Neue Version 20.0 – Prozesssteuerung – Automatische Arbeitsabläufe und weitere neue Funktionen! Jetzt kostenlos updaten!

News Version 20.0

Über die Prozesssteuerung hinaus: aB-Agenta 20.0 bietet noch mehr neue Features

Mit der neuen Version 20.0 von aB-Agenta erwartet Sie nicht nur die neue Prozesssteuerung und Automatisierung, sondern auch eine Vielzahl weiterer Funktionen, die Ihre tägliche Arbeit erheblich erleichtern werden. Dieses Update wurde entwickelt, um Ihnen noch mehr Flexibilität und Effizienz zu bieten. Primär geht es darum, Ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen.

Das Beste daran: Für alle aB-Agenta Anwender mit einem Software-Pflegevertrag ist dieses Update kostenlos erhältlich! Bitte beachten! Die Freischaltung des neuen Updates erfolgt Blockweise. 

Profitieren Sie also von den neuesten Funktionen und Verbesserungen, ohne zusätzliche Kosten*. Lassen Sie uns einen Blick auf die zusätzlichen Funktionen werfen, die Sie mit diesem Update erwarten!

*Die Prozesssteuerung kann in der Light-Version kostenlos genutzt werden.

Die Prozesssteuerung: Arbeitsabläufe und Arbeitsweise automatisieren und vereinfachen

Ein Highlight von aB-Agenta ist die Prozesssteuerung, die in einer kostenlosen Light-Version allen Anwendern zur Verfügung steht. In der Light-Version können bestehende Prozesse in begrenztem Umfang angepasst werden. Mit der Prozesssteuerung von aB-Agenta automatisieren Sie wiederkehrende Abläufe und gewinnen wertvolle Zeit für Ihr Kerngeschäft. Ob Kundenanfragen, Vertragsverwaltung oder interne Workflows – die Prozesssteuerung ermöglicht es, Aufgaben effizient zu steuern, Fehler zu minimieren und den Überblick zu behalten.

Individuell anpassbar in der Vollversion bietet sie Ihnen die Flexibilität, Prozesse exakt an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. So steigern Sie nicht nur Ihre Effizienz, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Kunden und Mitarbeiter.

Die Unterschiede zwischen der Light- und der Vollversion sind in der folgenden Tabelle zusammengefasst.

Prozesse

Prozesse Mail beantworten

Prozesse Definition

Unterschiede Light- und Vollversion

Prozesssteuerung LightProzesssteuerung
Vordefinierte Prozesse– Geburtstagsglückwünsche automatisiert per E-Mail versenden (inkl. Prozessauslöser)
– Ablaufdatum von Verträgen um 1 Jahr erhöhen (inkl. Prozessauslöser für Sach-Sparten)
– Vertragsstatus auf Storno setzen, wenn Stornodatum erreicht ist (inkl. Prozessauslöser für alle Verträge mit Stornodatum in der Vergangenheit)
– Kundenübersicht per E-Mail versenden
– Vertrag anlegen
– Schadenmeldung
– Geburtstagsglückwünsche automatisiert per E-Mail versenden (inkl. Prozessauslöser)
– Ablaufdatum von Verträgen um 1 Jahr erhöhen (inkl. Prozessauslöser für Sach-Sparten)
– Vertragsstatus auf Storno setzen, wenn Stornodatum erreicht ist (inkl. Prozessauslöser für alle Verträge mit Stornodatum in der Vergangenheit)
– Kundenübersicht per E-Mail versenden
– Vertrag anlegen
– Schadenmeldung

Die Vollversion enthält keine zusätzlichen vorgegebenen Prozesse im Vergleich zur Light-Version.

Name des Prozesses änderbar?NEINJA
Start-Objekt umstellen?NEINJA
Schritte löschen/hinzufügen?NEINJA
Verbindungen löschen/hinzufügen?NEINJA
Aktion umstellen in Schritten?NEINJA
Bei Aktion „Datensatz anlegen“ eine andere Relation auswählen?NEINJA
Alle Einstellungen zum Kontext oder Anker?NEINJA
Neue Prozesse anlegen?NEINJA
Prozesse importieren?NEINJA
Vordefinierte Mitarbeiter / Mitarbeiter umstellen?JAJA
Prozessauslöser aktivieren für vordefinierte ProzesseJAJA
Neue Prozessauslöser anlegenNEINJA
Prozessdefinition beim Prozessauslöser ändernNEINJA
PreisKostenlossiehe Preisliste

Interesse an der Prozesssteuerung?

holger_burgard_artbase

Holger Burgard
Produkt-Manager
Tel. Deutschland: +49 2676 952 74-20
Tel. Österreich: +43 1 349 1012-20
vertrieb@artbase-software.de

Videos zur Prozesssteuerung

Ausführliche Videos zur Prozesssteuerung, finden Sie auch auf unserem YouTube Kanal.

Bitte beachten:
Der folgende Link führt Sie direkt zu unserer YouTube-Playlist zur Prozesssteuerung. Die Playlist enthält mehrere Videos, die automatisch nacheinander abgespielt werden. Alternativ können Sie die Videos auch einzeln auswählen und ansehen.

Zum YouTube Kanal

OMDS-Datenbestände über API-Schnittstelle und Courtage Control direkt importieren

Unsere Kunden in Österreich können OMDS-Datenbestände über die Firma Courtage Control direkt per API-Schnittstelle importieren – ganz ohne manuellen Aufwand. Dafür sind sowohl unsere API-Schnittstelle von aB-Agenta als auch die Dienstleistung der Firma Courtage Control erforderlich.

Weitere Infos dazu erhalten Sie direkt bei der Firma Courtage Control:

Weitere Infos

Outlook Exchange-Kalender Synchronisation

Mit der neuen Outlook Exchange-Kalender Synchronisation können Sie Ihren Outlook Termin-Kalender einfach mit aB-Agenta abgleichen.

Bevor Sie die Synchronisation nutzen können, müssen Sie Ihren Exchange-Kalender in aB-Agenta hinterlegen. Öffnen Sie den „Aufgaben-/Terminplaner“ von aB-Agenta. Im oberen Reiter erscheint der blau hinterlegte Reiter „Aufgaben/Termine“. Öffnen Sie diesen und klicken anschließend auf „Online-Kalender“ um Ihren Exchange Kalender zu hinterlegen.

Reiter Aufgaben Termine

Klicken Sie nun auf „Einfügen“ und wählen im anschließenden Dialog „Exchange-Kalender“ aus.

Im Feld „Bezeichnung“ können Sie einen Namen für den Kalender vergeben. Dieser wird dann für den Abgleich verwendet. In den Feldern „Server URL“, „Benutzer“, „Kennwort“ und „E-Mail“ tragen Sie die Daten ein, die mit dem Exchange Konto verknüpft sind. Im Feld „Mitarbeiter“ und „Besitzer“ wählen Sie den entsprechenden Datensatz aus. Dieser wird dann beim Import von Terminen im Datensatz hinterlegt. Die ausgewählte „Kalenderfarbe“ wird in der Kalenderübersicht am linken Rand des Datensatzes als Balken angezeigt und dient zur besseren Unterscheidung bei mehreren Mitarbeitern. Je nachdem, was beim Abgleich noch erledigt werden soll, markieren Sie bitte die entsprechenden Optionen.

Klicken Sie auf „Testen“ und nach erfolgreichen Test anschließend auf „Übernehmen“. Der Exchange Kalender Abgleich ist dann eingerichtet.

Automatische Synchronisierung mit aBServer-Dienst Konfiguration

Eine automatische Synchronisation mit dem Google-Kalender können Sie in der „aBServer-Dienst Konfiguration“ von aB-Agenta einstellen.

Wenn Sie bereits einen Remote-Zugriff über diesen Service für Mitarbeiter z. B. im Home-Office nutzen, dann ist der Dienst bereits installiert. Ansonsten muss dieser noch installiert werden.

Um die Einstellungen vorzunehmen, öffnen Sie das „Applikationsmenü“, wechseln dann in die „System-Verwaltung“ und klicken auf „aBServer-Dienst Konfiguration“. Tragen Sie in den Einstellungen im Abschnitt unter „Kalender-Synchronisation“ die entsprechenden Werte für „Zeitinternvall (in Min.)“ und „Datenordner“ ein.

Caldav abserver dienst

Schnellere Zuweisung von Folge-/Vorvertrag

Die Vertragsverwaltung erhält ein wichtiges Update, was die Auswahl von Folge- und Vorverträgen erleichtert.

Bisher musste in den entsprechenden Verträgen jeweils manuell der Vor- bzw. Folgevertrag gesucht/zugewiesen werden, was sehr zeitintensiv und umständlich war. Mit Hilfe der neuen Funktion „Folge-/Vorvertrag zuordnen“ geht dieses viel schneller und komfortabler.

Vorvertrag

Ein kurzes Video dazu, finden Sie auch auf unserem YouTube Kanal.

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Der Verlauf: Zuletzt geöffnete Datensätze wiederherstellen

Die neue Verlaufsfunktion, ermöglicht es Ihnen, schnell auf zuletzt geöffnete Datensätze der letzten vier Wochen zuzugreifen. Über ein Drop-Down-Menü oder ein separates Fenster können Sie einfach den Verlauf Ihrer zuletzt bearbeiteten Einträge einsehen und auch bearbeiten. Im separaten Fenster werden alle Datensätze chronologisch nach dem zuletzt geschlossenen Datum aufgelistet. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, Datensätze aus dem Verlauf zu löschen. Über eine Suchfunktion kann auch gezielt nach bestimmten Datensätzen gesucht werden. Jeder Datensatz der in einem Formular angezeigt wurde, landet im Verlauf. Listenaufrufe erscheinen nicht im Verlauf.

Verlauf

Ein kurzes Video dazu, finden Sie auch auf unserem YouTube Kanal.

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Neue Dashboard-Kachel: Überblick über ungelesene und alle BiPRO Postkorb-Dokumente

Im Dashboard von aB-Agenta gibt es jetzt eine neue Kachel, die eine schnelle Übersicht über den aktuellen Status Ihrer BiPRO-Postkorb-Dokumente bietet. Diese Kachel ist in zwei Teile gegliedert:

  • In Rot wird die Anzahl aller ungelesenen Dokumente angezeigt, die sich im BiPRO-Postkorb befinden.
  • In Schwarz steht die Gesamtanzahl aller Dokumente, die derzeit im Postkorb liegen, in Klammern.

Mit dieser Kachel haben Sie jederzeit die wichtigsten Informationen zu Ihren Dokumenten im Blick.

Dashboard BiPRO Dokumente

Neue Option für Dokumentenablage: Bilder verkleinern

Wenn Sie Bilder in aB-Agenta als Dokument ablegen, können Sie mit der neuen Option „Bild verkleinern“ im Ablagedialog eine Maximalgröße festlegen.

Überschreitet das Bild die angegebene Größe (d. h. die längere Seite des Bildes ist größer als die Maximalgröße), wird es automatisch verkleinert (skaliert). Diese Einstellung wird pro Benutzer gespeichert, sodass Sie nicht bei jedem Bild die gewünschte Größe erneut eingeben müssen.

Bildgröße festlegen

Datensatz-Sperrung aufheben: Optimierung der Funktionalität

Während Sie einen Datensatz bearbeiten, kann es vorkommen, dass ein anderer Mitarbeiter ebenfalls Änderungen vornehmen möchte, was bisher nicht möglich war, da der Datensatz dann gesperrt war. Dies konnte auch passieren, wenn ein Datensatz unbeabsichtigt noch geöffnet war, weil ein Mitarbeiter vergessen hat, diesen zu schließen, oder durch einen unvorhergesehenen Programmabsturz.

Die Datensatzsperrung konnte aufgehoben werden, wenn der Mitarbeiter den Datensatz schloss oder man konnte die Sperre nur global aufgeheben, indem man die Funktion „Datensatzsperrungen aufheben“ im Applikationsmenü unter „System-Verwaltung“ nutzte. Dafür musste sichergestellt werden, dass man exklusiv auf die Datenbank zugreift, was bedeutete, dass kein anderer Mitarbeiter eingeloggt sein oder das Programm geöffnet haben durfte.

Jetzt ist es möglich, die Datensatzsperre direkt aufzuheben, selbst wenn der Datensatz von einem anderen Mitarbeiter in Bearbeitung ist, ohne dass er den Datensatz schließen muss oder sich alle abmelden müssen.

Falls ein anderer Mitarbeiter gleichzeitig am Datensatz arbeitet, kann er seine Änderungen ebenfalls fortführen. Am Ende, nach dem Speichern, werden beide Änderungen übernommen. Wenn beide Mitarbeiter Änderungen im gleichen Feld vorgenommen haben, wird die zuletzt gespeicherte Änderung übernommen.

Datensatzsperre aufheben

Klicken Sie im Datensatzbereich oben links neben „Kunden: …“ auf das Icon mit dem Schloss „Datensatzsperre aufheben“.

Neue Felder in speziellen Vertragsdaten für KFZ (nur Österreich)

In den speziellen Vertragsmasken für KFZ wurde neue Felder zur optimierten Verknüpfung der Fahrzeuge in den Untermasken eingefügt. Bei Fahrzeugen mit Wechselkennzeichen sieht die KFZ-Fahrzeug Datensatzmaske drei Fahrzeuge zur Eingabe vor. Jedes Fahrzeug hat dazu entweder eine Teil- oder Vollkaskoversicherung die auch in entsprechenden Masken erfasst werden kann.

Aus diesem Grund haben wir in den Masken KFZ-Haftpflicht, KFZ-Teilkasko usw. jeweils ein Feld „gültig für Fahrzeug“ eingefügt. Hier können Sie jeweils aus den Werten „Fahrzeug 1“, „Fahrzeug 2“ und „Fahrzeug 3“ auswählen und dieses verknüpfen.

Risiko Gültig für Fahrzeug

Schnittstelle zu RXP-Tool von Risk Explorer

Der Bereich mit den Schnittstellen von aB-Agenta wurde um einen weiteren Hersteller erweitert: RPX-Tool von Risk Explorer: Risiko- und Versicherungsprozess modelliert, digitalisiert und automatisiert. Diese Schnittstelle steht Ihnen in aB-Agenta kostenlos zur Verfügung und kann ohne separate Freischaltung genutzt bzw. aufgerufen werden. Allerdings ist es notwendig, dass Sie sich direkt beim Hersteller lizenzieren lassen, um alle Funktionen der Schnittstelle zu nutzen. Nachdem Sie die Schnittstelle lizenziert haben, können Sie die Anmeldedaten in aB-Agenta hinterlegen.

Herstellerinformationen zu RXP-Tool von Risk Explorer:

RXP-Tool™ ist eine von Risk Explorer International entwickelte Software, die den Risiko- und Versicherungsprozess modelliert, digitalisiert und automatisiert. Durch die Kombination von Unternehmensdaten, jahrelanger Erfahrung und Risiko- und Versicherungswissen mit innovativer Technologie erstellt das Tool automatisch Unternehmensrisikoprofile und Risikoanalysen und hält diese auf dem neuesten Stand. Fragmentierte Kundendaten werden durch Risikoprofile, Risikodaten und zusammengesetzte Kundeninformationen ersetzt, auf die jeder im Unternehmen zugreifen kann. Risk Explorer International ist in den Niederlanden, Belgien, den Niederländischen Antillen, Deutschland und Österreich tätig.

Über die Schnittstelle werden folgende Daten von aB-Agenta exportiert/importiert:

  • Kundendaten
  • Ablage der erstellten Risikoanalyse als PDF (Import)

Der Aufruf erfolgt aus dem Kunden heraus mit Klick auf Schnittstellen – „Risk-Explorer“.

Weitere Informationen: https://riskexplorer.international/de/home-deutsch/

Schnittstelle Risk Explorer

Serienbrief über Einzelbrief als PDF ablegen

Für alle, die ein Word-Formular über den Einzelbrief erstellen und es direkt als PDF ablegen möchten, ist diese neue Funktion sehr hilfreich.

Aktivieren Sie dazu im „Serien-Brief/Mail erstellen“ Dialog die Option „als PDF ablegen“.

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