Auf vielfachen Wunsch einiger Anwender ist aB-Agenta im neuesten Update um eine weitere tolle Funktion erweitert worden – das Modul zur Doppler-Bereinigung!
Dieses Modul kann beispielsweise genutzt werden um doppelte Adressen zusammenzuführen. Dazu wird für jeden Datensatz anhand benutzerdefinierter Kriterien nach Dopplern im Bestand gesucht. Wird ein Doppler gefunden erscheint ein Dialog, in dem die vermeintlich doppelten Datensätze angezeigt werden. Hier besteht dann die Möglichkeit zu entscheiden, ob die Daten zusammengeführt werden sollen oder nicht.
Das Modul zur Doppler-Bereinigung kann parallel zur aB-Agenta Verwaltung betrieben werden und blockiert somit nicht die tägliche Arbeit!
Klicken Sie zum Start des Moduls auf dem Reiter „Zusatzmodule“ auf den Punkt „Doppler-Bereinigung“. Das folgende Fenster wird geöffnet:
Hauptfenster Doppler-Bereinigung
„Such-Objekt“:
Hier können Sie auswählen, für welche Daten Doppler gesucht werden sollen. In unserem Beispiel suchen wir nach „Kunden (aktive)“.
„Datensätze auswählen, zu denen Doppler gesucht werden sollen (optional)“:
Es öffnet sich ein Fenster zur Datensatz-Auswahl. Es werden dann nur Doppler zu den selektierten/gewählten Datensätzen gesucht. Dieser Punkt ist optional. In unserem Beispiel sind keine Kunden ausgewählt, daher werden Doppler zu allen Kunden gesucht.
„Optionen“:
Bestimmen Sie hier, ob in der gesamten Hauptgruppe nach Dopplern gesucht werden soll. In unserem Beispiel sucht das Modul dann also auch nach doppelten Datensätzen in Interessenten, Mailing-Adressen usw. Ebenso ist hier der Haken bei „Datensatz nach Zusammenführung zur Bearbeitung öffnen“ gesetzt. Diese Option bewirkt, dass der endgültige Datensatz nach Zusammenführung in einem gesonderten Fenster geöffnet wird. Dieser Datensatz kann dann optional noch bearbeitet werden.
„verfügbare Felder“:
Alle Felder des entsprechenden Objektes werden hier angezeigt. Aus diesen Feldern werden die Abgleich-Felder bestimmt, anhand derer entschieden wird, ob es sich um einen Doppler handelt. Zur Auswahl der Felder wählen Sie ein Feld in der Liste der verfügbaren Felder aus und anschließend klicken Sie einfach auf die entsprechenden blauen Zuordnungs-Pfeile. Die ausgewählten Felder erscheinen dann im rechten Abschnitt „Abgleich-Felder für Suche“.
„Felder für Ergebnis-Liste“:
Legen Sie selbst die Spalten für die Ergebnis-Liste der Doppler fest. Um einen Eintrag aus der Liste der verfügbaren Felder hinzu zu fügen gehen Sie wie schon vorab beschrieben genauso vor.
„Doppler suchen“:
Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den Knopf „Doppler suchen“. Im Folgenden fragt das Modul, ob eine aktuelle Datensicherung vorhanden ist. Wenn Sie diese Meldung bestätigen, erscheint folgende Meldung:
„Sollen die Abgleich-Informationen neu initialisiert werden? (Durch die Neu-Initialisierung werden alle in einem früheren Durchlauf bereits behandelten Datensätze erneut geprüft!)“
Wenn Sie diese Meldung mit „Ja“ bestätigen, werden alle Abgleich-Informationen initialisiert und es werden alle Datensätze erneut auf Doppler geprüft. Da die Dopplersuche aber je nach Größe des Bestandes einige Zeit in Anspruch nehmen kann, ist es auch möglich die Dopplersuche zu unterbrechen und am nächsten Tag fortzufahren. Wenn Sie die Suche unterbrechen und am nächsten Tag fortfahren, klicken Sie bei der Meldung:
„Sollen die Abgleich-Informationen neu initialisiert werden? (Durch die Neu-Initialisierung werden alle in einem früheren Durchlauf bereits behandelten Datensätze erneut geprüft!)“
auf „Nein“, damit die bereits betrachteten Datensätze nicht erneut geprüft werden müssen. Findet das Modul anhand der getroffenen Einstellungen einen doppelten Datensatz öffnet sich folgendes Fenster zur Anzeige der Doppler:
Doppelter Datensatz gefunden
Hier können Sie nun entscheiden, ob die markierten Datensätze zusammengeführt werden sollen oder ob kein Datensatz zusammengeführt werden soll. Ebenso können Sie den aktuell gewählten Datensatz direkt komplett löschen. Durch einen Klick auf den Knopf „Dopplersuche abbrechen“ wird die Bereinigung komplett abgebrochen und kann zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden.
Wenn Sie auf „Datensätze zusammenführen“ klicken, wird folgendes Fenster mit den unterschiedlichen Werten angezeigt:
unterschiedliche Werte zusammenzuführender Datensätze
Hier können Sie entscheiden, welche Werte in den letztendlich übrig bleibenden Datensatz übernommen werden sollen. In diesem Fenster werden nur die Felder angezeigt, deren Werte sich unterscheiden. Standardmäßig werden die Felder übernommen, deren Protokoll-Einträge neuer sind. Bestätigen Sie die getroffene Auswahl mit „Übernehmen“.
Jetzt werden die entsprechenden Datensätze zusammengeführt und alle relational verknüpften Datensätze (z. B. Bankverbindungen, Dokumente oder Verträge) werden auf den übrig bleibenden Datensatz umgelegt. Haben Sie im linken Abschnitt „Optionen“ den Haken bei „Datensatz nach Zusammenführung zur Bearbeitung öffnen“ gesetzt, erscheint nun noch das Fenster mit dem zusammengeführten Datensatz. Diesen können Sie nun noch optional bearbeiten.
Je nachdem wie die globalen Arbeitsplatz-Einstellungen für aB-Agenta definiert sind, müssen Sie den Datensatz vor dem Schließen noch speichern.
Anpassung Modul-Rechte (Version 17.1.5288)
Einige Zusatzmodule wie zum Beispiel der Masken-Designer konnten bisher nur mit Administrator-Rechten geöffnet werden. Hat man aber einen Mitarbeiter, der auch die Masken bearbeiten soll, musste man diesem bisher Administrator -Rechte geben. Dadurch wurden aber Berechtigungen freigeschaltet, die man eigentlich nicht vergeben wollte.
Wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen, werden standardmäßig der Masken-Designer und die SQL-Datenbank-Verwaltung für den Zugriff gesperrt. Administrator-Rechte werden in Zukunft nur noch für die Benutzer-Zugriffsrechte selbst benötigt.
Beim Update werden die Rechte bereits dementsprechend eingestellt, so dass alle Benutzer, die keine Administrator-Rechte besitzen, auch die umgestellten Module nicht öffnen können. An den vorhandenen Rechten ändert sich somit nichts.
Experten-Tipp: Dokumente ins Archiv nach Monaten
Gehen Sie in die aB-Agenta Arbeitsplatz-Einstellungen. Diese finden Sie wenn Sie auf das runde Icon oben links in der Ecke (aB-Agenta Version 17.0) klicken.
In dem Reiter „Optionen für Daten-Ordner:…“ im Abschnitt „Sonstiges“ gibt es die Option „Dokumente ins Archiv nach Monaten“. Hier können Sie bestimmen, nach wie vielen Monaten ein Dokument ins Archiv wandert. Entscheidend dafür ist das letzte Änderungsdatum des jeweiligen Dokumentes.
Alle Dokumente die dann im Archiv liegen, erkennen Sie an dem neuen Eintrag im aB-Agenta Navigationsmenü „Dokumente (Archiv)“. Wird keine Zahl eingetragen, erfolgt standardmäßig auch keine Archivierung vom System.
NEU!
Die Option „Dokumente ins Archiv nach Monaten“ ist keine globale Einstellung mehr, welche für alle Arbeitsplätze im Netzwerk gilt und nur vom Administrator eingestellt werden konnte. Ab sofort kann die Option daher von jedem angepasst werden und ist nur für den angemeldeten Benutzer wirksam. Die Umstellung hat keine Auswirkung auf die Dokumenten-Datensätze, es handelt sich lediglich um eine Anzeige-Option.
Kopieren aus schreibgeschützten Feldern mit Tastenkombination STRG + C (Version 17.1.5280)
Es ist nun möglich, die Werte aus schreibgeschützten Feldern mit der Tastenkombination STRG + C zu kopieren. Die bisherige Vorgehensweise über das Kontextmenü der Maus kann weiterhin genutzt werden.
Gesetzte/Entfernte Marken bei Agentur-Buchungen werden nach Neustart wieder hergestellt (Version 17.1.52xx)
Die im Dialog der Forderungen/Buchungen gesetzten bzw. entfernten Marken hat sich das Modul bisher nur während einer Sitzung gemerkt.
Mit diesem Update werden diese Marken auch nach dem Neustart des Moduls wiederhergestellt. So können Provisionslisten auch über mehrere Tage bearbeitet und am Ende gebucht werden.
Neues Modul: Doppler-Bereinigung (Version 17.1.5280)
Auf vielfachen Wunsch einiger Anwender ist aB-Agenta im neuesten Update um eine weitere tolle Funktion erweitert worden – das Modul zur Doppler-Bereinigung!
Dieses Modul kann beispielsweise genutzt werden um doppelte Adressen zusammenzuführen. Dazu wird für jeden Datensatz anhand benutzerdefinierter Kriterien nach Dopplern im Bestand gesucht. Wird ein Doppler gefunden erscheint ein Dialog, in dem die vermeintlich doppelten Datensätze angezeigt werden. Hier besteht dann die Möglichkeit zu entscheiden, ob die Daten zusammengeführt werden sollen oder nicht.
Das Modul zur Doppler-Bereinigung kann parallel zur aB-Agenta Verwaltung betrieben werden und blockiert somit nicht die tägliche Arbeit!
Klicken Sie zum Start des Moduls auf dem Reiter „Zusatzmodule“ auf den Punkt „Doppler-Bereinigung“. Das folgende Fenster wird geöffnet:
Hauptfenster Doppler-Bereinigung
„Such-Objekt“:
Hier können Sie auswählen, für welche Daten Doppler gesucht werden sollen. In unserem Beispiel suchen wir nach „Kunden (aktive)“.
„Datensätze auswählen, zu denen Doppler gesucht werden sollen (optional)“:
Es öffnet sich ein Fenster zur Datensatz-Auswahl. Es werden dann nur Doppler zu den selektierten/gewählten Datensätzen gesucht. Dieser Punkt ist optional. In unserem Beispiel sind keine Kunden ausgewählt, daher werden Doppler zu allen Kunden gesucht.
„Optionen“:
Bestimmen Sie hier, ob in der gesamten Hauptgruppe nach Dopplern gesucht werden soll. In unserem Beispiel sucht das Modul dann also auch nach doppelten Datensätzen in Interessenten, Mailing-Adressen usw. Ebenso ist hier der Haken bei „Datensatz nach Zusammenführung zur Bearbeitung öffnen“ gesetzt. Diese Option bewirkt, dass der endgültige Datensatz nach Zusammenführung in einem gesonderten Fenster geöffnet wird. Dieser Datensatz kann dann optional noch bearbeitet werden.
„verfügbare Felder“:
Alle Felder des entsprechenden Objektes werden hier angezeigt. Aus diesen Feldern werden die Abgleich-Felder bestimmt, anhand derer entschieden wird, ob es sich um einen Doppler handelt. Zur Auswahl der Felder wählen Sie ein Feld in der Liste der verfügbaren Felder aus und anschließend klicken Sie einfach auf die entsprechenden blauen Zuordnungs-Pfeile. Die ausgewählten Felder erscheinen dann im rechten Abschnitt „Abgleich-Felder für Suche“.
„Felder für Ergebnis-Liste“:
Legen Sie selbst die Spalten für die Ergebnis-Liste der Doppler fest. Um einen Eintrag aus der Liste der verfügbaren Felder hinzu zu fügen gehen Sie wie schon vorab beschrieben genauso vor.
„Doppler suchen“:
Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den Knopf „Doppler suchen“. Im Folgenden fragt das Modul, ob eine aktuelle Datensicherung vorhanden ist. Wenn Sie diese Meldung bestätigen, erscheint folgende Meldung:
„Sollen die Abgleich-Informationen neu initialisiert werden? (Durch die Neu-Initialisierung werden alle in einem früheren Durchlauf bereits behandelten Datensätze erneut geprüft!)“
Wenn Sie diese Meldung mit „Ja“ bestätigen, werden alle Abgleich-Informationen initialisiert und es werden alle Datensätze erneut auf Doppler geprüft. Da die Dopplersuche aber je nach Größe des Bestandes einige Zeit in Anspruch nehmen kann, ist es auch möglich die Dopplersuche zu unterbrechen und am nächsten Tag fortzufahren. Wenn Sie die Suche unterbrechen und am nächsten Tag fortfahren, klicken Sie bei der Meldung:
„Sollen die Abgleich-Informationen neu initialisiert werden? (Durch die Neu-Initialisierung werden alle in einem früheren Durchlauf bereits behandelten Datensätze erneut geprüft!)“
auf „Nein“, damit die bereits betrachteten Datensätze nicht erneut geprüft werden müssen. Findet das Modul anhand der getroffenen Einstellungen einen doppelten Datensatz öffnet sich folgendes Fenster zur Anzeige der Doppler:
Doppelter Datensatz gefunden
Hier können Sie nun entscheiden, ob die markierten Datensätze zusammengeführt werden sollen oder ob kein Datensatz zusammengeführt werden soll. Ebenso können Sie den aktuell gewählten Datensatz direkt komplett löschen. Durch einen Klick auf den Knopf „Dopplersuche abbrechen“ wird die Bereinigung komplett abgebrochen und kann zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden.
Wenn Sie auf „Datensätze zusammenführen“ klicken, wird folgendes Fenster mit den unterschiedlichen Werten angezeigt:
unterschiedliche Werte zusammenzuführender Datensätze
Hier können Sie entscheiden, welche Werte in den letztendlich übrig bleibenden Datensatz übernommen werden sollen. In diesem Fenster werden nur die Felder angezeigt, deren Werte sich unterscheiden. Standardmäßig werden die Felder übernommen, deren Protokoll-Einträge neuer sind. Bestätigen Sie die getroffene Auswahl mit „Übernehmen“.
Jetzt werden die entsprechenden Datensätze zusammengeführt und alle relational verknüpften Datensätze (z. B. Bankverbindungen, Dokumente oder Verträge) werden auf den übrig bleibenden Datensatz umgelegt. Haben Sie im linken Abschnitt „Optionen“ den Haken bei „Datensatz nach Zusammenführung zur Bearbeitung öffnen“ gesetzt, erscheint nun noch das Fenster mit dem zusammengeführten Datensatz. Diesen können Sie nun noch optional bearbeiten.
Je nachdem wie die globalen Arbeitsplatz-Einstellungen für aB-Agenta definiert sind, müssen Sie den Datensatz vor dem Schließen noch speichern.
Neuer Dateityp für E-Mail-Vorlagen, z. B. bei Problemen mit MS Exchange-Server (Version 17.1.5280)
Wenn Sie den Exchange-Server von Microsoft einsetzen und für diesen den „Cache-Modus“ abgeschaltet haben, dann wird beim Erstellen einer neuen Mailvorlage bereits in der Vorlage die sogenannte „Message-ID“ vergeben und in der Vorlage gespeichert. Dadurch kann es dazu kommen, dass Mails, die mit dieser Vorlage erstellt werden, auf dem E-Mailserver des Empfängers als Spam erkannt werden, da mehrfach die gleiche „Message-ID“ verwendet wird. Programmgesteuert ist es uns nicht möglich, diese „Message-ID“ zu verändern.
Um dieses Problem zu beheben, haben wir für die E-Mail-Vorlagen den Dateityp „.oft“ hinzugefügt. Hierbei handelt es sich um eine sogenannte „Outlook-Vorlage“. Wird nun eine Mail mit dieser oft-Datei als Vorlage erzeugt, erzeugt Outlook eine neue „Message-ID“ und das angesprochene Problem tritt nicht mehr auf.
Sollten Sie also mit dem angesprochenen Problem kämpfen, speichern Sie die jeweilige Vorlage einfach neu mit der Datei-Endung „.oft“ ab. Danach funktioniert wieder alles wie gewohnt.
Export der Kurzinfo-Spalte bei den Speziellen Vertragsdaten (Version 17.1.5280)
Bei der Liste der Speziellen Vertragsdaten unterhalb eines Vertrages wird als letzte Spalte die Info-Spalte angezeigt. In dieser Spalte stehen die Kurzinfo-Felder des jeweiligen Datensatzes mit Komma getrennt.
Bisher wurde diese Spalte beim Export der Tabelle nicht berücksichtigt. Mit diesem neuen Update wird auch diese Spalte exportiert.
Unter-Datensätze für mehrere Datensätze einfügen (Version 17.1.5061)
Ab sofort können Sie zu einer Liste von Datensätze weitere Unter-Datensätze einfügen. Hierzu klicken Sie, wenn Sie in einer Liste stehen, unter Bearbeiten auf „Unter-Datensätze einfügen“.
Anschließend können Sie auswählen, welchen Untermaske Sie zu den gewählten Datensätzen hinzufügen möchten.
Abschließend öffnet sich die entsprechende Maske um die Felder mit den gewünschten Werten zu befüllen. Die Standard-Werte und Formeln werden in der gewohnten Weise für jeden Unter-Datensatz ausgefüllt.
Mit einem Klick auf OK wird jeweils ein Unter-Datensatz zu den Datensätzen in der Liste eingefügt.
Experten-Tipp: Tastenkombinationen in aB-Agenta
Wussten Sie schon?
In aB-Agenta können Sie ebenfalls einige der gängigen Windows-Tastenkombinationen nutzen.
aB-Agenta spezifische Tricks und Tipps:
Für ein noch komfortableres Bedienkonzept haben wir folgende eigene Short-Cuts angelegt:
Neue Felder im KFZ-Bereich (Österreich) (Version 17.1.5260)
In der KFZ-Maske sind die drei Felder „CO2 1“, „CO2 2“, „CO2 3“ hinzugefügt worden. Diese Werte werden auch korrekt an die chegg.net Schnittstelle übergeben. In der KFZ-Kasko-Maske wurde zudem das Feld „Sonderaustattung-Wert“ hinzugefügt.