Briefkopf und Brieffuß als Platzhalter in Dokumente einfügen (Version 20.0.427)
Gute Nachrichten für alle, die regelmäßig Word-Dokumente in aB-Agenta erstellen: Ab sofort können Briefköpfe und Brieffüße als Grafik hinterlegt und über neue Platzhalter automatisch z. B. in Word-Dokumente eingefügt werden!
Welche Vorteile habe ich dadurch?
Ändert sich z. B. das Logo oder Ihre Adresse, falls Sie diese als Grafik eingefügt haben, muss die Grafik nicht mehr in jeder Vorlage ersetzt werden. Stattdessen aktualisieren Sie einfach die hinterlegte Datei in den Agentur-Daten, und alle Vorlagen greifen automatisch auf die neue Version zu. Sie müssen also nicht mehr jede Vorlage einzeln abändern und dort die Grafiken manuell austauschen. Dadurch sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler, die beim manuellen Anpassen entstehen könnten.
- Zentrale Aktualisierung – Änderungen am Briefkopf/Brieffuß müssen nur einmal vorgenommen werden.
- Automatische Einbindung – Kein händisches Einfügen oder Nachbearbeiten in jeder Vorlage, lediglich die neuen Platzhalter müssen in den Vorlagen hinterlegt werden.
- Flexibel skalierbar – Bestimmen Sie selbst die optimale Breite pro Platzhalter durch entsprechende Angaben im Platzhalter für die Breite der Grafik. Die Höhe wird automatisch skaliert.
Platzhalter einfügen
- Datensatz öffnen:
Öffnen Sie in aB-Agenta den entsprechenden Datensatz mit den Agenturangaben. - Grafik hinterlegen:
Speichern Sie die gewünschte Grafik für den Briefkopf oder die Fußzeile in den dafür vorgesehenen Feldern:Briefkopf: „Briefkopf“
Brieffuß: „Brieffuß“
- Platzhalter in z. B. Word-Dokument einfügen:
Nutzen Sie die Funktion „Platzhalter einfügen“ im Dialog „Dokument – Vorlage bearbeiten“, um die Platzhalter direkt in das Dokument einzufügen.
- Platzhalter Formate:
Verwenden Sie folgende Platzhalter für die Grafiken, wenn Sie den Brief direkt aus dem Kunden öffnen:
Grafik als Platzhalter in bestimmter Größe einfügen
Falls Sie die Grafik in einer bestimmten Größe einfügen möchten, muss diese nicht mit Hilfe eine Grafikprogramms mit den passenden Maßen erstellt werden, sondern Sie können über den Platzhalter die Breite der Grafik bestimmen. Geben Sie dazu die gewünschte Breite in Millimetern an. Das funktioniert nicht nur für Briefköpfe oder Brieffüße, sondern auch für andere Bild-Platzhalter, wie z. B. eine Unterschrift. Die Höhe wird dann entsprechend automatisch skaliert. Beispiel:
Fügt eine Grafik, z. B. Logo mit 40 mm Breite ein, egal welche Original-Maße die Grafik hat.
Fügt die Grafik, z. B. Absenderangaben mit Bankverbindung mit 210 mm Breite (DIN A4) ein, egal welche Original-Maße die Grafik hat
Muster-Vorlage wird im Update mitgeliefert
Mit dem Update erhalten Sie eine Mustervorlage mit den Platzhaltern „Briefkopf“ und „Brieffuß“, die Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Die Vorlage finden Sie im aB-Agenta-Datenordner unter „Briefe“ – dort sind die Dateien „Brief.doc“, „Briefvorlage-Geschäftsbrief.doc“ hinterlegt.
Wie bereits erwähnt, können Sie die Vorlage jederzeit über den Dialog „Vorlage bearbeiten“ anpassen.
