Neues Objekt Abteilungen: Aufgaben und Termine einer Abteilung zuweisen (Version 19.1.8293)

Aufgaben und Termine können nun auch einer „Abteilung“ zugewiesen werden. Dieses minimiert den Arbeitsaufwand, wenn es darum geht, z. B. einen Termin mehreren Mitarbeitern zuzuweisen, die der gleichen Abteilung in aB-Agenta angehören.

Neue Abteilung anlegen

Um eine neue Abteilung anzulegen, markieren Sie im Dashboard das Objekt „Abteilungen“ unter dem Reiter „Agenturen / Mitarbeiter“ und klicken anschließend auf Neu – „Abteilungen“.

Abteilung neu anlegen

Vergeben Sie einen Namen für die Abteilung und hinterlegen ggf. noch weitere Kontaktdaten, sowie eine Farbe für die Anzeige im Terminplaner. Im Feld Hauptadresse können Sie die Abteilung noch optional einer Agentur zuweisen, falls mehrere Agenturen im aB-Agenta angelegt sind.

Abteilung Datensatz

Mitarbeiter einer Abteilung zuweisen

Nachdem Sie die Abteilung angelegt haben, müssen jetzt noch die entsprechenden aB-Agenta Mitarbeiter zugewiesen werden. Klicken Sie dazu auf  Neu – „Abteilungsmitarbeiter“.

Abteilungen Mitarbeiter anlegen

Wählen Sie im Feld „Mitarbeiter“ den entsprechenden Mitarbeiter aus. Wiederholen Sie den Vorgang um weitere Mitarbeiter anzulegen und der Abteilung zuzuweisen.

Abteilungen Mitarbeiter Datensatz

Termine oder Aufgaben für eine Abteilung anlegen

Nachdem Sie die Abteilungen angelegt und der Mitarbeiter zugewiesen haben, können Sie nun Termine oder Aufgaben für die Abteilung anlegen. Wählen Sie im Feld Mitarbeiter einfach die entsprechende Abteilung aus. Der Termin oder die Aufgabe wird nun bei der entsprechenden Abteilung im Terminplaner angezeigt, sofern diese unter „Termine anzeigen von“ aktiviert ist. Sind entsprechende Erinnerungsintervalle eingestellt, erscheint das Erinnerungsfenster bei allen Mitarbeitern, die der Abteilung zugewiesen sind. 

Wichtig, bitte beachten!

Wird der Datensatz von einem Mitarbeiter erledigt, verschoben, gelöscht oder die Erinnerung an den offenen Termin oder die Aufgabe verschoben, wirkt sich diese Änderung auf alle Mitarbeiter aus, die in der Abteilung sind.

Die Datensätze der Abteilungen lassen sich wie alle anderen Objekte auch, z. B. über Abfragen oder Autostart-Abfragen selektieren.

Abteilung Terminplaner

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