E-Mails & Dateien automatisch über Betreff und Dateinamen mit DokDrop zuordnen (Version 20.0.713
Mit DokDrop (kostenlos integriert) wird das Ablegen von E-Mails und Dateien jetzt noch einfacher und deutlich schneller. Ziehen Sie Ihre Dokumente einfach auf die DokDrop-Kachel im Dashboard – aB-Agenta versucht dann eine automatische Zuordnung zum Kunden, Vertrag oder Schaden.
So funktioniert die automatische Zuordnung
Wenn Sie eine E-Mail oder Datei auf die DokDrop-Kachel ziehen, prüft das System mehrere intelligente Erkennungsstufen, um die richtige Zuordnung zu finden:
- Zuordnung über die ID aus dem Betreff:
Unsere E-Mail-Vorlagen enthalten eine eindeutige ID, die über einen Platzhalter automatisch in den Betreff eingetragen wird.
➡️ Diese ID wird bei der Verarbeitung zuerst geprüft. Wenn sie vorhanden ist, wird die E-Mail sofort dem passenden Datensatz (z. B. Vertrag oder Schaden) zugeordnet.
Im Betreff muss einer der folgenden Texte eingetragen sein, damit die Erkennung zuverlässig funktioniert:
(Adress-ID=<<system_ID>>)
(Vertrag-ID=<<system_ID>>)
(Schaden-ID=<<system_ID>>)
(Aufgaben-ID=<<system_ID>>)
Import auch ohne Drag & Drop – über das Zusatzmodul Outlook-Abgleich:
Der E-Mail-Import funktioniert nicht nur per Drag & Drop. Mit dem kostenpflichtigen Zusatzmodul Outlook Abgleich können mehrere E-Mails direkt aus dem Outlook-Posteingang importiert und ebenfalls über die ID im Betreff automatisch zugeordnet werden. - Erkennung über Nummern im Betreff oder Dateinamen:
Falls keine ID gefunden wird, analysiert DokDrop den Betreff der E-Mail:
– Vertragsnummer
– Schadennummer
– Kundennummer (z. B. interne Kunden-Nr. des Maklers)Wird eine dieser Nummern erkannt, erfolgt eine automatische Zuordnung zum passenden Datensatz. Dabei muss im Dateinamen z. B. die Vertragsnummer und ein Zusatz das es sich um die Vertragsnummer handelt, wie z. B. VsNr vorhanden sein. Dokumente, die nicht automatisch über den Dateinamen zugeordnet werden konnten, lassen sich dann mit DokScan KI analysieren, wie oben beschrieben.
Welche Schreibweisen für Vertrags-, Schaden- oder Kundennummern erkannt werden, können Sie hier unter folgendem Link nachlesen:
Wichtig: Keine Zuordnung über Ordnerpfade. Diese werden bewusst ignoriert. Beispielsweise: Kunden/#Müller/987654/ → führt zu keiner Zuordnung, da nur Betreff oder Dateiname ausgewertet werden.
- Zuordnung anhand der E-Mail Adresse
Wenn keins der beiden Kriterien gefunden wird, dann erfolgt eine Zuordnung anhand der E-Mail Adresse.
Der Vorteil ist, dass DokDrop kostenlos genutzt werden kann. Führen Sie einfach ein Online-Update durch. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass Sie keinen Vertrag oder Schaden manuell suchen müssen, um eine E-Mail oder Dokument abzulegen. Mit der neuen Funktion von DokDrop wird Ihre tägliche Arbeit im Dokumentenmanagement deutlich einfacher. E-Mails und Dateien werden automatisch ausgewertet und – sofern möglich – korrekt zugeordnet. Alles, was Sie tun müssen: Ziehen, loslassen, fertig.
