Textbausteine: Optimierung der Dokumentenverwaltung/Nachrichtenfunktion (Version 18.0.6582)

Die neue Funktion „Textbausteine“ vereinfacht die Erstellung von Dokumenten, Notizen oder Kundenportal-Nachrichten.

Textbausteine Hauptfenster

Mit Hilfe von Textbausteinen können Sie Ihren Arbeitsablauf vereinfachen und optimieren. Wenn Sie z. B. in Briefen oder E-Mails wiederkehrende Texte an bestimmten Stellen verwenden möchten, können Sie diese ganz einfach über vordefinierte Textbausteine einfügen lassen, ohne für jeden Vorgang z. B. eine separate Brief- oder E-Mail Vorlage zu erstellen.

Vorteil von Textbausteinen:

  • Jeder Textbaustein gilt programmübergreifend für Dokumente, Notizen und die Nachrichten-Funktion im Kundenportal
  • Mehrere Textbaustein-Platzhalter in einer Vorlage verwendbar: Die Abfrage erfolgt nach der Reihenfolge der Platzhalter innerhalb eines Dokumentes
  • Identische Feld-Platzhalter wie für aB-Agenta: Innerhalb von Textbausteinen können auch die üblichen aB-Agenta Platzhalter, z. B. für die Vertragsnummer oder Name des Kunden verwendet werden, die dann später durch Daten ersetzt werden
  • Beschleunigen die Antwortzeit
  • Einsparung vieler einzelner Dokumentenvorlagen z. B. durch Verwendung einer neutrale Vorlage, die dann ganz einfach mittels der Textbaustein-Funktion individuell ausgefüllt und personalisiert werden kann

Textbausteine erstellen, bearbeiten, löschen

Die Funktion „Textbausteine“ können Sie entweder bei der Dokumentenverwaltung, bei der Nachrichten-Funktion im Kundenportal, im Text-Editor oder in allen Notizfeldern über die Tastenkombination „Strg+T“ anwenden. Die zentrale Verwaltung der Textbausteine erfolgt über den Dialog Dokument – „Textbausteine bearbeiten“. Um neue Textbausteine zu erstellen, vorhandene zu bearbeiten oder zu löschen gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie einen beliebigen Kunden
  • Klicken Sie auf Dokument – „Textbausteine bearbeiten“
  • Um einen neuen Textbaustein zu erstellen klicken Sie auf „Einfügen“
  • Im Abschnitt „Bezeichnung“ vergeben Sie nun einen Namen für den Textbaustein
  • Im Abschnitt „Textbaustein“ tragen Sie den entsprechenden Text ein. Hier können auch Platzhalter aus aB-Agenta eingefügt werden. Die Schreibweise ist identisch wie bei Dokumenten z. B. {Kunde.Name} oder {Vertragsnummer}
  • Das Feld „Objekt-Zuordnung“ dient zur bessere Zuordnung und Unterscheidung der Textbausteine für verschiedene Vorgänge. Sollen bestimmte Textbausteine zum Beispiel nur dann angezeigt werden, wenn es sich um einen Schaden handelt, dann wählen Sie aus der Liste „Schäden“ aus. Sollen bestimmte Textbausteine in der Auswahlliste erscheinen, wenn Sie z. B. spezielle Dokumente zu KFZ-Verträgen schreiben möchten, dann wählen Sie „KFZ“ in der Liste aus. Wird das Feld „Objekt-Zuordnung“ nicht befüllt, erscheint der Textbaustein immer in der Auswahlliste.
  • Speichern Sie die gewünschten Änderungen ab
  • Hinweis: In Textbausteinen die Sie später in E-Mails verwenden, können auch Links eingefügt werden. Um einen Link zu einer Internetseite einzubinden schreiben Sie z. B. „www.Domain.de“, bei einer E-Mail Adresse z. B. „info@domain.de“. Sind in Textbausteinen Links enthalten, erscheinen diese beim Einfügen vorab als reiner Text. Nach dem Versand der E-Mail werden die entsprechenden Links umgewandelt.

Textbausteine Inhalt

Dokumentenvorlage mit Textbaustein-Platzhalter erstellen

Um in einer Dokumentenvorlage z. B.  zum Vertrag einen Platzhalter für Textbausteine zu platzieren, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie einen beliebigen Vertrag
  • Klicken Sie auf Dokument – „Vorlage bearbeiten“ und wählen anschließend eine Brief- oder E-Mail Vorlage aus zu der Sie Textbausteine hinzufügen möchten
  • An der Stelle wo der Textbaustein später eingefügt werden soll, platzieren Sie den entsprechenden Platzhalter in folgender Schreibweise: {Textbausteine}
  • Sie können den Platzhalter auch mehrmals innerhalb eines Dokumentes verwenden, falls Sie mehrere Textbausteine an verschiedenen Stellen einfügen möchten. Die Schreibweise bleibt dabei immer gleich
  • Speichern Sie anschließend die Vorlage z. B. unter einem neuen Namen ab oder überschreiben die bestehende Vorlage

Textbausteine Mailvorlage

Textbausteine in einer Dokumentenvorlage anwenden

Um die Textbaustein-Funktion z. B. in einer Dokumentenvorlage zum Vertrag zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie den entsprechenden Vertrag zu dem Sie ein Dokument generieren möchten
  • Klicken Sie z. B.  auf Dokument – „E-Mail“, wenn die Vorlage als E-Mail Vorlage erstellt wurde und wählen Sie die zuvor erstellte Vorlage aus
  • Wenn das entsprechende Dokument geöffnet ist, wird parallel dazu das Fenster Textbausteine geöffnet, sobald der erste Textbaustein im Dokument gefunden wurde
  • Klicken Sie im Fenster „Textbausteine“ auf „Hinzufügen“ im einen Textbaustein auszuwählen. Nach der Auswahl wird dieser dann im Abschnitt „Ausgewählte Textbausteine“ angezeigt. Sie können auch noch weitere Textbausteine hinzufügen und miteinander kombinieren. Diese werden dann später nacheinander, durch einen Absatz getrennt, eingefügt.
  • Wird im Dokument ein weiterer Textbaustein gefunden, erscheint wiederum das Fenster Textbaustein in dem Sie wie zuvor beschrieben weiter vorgehen können

Textbausteine in einer Kundenportal-Nachricht anwenden

Um die erstellten Textbausteine z. B. in einer Kundenportal-Nachricht einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie das Kundenportal-Nachrichten Modul über Kundenportal – „Nachrichten“
  • Klicken Sie im rechten Bereich des Nachrichten-Textes auf das Icon „Textbausteine einfügen“
  • Klicken Sie im Fenster „Textbausteine“ auf „Hinzufügen“ im einen Textbaustein auszuwählen. Nach der Auswahl wird dieser dann im Abschnitt „Ausgewählte Textbausteine“ angezeigt. Sie können auch noch weitere Textbausteine hinzufügen und miteinander kombinieren. Diese werden dann später nacheinander in einem extra Absatz eingefügt.

Textbaustein InhaltTextbausteine Signatur

4 Kommentare
  1. Martina Martinez
    Martina Martinez sagte:

    Hallo zusammen,
    freue mich grade sehr über die neue Möglichkeit, die Platzhalter in den Textbausteinen im Notizfeld nutzen zu können. Wir haben uns folgende Notizen eingerichtet (Notizfeld im Vertragsbaustein):

    (für Emails an Gesellschaft, hinter dem Datum steht das Mitarbeiterkürzel)
    Emailnotiz:
    Datum: {Datum} MM
    An: {Gesellschaft}, Ansprechpartner:
    Notiz:

    (für Emails an den Kunden)
    Emailnotiz:
    Datum: {Datum} MM
    An: {Kunde.Vorname} {Kunde.Name}
    Notiz:

    (für Telefonnotizen bei Gesprächen mit der Gesellschaft)
    Telefonnotiz
    Datum: {Datum} MM
    Gesprochen mit:
    Firma: {Gesellschaft}
    Rufnummer: {Gesellschaft.Telefon} {Gesellschaft.Telefon Firma}
    Notiz:

    (für Telefonnotizen mit dem Kunden)
    Telefonnotiz
    Datum: {Datum} MM
    Gesprochen mit: {Kunde.Vorname} {Kunde.Nachname}
    Rufnummer: {Kunde.Telefon} {Kunde.Mobiltelefon}
    Notiz:

    Das war das, was uns auf Anhieb eingefallen ist. Mich würde sehr interessieren, wie andere „Mitstreiter“ die Textbausteine nutzen. Vielleicht kommt man da noch auf Ideen. :-)

    Was mir noch nicht ganz gefällt, ist das etwas umständliche Aufrufen der Textbausteine. Ist noch ziemlich „mauslastig“, also nix für flotte Finger an der Tastatur. Toll wäre, wenn ich nach Auswahl des Textbausteins mit „Enter“ bestätigen könnte, anstatt unten rechts mit der Maus anzuklicken. Und generell wäre ein Shortcut für das Aufrufen der Textbausteine auch super. :-)

    Trotzdem schon mal vielen Dank für die Neuerung!

    Viele Grüße,
    Martina Martínez

    Antworten
    • Thomas Mücken
      Thomas Mücken sagte:

      Hallo Frau Martinez,
      wir freuen uns, dass die neuen Textbausteine direkt so ausgiebig genutzt werden.
      Vielen Dank für Ihre Anregungen. Was bereits heute geht, ist der Aufruf der Textbausteine über eine Tastenkombination. In jedem Notizfeld kann man mit der Tastenkombination Strg+T das Textbausteinfenster aufrufen und dann wie gewohnt verfahren. Das Bestätigen des Dialogs mit „Enter“ sollte kein Problem darstellen und das werden wir auch einbauen.
      Weitere im Programm verfügbare Tastenkombinationen finden Sie unter diesem Link.

      Viele Grüße aus der schönen Eifel,
      Thomas Mücken

      Antworten
  2. Michael Hacke
    Michael Hacke sagte:

    Hallo zusammen,

    eine sehr sinnvolle Erweiterung, wie ich finde! Gibt es neben dem generellen Platzhalter {Textbausteine} auch die Möglichkeit, gleich einen bestimmten Textbaustein anzuspringen? Ist z.B. ein Textbaustein „Vertragsauskunft“ über einen Platzhalter wie {Textbausteine.Vertragsauskunft} erreichbar?
    Das würde die Pflege der Vorlagen erleichtern, denn zur Zeit gibt es z.B. die Vorlage „Vertragsauskunft“ als Mail und als Fax. Eine Änderung am Text muss somit zur Zeit zweimal gepflegt werden.

    Antworten
    • Holger Burgard
      Holger Burgard sagte:

      Hallo Herr Hacke,
      nein, derzeit können Sie keine Platzhalter quasi personalisieren. Die Platzhalter Routine wird demnächst nochmals überarbeitet und verbessert. Dann sollte dieses in ähnlicher Form eventuell möglich sein.

      Viele Grüße nach Siegen
      Holger Burgard

      Antworten

Hinterlasse einen Kommentar

An der Diskussion beteiligen?
Hinterlasse uns deinen Kommentar!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert