Die Symbolleiste von aB-Agenta kann ein- oder ausgeblendet werden, indem man einen Doppelklick auf einen der Ribbons, z. B. "Bearbeiten, Makros, etc." ausführt.
Um dann das entsprechende Ribbon wieder einzublenden, müssen Sie mit der Maus auf den Eintrag z. B. "Bearbeiten, Makros, etc." klicken. Die Symbolleiste legt sich dann über den Fensterinhalt und bleibt so lange eingeblendet, bis Sie mit der Maus auf eine andere Stelle im Programm klicken.
Mit diesem Modul können Sie in das Extranet der jeweiligen Gesellschaft springen. Dabei werden keine Kunden- oder Vertragsdaten an die Gesellschaft übergeben. Je nach Extranet können bereits vorhandene Daten aufgerufen werden oder man springt nur in das jeweilige Extranet der Gesellschaft und muss dann den entsprechenden Kunden oder Vertrag manuell suchen.
Voraussetzungen:
Die Zugangsdaten für die jeweilige Gesellschaft müssen in aB-Agenta hinterlegt sein. Sollten Sie für Ihre Mitarbeiter unterschiedliche Benutzer im Extranet der Gesellschaft angelegt haben, können Sie zu der Gesellschaft einen neuen Unter-Datensatz vom Typ Extranet-Zugangsdaten anlegen und die entsprechenden Daten dort eintragen. Nutzen alle Mitarbeiter den gleichen Zugang, genügt es die Felder Benutzer und Kennwort im Abschnitt Extranet für die Gesellschaft auszufüllen. Das Extranet-Modul überprüft zuerst, ob für den eingeloggten Benutzer Extranet-Zugangsdaten existieren. Wenn ja, nimmt es diese Zugangsdaten ansonsten werden die Zugangsdaten aus der Gesellschafts-Maske genommen.
Vorgehensweise:
Öffnen Sie den jeweiligen Datensatz, den Sie sich im Extranet anschauen wollen. Momentan gibt es Anbindungen aus der Gesellschaft direkt oder aus einem Vertrag zu dieser Gesellschaft. Eine Anbindung aus einem Kunden funktioniert zurzeit nur mit dem VHV MAX.NET, da hier die Zugangsdaten für das Extranet in der ReCoMax-Software hinterlegt sind und kein Gesellschafts-Bezug notwendig ist. Sollten Sie zum ersten Mal in das Extranet der gewählten Gesellschaft springen, erscheint ein Fenster, in dem Sie die entsprechende Anbindung wählen müssen. Klicken Sie dazu doppelt auf die Nummer vor der jeweiligen Anbindung oder wählen den Eintrag an und klicken auf Übernehmen. Die gewählte Anbindung wird von aB-Agenta gespeichert, so dass die manuelle Auswahl beim nächsten Aufruf nicht mehr notwendig ist. Die Auswahl wird pro Objekt gespeichert. Das bedeutet, dass Sie
beispielsweise die Anbindung an den Deutschen Ring einmal aus einem Vertrag und einmal aus der Gesellschaft direkt manuell wählen müssen, da der Aufruf sich eventuell je nach Objekt unterscheidet. Sollten Sie einmal versehentlich eine falsche Zuordnung getroffen haben, halten Sie beim Start des Moduls die STRG-Taste gedrückt, dann wird das Fenster zur Auswahl der Anbindung trotz bereits erfolgter Zuordnung geöffnet.
Unterstütze Gesellschaften (Deutschland):
Unterstütze Gesellschaften (Österreich):
Gehen Sie in die aB-Agenta Arbeitsplatz-Einstellungen. Diese finden Sie wenn Sie auf das runde Icon oben links in der Ecke (aB-Agenta Version 17.0) klicken.
In dem Reiter „Optionen für Daten-Ordner:…“ im Abschnitt „Sonstiges“ gibt es die Option „Dokumente ins Archiv nach Monaten“. Hier können Sie bestimmen, nach wie vielen Monaten ein Dokument ins Archiv wandert. Entscheidend dafür ist das letzte Änderungsdatum des jeweiligen Dokumentes.
Alle Dokumente die dann im Archiv liegen, erkennen Sie an dem neuen Eintrag im aB-Agenta Navigationsmenü „Dokumente (Archiv)“. Wird keine Zahl eingetragen, erfolgt standardmäßig auch keine Archivierung vom System.
NEU!
Die Option „Dokumente ins Archiv nach Monaten“ ist keine globale Einstellung mehr, welche für alle Arbeitsplätze im Netzwerk gilt und nur vom Administrator eingestellt werden konnte. Ab sofort kann die Option daher von jedem angepasst werden und ist nur für den angemeldeten Benutzer wirksam. Die Umstellung hat keine Auswirkung auf die Dokumenten-Datensätze, es handelt sich lediglich um eine Anzeige-Option.
Wussten Sie schon?
In aB-Agenta können Sie ebenfalls einige der gängigen Windows-Tastenkombinationen nutzen.
| STRG + F | Öffnet die Suchfunktion; je nachdem aus welchem Feld heraus Sie das Kürzel benutzen, können Sie gleich zielgenau und treffsicher nach den gewünschten Objekten suchen und Datensätze schnell finden. |
| STRG + C | Kopiert den markierten Text und lässt sich mit STRG + V an anderer Stelle wieder einfügen. |
| STRG + S | Speichert Ihnen per sofort den aktuellen Stand während des Bearbeiten eines Datensatzes zwischen. |
| F1 | Öffnet die Hilfe-Datei. |
| F12 | Startet automatisch den PC-Visit wenn Sie weitere Unterstützung während eines Support Gespräches brauchen. |
aB-Agenta spezifische Tricks und Tipps:
Für ein noch komfortableres Bedienkonzept haben wir folgende eigene Short-Cuts angelegt:
| Shift + Klick | Auf die Relationen (z.B. ein bereits angelegter Vertrag oder Schaden) im Navigationsmenü links öffnet Ihnen mehrere Datensätze (auch Mehrfachauswahl möglich) im Hauptfenster untereinander. |
| ALT + Klick | Auf ein Unterobjekt in der Navigationsleiste links öffnet Ihnen den Datensatz in einem komplett neuen Fenster, um ihn mit einem anderen Datensatz zu vergleichen. |
| ALT + Doppelklick | Funktioniert ebenfalls wie zuvor bei Listennummerierungen. |
| STRG + Doppelklick | In ein Objektfeld (z. B. Gesellschaft im Vertrag) oder in einer Liste auf die Nummerierung öffnet Ihnen den entsprechenden Datensatz in einer separaten Registerkarte. |
| Serienbriefe/E-Mails | Halten Sie beim Klicken auf „über Einzelbrief“ die STRG Taste gedrückt, so werden die Dokumente nicht gedruckt/versendet. Hiermit können Sie bspw. den Vertragsspiegel für Ihre Kunden vorbereiten und automatisch ablegen. Siehe auch Experten-Tipp vom 19.12.2013 |
In allen aB-Agenta Datumsfeldern können Sie die Datumswerte ganz einfach auch in Kurzform eingeben.
Dabei tragen Sie die Zahlen ganz einfach ohne den Punkt als Trennzeichen ein. aB-Agenta ergänzt die Werte dann entweder mit dem aktuellen Monat, dem aktuellen Jahr und mit dem Punkt als Trennzeichen. Selbstverständlich können Sie die Datumswerte auch wie bisher über die Datumsauswahl (Kalender) eintragen.
Textformatierungen beim Einfügen aus einer anderen Quelle nicht mit in das Notizen-Feld übernehmen.
Unter Umständen kann es erforderlich sein, aus externen Quellen – z. B. aus einer E-Mail – diverse Textstellen heraus zu kopieren und dann in ein Notizen-Feld von aB-Agenta einzufügen.
Wenn Sie diese Aktion z. B. mittels STRG+C (kopieren aus Quelldatei) und STRG+V (einfügen in das aB-Agenta Notiz-Feld) durchführen, werden die entsprechenden Textformatierungen wie Schriftart und Farbe aus dem Original Text übernommen.
Soll der Text mit der Standard Schriftart, Farbe und Schriftgröße von aB-Agenta eingefügt werden, klicken Sie beim einfügen in das Notiz-Feld auf die rechte Maustaste und wählen dann „Einfügen (Nur Text übernehmen)“.
Schnell-Zugriff auf zuletzt geöffnete Dokumenten-Vorlagen.
Thema Schnittstellen: Welche sind vorhanden und was kann übermittelt werden? Die Antwort darauf finden Sie direkt auf unserer Internetseite unter folgendem Link:
https://artbase-software.de/seiten/maklersoftware_schnittstellen_kostenlos.html
Generell werden alle Standard-Schnittstellen (Ausnahme Zusatzmodule) in unserer Maklersoftware aB-Agenta, kostenlos zur Verfügung gestellt!
In den jeweiligen Rubriken (rechtes Navigationsmenü) finden Sie zu jeder Schnittstelle eine kurze Beschreibung des Herstellers und den Funktionsumfang in Verbindung mit aB-Agenta. Also was kann von aB-Agenta an die entsprechende Schnittstelle exportiert oder gegebenenfalls wieder importiert werden. Beachten Sie bitte auch die Hinweise bezüglich der Rahmenvereinbarungen die mit einigen Schnittstellenherstellern bestehen.
Hier zusätzlich nochmals die Aufstellung der bereits vorhanden Schnittstellen mit direktem Link zur entsprechenden Kurzbeschreibung auf unserer Homepage:
Vergleichs- & Analyserechner:
trxi – https://artbase-software.de/seiten/trixi.html
Nafi – https://artbase-software.de/seiten/nafi.html
Levelnine – https://artbase-software.de/seiten/levelnine.html
chegg.net – https://artbase-software.de/seiten/cheggnet.html
kaimann tariffinder – https://artbase-software.de/seiten/kaimaan.html
fb-Xpert – https://artbase-software.de/seiten/fbxpert.html
Mr-Money – https://artbase-software.de/seiten/mrmoney.html
VERSDIREKT – https://artbase-software.de/seiten/versdirekt.html
Softfair – https://artbase-software.de/seiten/softfair.html
MWS Braun Finanzanalyse – https://artbase-software.de/seiten/mwsbraun.html
Beratungsprotokolle:
EU-Protokoll – https://artbase-software.de/seiten/beratungsprotokoll_versicherungsmakler.html
VEMA Beratungsprotokoll – https://artbase-software.de/seiten/vema.html
Gesellschaften:
GDV – https://artbase-software.de/seiten/gdv.html
VHV MAX.NET – https://artbase-software.de/seiten/vhvmaxnet.html
Gesellschaft-Extranet – https://artbase-software.de/seiten/gesellschaft_extranet.html
Policierung:
TOGETHER – https://artbase-software.de/seiten/together.html
Sonstige:
Bestand.at – https://artbase-software.de/seiten/bestand_at.html
Das Örtliche – https://artbase-software.de/seiten/dasoertliche.html
Microsoft Office – https://artbase-software.de/seiten/msoffice.html
Im neuesten Online-Update der Version 17.0 haben wir in der Mitarbeiter-Stammdatenmaske ein neues Feld „Unterschrift“ eingefügt. Mittels diesem Feld, können Sie nun über die Platzhalter-Routine automatisch die Unterschrift des aktuell in aB-Agenta eingeloggten Mitarbeiters, z. B. in ein Word-Dokument einfügen lassen.
Vorraussetzung:
Jeder Mitarbeiter muss als Mitarbeiter-Datensatz in aB-Agenta erfasst werden und in dem Modul „Benutzer-Zugriffsrechte“ mit einem eigenen Zugang hinterlegt sein. Zusätzlich ist es erforderlich in den Benutzer-Zugriffsrechten, dass Feld „entsprechender Mitarbeiter“ ebenfalls mit dem Mitarbeiter zu befüllen.
Vorgehensweise:
Wenn Sie zukünftig diese Vorlage verwenden, wird automatisch die Unterschrift des derzeit in aB-Agenta eingeloggten Mitarbeiters eingefügt.
TIPP 1: Sollte die Unterschrift von den Proportionen zu groß oder klein sein, können Sie den Platzhalter, auch in eine Tabellen-Zelle einfügen. Öffnen Sie dazu die entsprechende Word-Vorlage (wie in Schritt 4 beschrieben) und stellen den Cursor an die Position, wo später die Unterschrift erscheinen soll. Klicken Sie nun auf „Einfügen“ und wählen den Punkt Tabelle 1×1 (1 Zeile, 1 Spalte). Tragen Sie nun wie oben beschrieben den entsprechenden Platzhalter {Benutzer.Unterschrift} in diese Zelle ein. Nun können Sie diese Zelle noch passend auf die richtige End-Größe skalieren.
TIPP 2: Sofern nicht die Unterschrift des aktuell eingeloggten Mitarbeiters erscheinen soll, sondern die des Mitarbeiters, der im Feld Betreuer unter dem Kunden hinterlegt ist, ändern Sie den Platzhalter auf {Betreuer.Unterschrift} ab.
Sie wollen für alle Bestandskunden einen aktuellen Vertragsspiegel zum Jahresende ablegen (archivieren), um rückwirkend nochmals den Vertragsbestand zu einem bestimmten Zeitpunkt abzurufen (Vertragshistorie)?
Dieses kann über die Funktion “Serienbrief -> Über Einzelbrief” erzeugt werden. Dabei wird der Vertragsspiegel im Dokumenten-Management-System von aB-Agenta als Dokument abgelegt, ohne dass dieses gedruckt wird.
Vorgehensweise:
Voraussetzung ist, dass es sich bei den Dokumenten um Word- oder Excel-Dateien handelt. Im Prinzip ist die Vorgehensweise identisch wie der Aufruf eines Serienbriefes über die Funktion “Über Einzelbrief”.
1) Führen Sie vorab eine entsprechende Selektion aus.
2) Klicken Sie bei gedrückter “STRG-Taste” nun auf Serienbrief “Über Einzelbrief”.
3) Lassen Sie die “STRG-Taste” wieder los.
Anschließend wählen Sie die entsprechende Vorlage aus, z. B. “Vertragsspiegel.doc” im Briefvorlagen Ordner Berichte. Handelt es sich um eine Original-Vorlage, werden Sie noch aufgefordert, diese unter einem anderen Namen abzuspeichern.
Gegebenenfalls entfernen (oder setzen) Sie anschließend noch entsprechende Markierungen im Fenster “Datensätze für Serienbrief auswählen” falls ein Kunde nicht (oder doch) angeschrieben werden soll.
Nun öffnet sich Microsoft-Word und das entsprechende Dokument. Falls Sie keine Änderungen mehr an der Vorlage vornehmen möchten, schließen das geöffnete Dokument. Die nun folgende Abfrage “Soll der Serienbrief im Archiv abgelegt werden?” bestätigen Sie mit “Ja”.
Es erscheint nun kein “Drucker auswählen” Menü mehr, sondern aB-Agenta ruft nun automatisiert jedes Dokument auf, übergibt die Kundendaten an die Platzhalter im Word-Dokument und schließt es anschließend wieder. Die Ablage zu jedem Datensatz als Dokument ist nun abgeschlossen.
