Vorankündigung! Neue Version Agenta 19.0 – Archiv-Funktion für alle Objekte

Das Update von der Version 18.0 auf die Version 19.0 ist für alle Kunden mit aktivem Miet- oder Wartungsvertrag kostenlos!

Im Rahmen des Updates auf die neue Versionsnummer aB-Agenta 19.0 spendieren wir aB-Agenta im Laufe des Jahres jede Menge neue und hilfreiche Funktionen. Die Bedienung und das Design der neuen Version 19.0 ändert sich gegenüber der Version 18.0 nicht. Starten werden wir mit der neuen Archiv-Funktion, die wir nachfolgend etwas genauer beschreiben.

Update auf die Version 19.0 – vorab nur für ausgewählte Kunden

Da mit dieser Funktion größere Änderungen im Programm vorgenommen werden, haben wir uns dazu entschlossen, das Update nicht sofort für alle Kunden freizuschalten. Wir werden das Update anfangs nur für ausgewählte Kunden freischalten. Die ersten Kunden werden von uns persönlich angeschrieben.

Wichtiger Hinweis: Wenn das Update auf die Version 19.0 offiziell für alle Kunden freigeben wird, erhalten Sie dazu nochmals einen gesonderten Hinweis über diesen News-Kanal.

Archiv-Funktion für alle Objekte

Starten wollen wir mit der neuen Archiv-Funktion, worauf schon viele aB-Agenta Anwender gewartet haben. Was genau die neue Funktion an Verbesserungen bringt, können Sie hier nachlesen. Exemplarisch am Beispiel der Kundenmaske erklären wir Ihnen die neue Funktion mit den Auswirkungen. Das gleiche Prinzip und Vorgehensweise gilt dann für alle Objekte wie Verträge, Dokumente, Gesprächsnotizen, Bankverbindungen, etc.

Wichtiger Hinweis: Ist ein Datensatz archiviert, wird dieser grundsätzlich in keiner Auflistung angezeigt, sofern er nicht eingeblendet wird. Ein archivierter Datensatz bedeutet nicht, dass der Zugriff auf personenbezogene Daten eingeschränkt wird. Dieses muss nach wie vor über die Benutzer-Zugriffsrechte erfolgen.

Archivierte Objekte, wie z. B. Kunde (Archiv) oder Gesellschaften (Archiv) werden im Hauptmenü von aB-Agenta nicht mehr angezeigt.

Video zur Archiv-Funktion

YouTube Hinweis

Hauptprogramm Archiv Hinweise

  • Icon "Archivieren/Reaktivieren"

    Mit diesem Button können Sie einen einzelnen Datensatz direkt archivieren. Ist ein Datensatz archiviert, wechselt der Button „Archivieren“ zu „Reaktivieren“ womit der Archivierungsvorgang rückgängig gemacht werden kann.

  • Drop-Down Menü Icon „Archivieren/Reaktivieren“

    Öffnen Sie das Drop-Down Menü und klicken dann auf „Liste“wenn Sie eine ganze Liste direkt archivieren möchten. Ebenso können Sie in dem Drop-Down Menü die Archivierung eines einzelnen Datensatzes oder einer ganzen Liste für die Zukunft planen, wenn Sie auf „Planen“, bzw. auf „Liste planen“ klicken und ein entsprechendes Datum auswählen. Bis zu diesem Datum wird der Datensatz aktiv bleiben und wird automatisch nach Erreichen des Datums archiviert.

    Liste archivieren - Drop-Down

    Ist die Archivierung eines Datensatzes, bzw. für eine Liste zukünftig geplant, kann der Vorgang über „Widerrufen“, bzw. „Liste Widerrufen“ rückgängig gemacht werden.

  • Icon „Archiv eingeblendet / Archiv ausgeblendet“

    Im Navigationsmenü von aB-Agenta können Sie über dieses Icon die Archiv-Relationen, wie z. B. „Verträge (Archiv)“ ein- und ausblenden. aB-Agenta merkt sich den jeweiligen Zustand. Wenn die Archiv-Relationen ein- bzw. ausgeblendet sind, werden diese auch beim Öffnen eines neuen Datensatzes ein- bzw. ausgeblendet.

  • „Archiviert am“

    Falls ein Datensatz archiviert ist oder dessen Archivierung für die Zukunft eingeplant ist, sind Archivierungsdatum und -uhrzeit in diesem Feld hinterlegt.

  • Zusatz „(Archiv)"

    Der Zusatz „(Archiv)“ hinter einer Relationsbezeichnung zeigt, dass die Datensätze dieser Relation archiviert sind.

  • Icon „Archiv“

    Jeder archivierte Datensatz und jede Archiv-Relation wird durch das Icon „Archiv“ nochmals gekennzeichnet. Dieses Zeichen erscheint auch z. B. in einer Liste vor der Nummerierung.

Schäden

Wird in der Schadenmaske das Feld „Erledigter Schaden“ oder „Erledigt am“ befüllt, wird der Schaden nicht automatisch archiviert. Um diesen zu archivieren, gehen Sie wie zuvor beschrieben vor.

Aufgaben-/Terminplaner mit Erinnerungsfunktion

Im Aufgaben-/Terminplaner ist die Vorgehensweise zum Archivieren einer Aufgabe/eines Termins grundsätzlich identisch. Um einen Datensatz zu archivieren, gehen Sie genauso vor, wie in den anderen Beispielen zuvor beschrieben. Allerdings gibt es hier eine Besonderheit mit dem Button „Erledigt“, in der sich Termine und Aufgaben unterscheiden.

Beispiel für Termine:

Aufgaben Terminplaner Archiv Hinweise

  • Button "Erledigt" im Erinnerungsfenster

    Wenn Sie im Erinnerungsfenster einen Termin markieren und diesen mit dem Button auf „Erledigt“ setzen, wird der Termin automatisch ins Archiv geschoben.

  • Archivierter Termin

    Nach dem Klick auf „Erledigt“ wird der Termin automatisch ins Archiv geschoben und entsprechend gekennzeichnet.

    • Ist ein Datensatz archiviert, wie hier im Beispiel der Termin, wechselt der Button „Archivieren“ zu „Reaktivieren“ womit der Archivierungsvorgang rückgängig gemacht werden kann.
    • Jeder archivierte Datensatz oder jedes archivierte Objekt wird durch das Icon „Archiv“ nochmals gekennzeichnet.
    • Der Zusatz „(Archiv)“ hinter einem Objekt zeigt, dass die Datensätze in dem Objekt archiviert sind.
    • Ist ein Datensatz archiviert oder für die Zukunft geplant, wird dieses im Feld „Archiviert am“ mit Datum und Uhrzeit hinterlegt.

Beispiel für Aufgaben:

Aufgaben Terminplaner Archiv Hinweise

  • Button "Erledigt" im Erinnerungsfenster

    Wenn Sie im Erinnerungsfenster eine Aufgabe markieren und diese mit dem Button auf „Erledigt“ setzen, wird die Aufgabe automatisch ins Archiv geschoben.

  • Archivierte Aufgabe

    Nach dem Klick auf „Erledigt“ wird die Aufgabe automatisch ins Archiv geschoben und entsprechend gekennzeichnet.

    • Ist ein Datensatz archiviert, wie hier im Beispiel die Aufgabe, wechselt der Button „Archivieren“ zu „Reaktivieren“ womit der Archivierungsvorgang rückgängig gemacht werden kann.
    • Jeder archivierte Datensatz oder jedes archivierte Objekt wird durch das Icon „Archiv“ nochmals gekennzeichnet.
    • Der Zusatz „(Archiv)“ hinter einem Objekt zeigt, dass die Datensätze in dem Objekt archiviert sind.
    • Ist ein Datensatz archiviert oder für die Zukunft geplant, wird dieses im Feld „Archiviert am“ mit Datum und Uhrzeit hinterlegt.
    • Der Wert im Feld „Status“ wird auf „erledigt“ gesetzt und das Feld „Erledigt am“ wird mit dem entsprechenden Datum befüllt.

    Wichtiger Hinweis: Wenn Sie eine Aufgabe manuell mit Klick auf das Icon „Archivieren“ ins Archiv legen, hat dieses keine Auswirkung auf das Feld „Erledigt am“ und das Feld „Status“. Die Aufgabe wird archiviert aber nicht auf erledigt gestellt. Wenn Sie manuell das Feld „Erledigt am“ befüllen, hat dieses ebenfalls keine Auswirkung auf die Archivierung. Die Aufgabe wird dann nicht archiviert.

Such-Funktion

In der Suchfunktion werden jetzt standardmäßig z. B. nur alle „aktiven“ Kunden gesucht und angezeigt. Um einen Datensatz zu suchen der „archiviert“ ist, aktivieren Sie im Such-Fenster die Option „Archiv durchsuchen“.

Suchfunktion Archiv Hinweis

  • "Archiv durchsuchen"

    Aktivieren Sie diese Option, um auch nach archivierten Datensätzen zu suchen.

  • Icon „Archiv“

    Jeder archivierte Datensatz oder jedes archivierte Objekt wird durch das Icon „Archiv“ nochmals gekennzeichnet. Dieses Zeichen erscheint auch wie hier zu sehen z. B. in einer Liste vor der Nummerierung.

Abfrage-Assistent

Der Abfrage-Assistent wurde auch auf das neue Konzept der Archivierung umgestellt und erhält eine neue Option „Archiv-Auswahl“.

Wichtiger Hinweis: Durch die Umstellung können ggf. Abfragen und Briefvorlagen, welche noch Platzhalter der alten Objekte, z. B. Kunde (Archiv) verwenden, nicht mehr funktionieren.

Abfrage-Assistent Archiv Auswahl

  • „Objekt“

    Das Feld „Objekt“ legt fest über welches Objekt die Selektion erfolgen soll, wie hier im Beispiel „Kunden“.

  • Reiter "Selektion"

    Hauptreiter des Abfrage-Assistenten. Hierüber wird die Selektion mit den Abfrage-Kriterien für das Hauptobjekt erstellt. Hier im Beispiel für „Kunden“.

  • „Archiv-Auswahl“

    Über diesen Dialog definieren Sie, ob nur „aktive“, „archivierte“ oder „alle“ Objekte, wie hier im Beispiel „Kunden“ selektiert werden sollen.

  • Reiter „Unter-Selektionen“

    Unter-Reiter des Abfrage-Assistenten. Sobald eine Selektion noch über weitere Objekte selektieren soll, wie z. B. „Verträge“, wird dieses im Reiter „Unter-Selektionen“ vorgenommen.

  • „Archiv-Auswahl“

    Auch hier kann über den Dialog der „Archiv-Auswahl“ definiert werden, ob sich die Unter-Selektion auf „aktive“, „archivierte“ oder „alle“ beziehen soll.

Benutzer-Zugriffsrechte

Wenn der Zugang zum System für einen Benutzer, z. B. aufgrund einer Kündigung deaktiviert werden soll, dann kann der Benutzer oder eine Benutzer-Gruppe in den „Benutzer-Zugriffsrechten“ archiviert werden (Administrator-Rechte erforderlich).

Markieren Sie den Benutzer und klicken dann auf „Benutzer archivieren“. Um eine Gruppe zu archivieren klicken Sie auf „Gruppe“, markieren dann die entsprechende Gruppe und klicken dann auf „Gruppe archivieren“.

Wichtiger Hinweis: Wenn ein Benutzer gelöscht wird, taucht dieser in Protokoll-Einträgen nicht mehr auf bzw. nur noch als ID. Wir empfehlen daher ab sofort die Archivierung nicht mehr benötigter Benutzer.

Zugriffsrechte Archiv Hinweise

  • Icon „Archiv“

    Jeder archivierte Datensatz oder jedes archivierte Objekt wird durch das Icon „Archiv“ nochmals gekennzeichnet. Dieses Zeichen erscheint auch wie hier zu sehen z. B. in einer Liste vor der Nummerierung.

  • "Archiv anzeigen"

    Aktivieren Sie diese Option, um auch archivierte Benutzer anzuzeigen.

  • "Benutzer archivieren/reaktivieren"

    Mit diesem Button können Sie einen Benutzer archivieren. Ist ein Datensatz archiviert, wechselt der Button „Benutzer archivieren“ zu „Benutzer reaktivieren“ womit der Archivierungsvorgang rückgängig gemacht werden kann.

    Archivierte Benutzer:

    • können sich nicht mehr in aB-Agenta anmelden
    • werden aber in der Benutzerübersicht weiterhin angezeigt
    • werden im Datensatzprotokoll von aB-Agenta und in den Benutzer-Logins von den Benutzer-Zugriffsrechten weiterhin angezeigt
    • können jederzeit wieder aktiviert werden
  • Icon "Archiv"

    Jeder archivierte Datensatz oder jedes archivierte Objekt wird durch das Icon „Archiv“ nochmals gekennzeichnet. Dieses Zeichen erscheint auch wie hier zu sehen z. B. in einer Liste vor der Nummerierung.

  • "Archiv anzeigen"

    Aktivieren Sie diese Option, um auch archivierte Gruppen anzuzeigen.

  • "Gruppe archivieren/reaktivieren"

    Mit diesem Button können Sie eine Gruppe archivieren oder reaktivieren. Ist ein Datensatz archiviert, wechselt der Button „Gruppe archivieren“ zu „Gruppe reaktivieren“ womit der Archivierungsvorgang rückgängig gemacht werden kann.

    Archivierte Gruppen:

    • haben keinen Einfluss mehr auf die Zugriffsrechte von zugewiesenen Benutzern

Chat-Funktion

Ist ein Chat-Benutzer oder eine Chat-Gruppe archiviert, kann mit diesen Teilnehmern nicht mehr über den Chat kommuniziert werden. Der bisherige Chatverlauf bleibt aber weiterhin sichtbar.

Chat Archiv Benutzerverwaltung

  • Icon „Archiv“

    Jeder archivierte Datensatz oder jedes archivierte Objekt wird durch das Icon „Archiv“ nochmals gekennzeichnet. Dieses Zeichen erscheint auch wie hier zu sehen z. B. in einer Liste vor der Nummerierung.

  • "Archiv anzeigen"

    Aktivieren Sie diese Option, um auch archivierte Benutzer anzuzeigen.

  • "Benutzer archivieren/reaktivieren"

    Mit diesem Button können Sie einen Chat-Benutzer direkt archivieren. Ist ein Datensatz archiviert, wechselt der Button „Benutzer archivieren“ zu „Benutzer reaktivieren“ womit der Archivierungsvorgang rückgängig gemacht werden kann.

  • Icon "Archiv"

    Jeder archivierte Datensatz oder jedes archivierte Objekt wird durch das Icon „Archiv“ nochmals gekennzeichnet. Dieses Zeichen erscheint auch wie hier zu sehen z. B. in einer Liste vor der Nummerierung.

  • "Archiv anzeigen"

    Aktivieren Sie diese Option, um auch archivierte Gruppen anzuzeigen.

  • "Gruppe archivieren/reaktivieren"

    Mit diesem Button können Sie eine Chat-Gruppe direkt archivieren oder reaktivieren. Ist ein Datensatz archiviert, wechselt der Button „Gruppe archivieren“ zu „Gruppe reaktivieren“ womit der Archivierungsvorgang rückgängig gemacht werden kann.

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