Dokumentenverwaltung: Bestimmte Dokumente, wie z. B. die Maklervollmacht als Standard Mail-Anlage definieren (Version 18.0.7164)

Dokumentenverwaltung: Bestimmte Dokumente, wie z. B. die Maklervollmacht als Standard Mail-Anhang definieren (Version 18.0.7164)

Der Versand von Einzel- oder Serien-Mails mit einem Anhang wurde optimiert und kann nun noch schneller und einfacher erfolgen.

Wenn Sie Archiv-Dokumente z. B. die Maklervollmacht oder den Maklervertrag an eine Einzel- oder Serien-Mail anhängen wollten, musste man den Anhang dazu bisher immer manuell auswählen.

Mit der neuen Funktion geht dieses viel einfacher, zumindest wenn es sich immer um das gleiche Dokument oder die gleichen Dokumente handelt, die angehängt werden soll/en. Bei einer individuellen Anlage bleibt die Vorgehensweise gleich wie bisher.

Neue Option Standard Mail-Anhang

Um diese Prozesse beim Versand von Einzel- oder Serien-Mails mit einem Anhang zu beschleunigen, können Sie nun bestimmte Dokumente kennzeichnen, die standardmäßig immer als Dokumenten-Anlage beigefügt werden sollen.

Dokument für Standard Mail-Anhang kennzeichnen

Damit ein Dokument standardmäßig als Mail-Anhang definiert wird, müssen Sie in dem Dokumenten-Info Fenster bei der Ablage des Dokumentes oder nachträglich den Haken bei „Standard Mail-Anhang“ setzen. Wie hier im Beispiel wird die Maklervollmacht gekennzeichnet und kann so standardmäßig immer beim Versand über Dokument – „E-Mail mit Anlagen“ oder über Serien-Brief/-Mail – „Einzelbrief“ automatisiert angehängt werden.

„Standard Mail-Anhang“ bei einer einzelnen E-Mail aktivieren

Um die gekennzeichneten Dokumente nun einer E-Mail automatisiert anzuhängen, öffnen Sie den entsprechenden Vorgang und klicken anschließend auf Dokument – „E-Mail mit Anlagen“. Das Fenster „Anlagen auswählen“ öffnet sich. Aktivieren Sie die neue Option „inkl. Standard Mail-Anhänge“. Wird das Dokument mit OK generiert, fügt aB-Agenta in diesem Fall die Maklervollmacht dem Dokument als Anlage bei.

aB-Agenta speichert sich die Auswahl nicht, sondern die Option muss bei jedem Versand neu gesetzt werden.

sb_standard_mailanhang

„Standard Mail-Anhang“ bei einer Serien-Mail aktivieren

Damit die gekennzeichneten Dokumente automatisch an eine Serien-Mail angehängt werden, öffnen Sie den entsprechenden Dialog zum Generieren einer Serien-Mail über Serien-Brief/-Mail – Über Einzelbrief. Anschließend wählen Sie die entsprechende Vorlage aus, z. B. „Adressänderung.msg“. Wenn Sie die neue Option „inkl. Standard Mail-Anhänge“ aktivieren und anschließend die Serien-Mail versenden, fügt aB-Agenta automatisiert die gekennzeichneten Dokumente, wie in diesem Beispiel die Maklervollmacht, als Anhang zu jeder E-Mail an.

aB-Agenta speichert sich die Auswahl nicht, sondern die Option muss bei jedem Versand neu gesetzt werden.

Bisheriger Einzelversand von E-Mails mit Anlagen (ohne neue Funktion):

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Bisheriger Serien-Mail Versand von E-Mails mit Anlagen (ohne neue Funktion):

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