Mit dieser Erweiterung können Sie nun jegliche Serienbriefe, die über die Funktion „Serienbrief -> Über Einzelbrief“ erzeugt werden im Dokumenten-Management-System von aB-Agenta als Dokument ablegen, ohne dass diese gedruckt werden.
Dieses kann z. B. erforderlich sein, wenn Sie für alle Bestandskunden einen aktuellen Vertragsspiegel zum Jahresende ablegen (archivieren) wollen, um rückwirkend nochmals den Vertragsbestand zu einem bestimmten Zeitpunkt abzurufen (Vertragshistorie).
Vorgehensweise:
Voraussetzung ist, dass es sich bei den Dokumenten um Word- oder Excel-Dateien handelt. Im Prinzip ist die Vorgehensweise identisch wie der Aufruf eines Serienbriefes über die Funktion „Über Einzelbrief“.
1) Führen Sie vorab die entsprechende Selektion aus.
2) Klicken Sie bei gedrückter „STRG-Taste“ nun auf Serienbrief „Über Einzelbrief“.
3) Lassen Sie die „STRG-Taste“ wieder los.
Anschließend wählen Sie die entsprechende Vorlage aus, z. B. „Vertragsspiegel.doc“ im Briefvorlagen Ordner Berichte. Handelt es sich um eine Original-Vorlage, werden Sie noch aufgefordert, diese unter einem anderen Namen abzuspeichern.
Gegebenenfalls entfernen (oder setzen) Sie anschließend noch entsprechende Markierungen im Fenster „Datensätze für Serienbrief auswählen“ falls ein Kunde nicht (oder doch) angeschrieben werden soll.
Nun öffnet sich Microsoft-Word und das entsprechende Dokument. Falls Sie keine Änderungen mehr an der Vorlage vornehmen möchten, schließen das geöffnete Dokument. Die nun folgende Abfrage „Soll der Serienbrief im Archiv abgelegt werden?“ bestätigen Sie mit „Ja“.
Es erscheint nun kein „Drucker auswählen“ Menü mehr, sondern aB-Agenta ruft nun automatisiert jedes Dokument auf, übergibt die Kundendaten an die Platzhalter im Word-Dokument und schließt es anschließend wieder. Die Ablage zu jedem Datensatz als Dokument ist nun abgeschlossen.
