Verbesserung beim Import von Provisionsdaten aus Excel-Dateien (Version 17.1.5913)

Der Import von Provisionsdaten aus einer Excel-Liste wurde verbesert.

Beim Import von Provisionsdaten aus einer Excel-Dateien ist die neue Option „Selektionsart Vertragsnummer“ eingefügt worden. Hier kann eingestellt werden, wie die Vertragsnummer aus der Excel-Datei verwendet wird, um nach dem entsprechenden Vertrag in Ihrem Bestand zu suchen.
Beispielsweise liefern einzelne Versicherungsunternehmen in der Excel-Datei für die Provisionsdaten nicht die komplette Vertragsnummer sondern nur die letzten Zeichen. Standardmäßig würde der Vertrag dann nicht gefunden werden und müsste manuell gesucht werden. Stellt man aber nun bei der neuen Option den Wert „Wortende“ ein, dann werden alle Verträge gesucht, die mit der gelieferten Zeichenfolge enden. Der Vertrag muss dann nicht mehr manuell zugeordnet werden. Die eingestellte Option wird pro Excel-Schema gespeichert, so dass man die Option nur einmalig einstellen muss. Ebenso stehen noch „Wortanfang“ oder „Teilausdruck“ als Auswahl zur Verfügung.

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Neue Option beim Import von Provisionsdaten (Version 17.1.5913)

Der Import von Provisionsdaten wurde im Provisionsabrechnungsmodul um eine neue Option erweitert.

Vor dem Starten des Imports kann jetzt eine Info für die Buchungen eingetragen werden. Dazu wurde im Import-Dialog ein neues Eingabefeld „Buchungs-Info“ angelegt.
Ebenso kann der Info-Text in der Vorschau der zu importierenden Buchungen noch pro Buchung geändert werden.

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Weihnachtswünsche, Vorschau 2016…

weihnachtskarte-blog

Weihnachten steht vor der Tür und das Jahr neigt sich dem Ende zu. Zurückblickend hatten wir 12 erfolgreiche und schöne Monate zurück, in denen wir z. B. unser 30 jähriges Firmenjubiläum feierten und zu guter Letzt sogar noch einmal Zuwachs im Team bekamen.

Was wird 2016 bei uns passieren?

Im neuen Jahr kommt die neue Version aB-Agenta 18 heraus! Sie dürfen sich auf zahlreiche neue Features sowie ein neues Zusatzmodul freuen: das lang ersehnte Kundenportal wird im Laufe des Jahres zur Verfügung stehen!

Wir möchten uns natürlich auch in diesem Jahr herzlich für die angenehme und gute Zusammenarbeit mit Ihnen bedanken und wünschen Ihnen ein schönes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch ins neue Jahr!

Ihr artBase! – Team Deutschland & Österreich:

Bernhard Thomas, Beate Thomas, Thomas Mücken, Daniel Walscheid, Holger Burgard, Lucie Hohmeier, Christian Schmitt, Günter Thomas, Anke Holzknecht, Nicole Jost, Kurt Mizelli und Dominic Wiener

 

 

Über die Feiertage sind wir wie folgt zu erreichen:

Öffnungszeiten Büro Deutschland:
Unser Büro in Deutschland ist vom 24.12.2015 bis 31.12.2015 geschlossen. Ab 04.01.2016 sind wir wieder zu den gewohnten Zeiten für Sie erreichbar.

Öffnungszeiten Büro Österreich:
Unser Büro in Österreich ist vom 24.12.2016 bis 31.12.2015 geschlossen. Ab 04.01.2016 sind wir wieder zu den gewohnten Zeiten für Sie erreichbar.


Spenden statt Schenken.

Anstelle von Weihnachtsgeschenken unterstützen wir nun schon einige Jahre folgende Einrichtung mit Spenden:

Dr. Annemarie Hofer
Fundacion Cristo Vive Bolivia / Cochabamba
http://www.hofer-bolivien.de

Des Weiteren unterstützen wir dieses Jahr „Die Tafeln“ in Cochem und Daun.

Wir möchten damit Menschen die Chance auf ein besseres Leben ermöglichen. Wir denken, dass dieses auch in Ihrem Sinne ist.

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Neue Einstellung in den GDV-/OMDS-Import Optionen (Version 17.1.5828)

In den GDV-/OMDS-Import Optionen wurde ein neuer Eintrag „Vermittlernummer im Vertrag überschreiben“ eingefügt.

Sie finden diese Option in den globalen Einstellungen zum GDV-/OMDS-Import. Klicken Sie dazu im Hauptfenster des GDV-/OMDS-Imports auf „Optionen“.

Ist diese Option aktiviert (Standard-Einstellung), aktualisiert aB-Agenta die vorhandene Vermittlernummer im Vertrag anhand der im GDV-Datensatz hinterlegten Vermittlernummer zum Vertrag. Stellen Sie sicher, dass Sie im Schritt „5. Automatischen Abgleich nachbearbeiten“ auch das Objekt „Vermittler-Nummern“ im Vorfeld abgeglichen, bzw. richtig zugeordnet haben.

Deaktivieren Sie die Option, wird die Vermittlernummer wie zuvor, nur bei neu eingefügten Verträgen eingetragen.

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Neue Option „Manueller Import“ im GDV-/OMDS-Import Modul (Version 17.1.5828)

Im GDV-/OMDS Modul wurde im 5. Schritt „Automatischen Abgleich nachbearbeiten“, eine neue Option „Manuell importieren“ eingefügt.

Gegebenenfalls kann es beim Import von GDV-/OMDS-Daten vorkommen, dass beispielsweise Schäden ohne zugehörige Adresse oder Vertrag geliefert werden. Würden diese Daten dann so  in aB-Agenta importiert, müsste noch eine nachträgliche Zuordnung zum entsprechenden Kunden oder Vertrag erfolgen, da die Schäden ansonsten ohne jegliche Zuordnung im System liegen.

GDV_OMDS-Import_ManuellerAbgleich

Um diese Fälle zu vermeiden, wurde im Schritt 5 „Automatischen Abgleich nachbearbeiten“ ein Knopf „Manuell importieren“ eingefügt. Nachdem Sie auf den Button geklickt haben, wird der Datensatz im aB-Agenta angelegt und gleichzeitig zum Bearbeiten in einem separaten Fenster geöffnet. Jetzt können Sie eine manuelle Zuordnung zum richtigen Kunden oder Vertrag vornehmen.

Anschließend gelangen Sie wieder zurück in den GDV-Import Dialog.

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Neue Funktion beim Dokumenten-Import (Version 17.1.5808)

Beim Dokumenten-Import wurde ein neuer Button „Wert für alle übernehmen“ eingefügt.

Sie können einen bestimmten Wert, den Sie z. B. in die Spalte „Typ“ eingetragen haben, automatisch auch für alle anderen zu importierenden Dokumente eintragen lassen. Tragen Sie dazu einfach in der entsprechenden Spalte den Wert ein und klicken anschließend auf „Wert für alle übernehmen“.

Hauptfenster_dokuiimport

 

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Neue Option beim Import von Provisions-Buchungen (Version 17.1.5808)

Beim Import von Provisions-Buchungen konnte bisher bereits der Import von Buchungen auf eine bestimmte Fälligkeit eingegrenzt werden. Diese Eingrenzung geschah nach der Von-Fälligkeit der Buchung.

Mit diesem Update können Sie wählen, ob Buchungen anhand der Von-Fälligkeit oder nun anhand des Buchungsdatums ausgewählt werden sollen.

Agentur-Buchungen importieren

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Serien-Brief/Mail über Einzelbrief optimiert (Version 17.1.5801)

Der Versand von „Serien-Brief/Mail“ über „Einzelbrief“ wurde vereinfacht und durch neue Funktionen verbessert.

Wenn Sie einen Serienbrief über Einzelbrief erstellen möchten, erscheint nun ein Dialog, in dem man alle benötigten Einstellungen vornehmen kann, die bisher über mehrere Fenster verteilt abgefragt wurden.

 

Serienbrief-Erstellung-Einstellungen

Als erstes müssen Sie eine Dokumenten-Vorlage für den Serien-Brief/Mail auswählen indem Sie auf den Knopf rechts neben der Vorlagen-Anzeige klicken. Entweder haben Sie diese im Vorfeld schon erstellt oder durch einen Klick auf den Knopf rechts daneben wird die ausgewählte Vorlage im Vorschaumodus geöffnet und kann bei Bedarf noch angepasst werden.

Im Abschnitt „Allgemeine Optionen“ können Sie folgende Dinge festlegen:

Dokument im Archiv ablegenDiese Option ist standardmäßig schon aktiviert, kann aber deaktiviert werden. Dadurch wird der Serien-Brief/Mail zu den entsprechenden Datensätzen in der Dokumenten-Verwaltung abgelegt. Um zum Dokumenten-Datensatz noch diverse Zusatzinfos, wie z. B.  den „Typ“ oder „Info“ zu erfassen, klicken Sie auf den Knopf „Datensatz für Archiv-Dokument bearbeiten“.
Dokument nur im Archiv ablegen ohne zu druckenIst dieser Haken aktiv, wird der entsprechende Serien-Brief/Mail erzeugt und nur zum Kunden abgelegt ohne diesen auszudrucken. Diese Option ist nur dann aktiv, wenn Sie keine E-Mail Vorlage (*.msg, *.oft) ausgewählt haben und das Dokument im Archiv abgelegt werden soll.

Sinnvoll ist diese Funktion, wenn Sie z. B. am Ende des Jahres einen Vertragsspiegel zu allen oder nur bestimmten Kunden erzeugen wollen, ohne diesen direkt auszudrucken. So können Sie dem Kunden auf Anfrage jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt seinen Vertragsspiegel auf dem Stand des letzten Jahres zusenden.

Bisher konnte diese Funktion nur genutzt werden, wenn Sie die Strg-Taste beim Erzeugen eines Vertragsspiegels als Serienbrief gedrückt hatten.

Dialog zur Auswahl von Relations-DatensätzenBeispiel:
Sie wollen an alle Gesellschaften der Verträge eines Kunden ein Serien-Brief/Mail zur Adressänderung versenden und bei jeder Gesellschaft einen bestimmten Ansprechpartner anschreiben.Setzen Sie diesen Haken und wählen eine Vorlage aus, in der Relations-Platzhalter für den Namen einer Unteradresse als „Weitere Person/Abteilung“ zu einer Gesellschaft enthalten sind. Wenn zu einer Gesellschaft eine oder mehrere Unteradressen als „Weitere Person/Abteilung“ vorhanden sind, öffnet sich beim Versenden des Dokumentes ein Fenster, in dem Sie anschließend den entsprechenden Empfänger auswählen können. Bisher wurde immer nur der erste Relations-Datensatz genommen.Falls diese Platzhalter noch nicht vorhanden sind, fügen Sie diese 1:1 ohne Leerzeichen und Zeilenschaltung in Ihre Dokumenten-Vorlage ein.{Gesellschaft.Weitere Personen/Abteilungen.Vorname+}{Gesellschaft.Weitere Personen/Abteilungen.Name}

 

Neben den allgemeinen Optionen gibt es auch noch Optionen für den Versand von Serien-Mails im Abschnitt „E-Mail Optionen“. Diese Option ist nur aktiv wenn Sie eine E-Mail Vorlage (*.msg, *oft) ausgewählt haben.

Archiv-Dokument an E-Mail anhängenIst diese Option aktiviert, können vorhandene Dokumente aus dem Archiv des Kunden an die E-Mail angehangen werden. Um zu bestimmen, welche Dokumente an die Mail angehängt werden sollen, klicken Sie auf den Button „Filter-Kriterien für Archiv-Dokumente“.

Folgender Dialog wird angezeigt:

 

Filterkriterien-Archiv-Dokumente_sbmail

In diesem Dialog können Sie über das Plus-Symbol Kriterien hinzufügen und gegebenenfalls über den Papierkorb wieder löschen. Durch einen Klick auf Übernehmen werden die eingestellten Kriterien gespeichert.

Filterkriterien zu definieren kann sinnvoll sein wenn bestimmte Dokumente, wie z. B. eine Maklervollmacht und/oder eine Kündigung vom Kunden als Anhang zur Serien-E-Mail an die Gesellschaft mitgeschickt werden soll. Dazu müssen die Dokumente vorab auch entsprechend z. B. mit einem passenden Wert im Feld „Info“ und/oder Eintrag im Feld „Typ“ in der Dokumentenverwaltung abgelegt worden sein, der die definierten Filterkriterien enthält.

Wenn Sie mehrere Kriterien einstellen, wird für jedes Kriterium ein Dokument gesucht. So können gleichzeitig mehrere Dokumente aus dem Archiv angehangen werden. Die Kriterien werden hier genauso definiert wie im Abfrage-Assistenten von aB-Agenta.

Dokumenten-Vorlagen ausfüllen und an E-Mail anhängenIst die Option aktiviert, werden an die entsprechende Serien-E-Mail ausgewählte Dokumenten-Vorlagen angehangen, nachdem die enthaltenen Platzhalter im Dokument automatisch durch aB-Agenta befüllt wurden.

Klicken Sie zur Auswahl der entsprechenden Vorlagen auf den Knopf „Vorlagen auswählen“.

Folgender Dialog erscheint:

Auswahl-anzuhängender-Briefvorlagen_sbmail
Auch in diesem Dialog können Sie über das Plus-Symbol Vorlagen hinzufügen und über den Papierkorb wieder löschen. Bei der Erzeugung der Serien-E-Mail werden in den ausgewählten Vorlagen die Platzhalter automatisch ersetzt und das fertige Dokument wird an die E-Mail angehängt.

DOC- und XLS-Anhänge in PDF konvertierenIst dieser Haken aktiv, werden die anzuhängenden Dokumente in PDF’s konvertiert sofern es sich um eine Word- oder Excel-Datei handelt. Optional kann auch noch ein PDF-Kennwort zum Schutz des Dokumentes vergeben werden, damit ein nachträgliches ändern des PDF-Dokumentes durch Dritte nicht möglich ist.
VorschauÜber diesen Button können Sie sich das entsprechende Dokument, zum ausgewählten Datensatz in der Liste, vor dem Versand nochmals anschauen.

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben klicken sie auf Senden/Drucken und die Dokumente werden erzeugt und versandt/gedruckt.

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Neue Option „Vertrag anzeigen“ in der Vorschau des Provisionsimports (Version 17.1.5799)

Im Dialog zur Vorschau der zu importierenden Provisionsbuchungen wurde die neue Schaltfläche „Vertrag anzeigen“ hinzugefügt.

Wenn Sie auf diesen Knopf klicken öffnet sich der zur ausgewählten Buchung zugeordnete Vertrag, so dass dieser dann bearbeitet werden kann. So lassen sich kleinere Fehler wie zum Beispiel eine fehlende Hautpfälligkeit schnell beheben und der Import kann problemlos durchgeführt werden.

Vorschau-Provisionsimport

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Zuordnung beim Dokumenten-Import vereinfacht (Version 17.1.5799)

Im Dokumenten-Import Modul wurde die Suche nach der Vertrags- und Schadennummer bei der Import-Zuordnung vereinfacht.

Wenn Sie Dokumente aus einem Ordner importieren wollen, ist es eventuell so, dass der Dateiname bereits die Informationen wie Kunde und Vertragsnummer beinhaltet. Damit man bei der Auswahl des entsprechenden Vertrages nicht erst das Suchfenster öffnen muss um den passenden Vertrag zu finden und zu zuordnen, haben wir das Eingabefeld für die Vertragsnummer umgestaltet.

Sie können jetzt die entsprechende Vertragsnummer direkt in das Feld eingeben und bei korrekter Eingabe wird z. B. der Vertrag gefunden und eingetragen.

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