Neu in der Prozesssteuerung: Serien-Mails oder Serienbriefe generieren, z. B. Adressänderungen (Version 20.0.688)
Mit dem aktuellen Update von aB-Agenta steht in der Prozesssteuerung nun eine weitere leistungsstarke Funktion zur Verfügung: Ab sofort können Serienbriefe und Serien-Mails direkt aus Prozessen heraus generiert und – auf Wunsch – vollautomatisch versendet werden.
Damit lassen sich wiederkehrende Kommunikationsabläufe, wie z. B. Benachrichtigungen an Gesellschaften wie Adress- oder Bankverbindungsänderungen effizient automatisieren und standardisieren.
Was bedeutet das konkret?
Die neue Funktion ermöglicht es, aus einem definierten Prozess heraus automatisch E-Mail- oder Briefaktionen zu starten. Sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt – zum Beispiel eine Datenänderung (Adresse, Bankverbindung) oder eine Statusänderung (Familienstand) – erstellt die Prozesssteuerung automatisch die passenden Dokumente oder Nachrichten.
Dabei kann der Anwender wählen, ob der Versand:
- manuell nach Prüfung erfolgen soll oder
- vollautomatisch im Hintergrund ausgelöst wird.
Diese Flexibilität sorgt dafür, dass sich automatisierte Abläufe nahtlos in den bestehenden Arbeitsprozess integrieren lassen.
Einrichtung und Funktionsweise
Die Grundlage für den automatisierten Versand bildet ein Prozessschritt mit der Aktion „Serienbrief erstellen“. Über die Relation, z. B. „Verträge“, wird festgelegt, auf welche Datensätze sich der Versand bezieht. Im zugehörigen Serienbrief-Schema, der vorhanden sein muss, werden anschließend die Vorlage, Betreff, Anhänge und weitere Versandoptionen definiert.
Zusätzlich kann ein Prozessauslöser eingerichtet werden, der automatisch erkennt, wann eine E-Mail oder ein Serienbrief erstellt werden soll – etwa bei der Änderung bestimmter Felder wie Adresse oder Vertragsstatus.
Durch diese Kombination aus Prozessdefinition, Schema und Auslöser entsteht ein vollständig automatisierter Workflow, der alle erforderlichen Schritte eigenständig übernimmt.
Ihre Vorteile
✅ Zeitersparnis: Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert ausgeführt.
✅ Flexibilität: Versand wahlweise manuell oder automatisch steuerbar.
✅ Transparenz: Alle generierten Serienbriefe und E-Mails bleiben im Prozess nachvollziehbar.
✅ Individuelle Anpassung: Bedingungen, Auslöser und Empfängergruppen können frei definiert werden.
Voraussetzungen
Die Funktion steht Anwendern mit der Vollversion der Prozesssteuerung zur Verfügung. Ein Basis-Prozess als Vorlage kann direkt aus dem aB-Agenta Portal importiert und bei Bedarf angepasst werden. Damit gelingt der Einstieg in die automatisierte Kommunikation besonders einfach.
Video zur Prozesssteuerung: Adressänderung per Serien-Mail an VU
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