Schaden heraus. Die Vorlage selbst ist im aB-Agenta Datenverzeichnis unter z. B. C:\aB-Agenta Daten\Briefe\Schaden\… gespeichert.

• Schadenmeldung – Ablehnung an Kunde
• Schadenmeldung – Regulierung an Kunde
• Schadenmeldung an Gesellschaft
• Schadenmeldung – Formular an Kunde

Um eine Vorlage anzupassen, öffnen Sie einen Kunden, Vertrag oder Schaden je nachdem zu welchem Vorgang Sie eine bestehende Vorlage anpassen möchten (siehe dazu auch Hinweis oben). Klicken Sie dann auf den kleinen schwarzen Pfeil unter dem Button Dokument und wählen dann „Vorlage bearbeiten“. Anschließend wählen Sie die entsprechende Vorlage aus und öffnen diese. Sie können nun den Text der Vorlage bearbeiten.

Wenn Sie neue Platzhalter einfügen möchten, dann setzen Sie den Cursor in der E-Mail an die Stelle, an die der entsprechende Platzhalter eingefügt werden soll. Wechseln Sie nun in der Task-Leiste auf das inzwischen geöffnete Fenster „Platzhalter einfügen“. Das Fenster mit den alphabetisch sortierten Platzhaltern erscheint.

Sie haben nun Zugriff auf alle Felder die in der entsprechenden Maske vorhanden sind. Je nachdem für welche Vorlage Sie neue Platzhalter benötigen, können Sie auch Platzhalter aus Untermasken über diesen Dialog einfügen. Diese finden Sie dann in den gelben Ordnern. Wählen Sie das entsprechende Feld aus und klicken anschließend auf „Einfügen“. Um weitere Platzhalter einzufügen, gehen Sie genauso vor. Die Platzhalter werden dann in der entsprechenden Vorlage an der ausgewählten Stelle eingefügt.

Um die geänderte Vorlage zu speichern, schließen Sie diese und es erscheint automatisch das Fenster „Outlook-Vorlage speichern“. Vergeben Sie einen neuen Namen und speichern Sie die Vorlage anschließend. Das Fenster „Platzhalter einfügen“ wird automatisch geschlossen. Die neue Vorlage können Sie nun für die Erstellung einer E-Mail über die Schaltfläche „Dokument“ verwenden.

Hinweis:
Mustervorlagen von aB-Agenta sind generell schreibgeschützt und sollten nicht mit Änderungen gespeichert werden, da diese bei einem Update unter Umständen mit den Orginal Vorlagen wieder überschrieben werden.
Wenn Sie in Outlook eingestellt haben, dass automatisch eine Signatur eingefügt wird, darf in der E-Mail Vorlage keine Signatur vorhanden sein, da diese ansonsten doppelt erscheint.

Mit Hilfe der neuen Aktualisierungsfunktion für den Abfrage-Assistent können Listen oder Abfragen direkt aktualisiert werden.

Diese Funktion können Sie anwenden, wenn eine Autostart-Abfrage oder Liste über längere Zeit geöffnet ist und diese aktualisiert werden soll. Bisher musste man dafür die Selektion oder Liste wieder neu aufrufen.

Klicken Sie im linken Bereich der Autostart-Abfragen mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Abfrage, für die Sie eine aktualisierte Ansicht haben möchten. Über die beiden Befehle „Aktualisieren“ oder „Alle aktualisieren“ können Sie den Befehl nun auf die einzelne oder alle Autostart-Abfragen ausführen.

Zum Aktualisieren einer Abfrage oder Liste klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste und dann auf „Liste aktualisieren“. Der zuvor ausgewählte Datensatz bleibt danach selektiert, sofern er nicht durch die Aktualisierung aus der Liste ausscheidet.

Die gleiche Funktionalität steht Ihnen in der Symbolleiste unter „Bearbeiten – Tabelle“ im Untermenü des Icons „Abfrage“ zur Verfügung.

Das Anlegen von Gesprächsnotizen wurde verbessert, bzw. die Möglichkeiten zur Anlage erweitert.

Bisher konnten Gesprächsnotizen z. B. nur zu Kunden, Verträgen oder Schäden angelegt werden. Nun können Sie Gesprächsnotizen zu allen Objekten, z. B.  auch zu Aufgaben und Terminen anlegen.

Gehen Sie dazu genauso vor, wie Sie bisher Gesprächsnotizen angelegt hatten. Öffnen Sie als Beispiel eine Aufgabe, zu der Sie eine Gesprächsnotizen anlegen möchten und klicken dann auf „Neu – Gesprächsnotizen“. Anschließend öffnet sich das Fenster in dem Sie die entsprechenden Informationen eintragen können. Die Gesprächsnotiz wird als Relation direkt zum entsprechenden Objekt, in diesem Fall bei der Aufgabe angezeigt. Zusätzlich finden Sie die Gesprächsnotizen natürlich auch im Bezug-Objekt z. B. im Kunden, Vertrag oder Schaden wieder.

Der Dialog „Dokument in der Dokumenten-Verwaltung ablegen“ wird durch die neue Option „Dokument als PDF ablegen“ weiter optimiert.

Bisher konnten Word- oder Excel-Dokumente bei der Dokumenten-Ablage nur im Ursprungsformat, z. B. .doc oder .xls abgelegt werden.
Mit der neuen Option können die Dokumente direkt bei der Ablage in das PDF-Format umgewandelt werden. Wird die Option gewählt, merkt sich aB-Agenta die Auswahl auch für die nächste Dokumenten-Ablage.

Diese Option ist nur aktiv, wenn bei der Dokumenten-Ablage der Haken bei „Entwurf“ nicht gesetzt ist. Wenn das Dokument nicht im Original Word- oder Excel-Format abgespeichert werden soll, deaktivieren Sie die Funktion.