Experten Tipp

Wussten Sie schon?

In aB-Agenta können Sie ebenfalls einige der gängigen Windows-Tastenkombinationen nutzen.

STRG + F Öffnet die Suchfunktion; je nachdem aus welchem Feld heraus Sie das Kürzel benutzen, können Sie gleich zielgenau und treffsicher nach den gewünschten Objekten suchen und Datensätze schnell finden.
STRG + C Kopiert den markierten Text und lässt sich mit STRG + V an anderer Stelle wieder einfügen.
STRG + S Speichert Ihnen per sofort den aktuellen Stand während des Bearbeiten eines Datensatzes zwischen.
F1 Öffnet die Hilfe-Datei.
F12 Startet automatisch den PC-Visit wenn Sie weitere Unterstützung während eines Support Gespräches brauchen.

 

aB-Agenta spezifische Tricks und Tipps:

Für ein noch komfortableres Bedienkonzept haben wir folgende eigene Short-Cuts angelegt:

Shift + Klick Auf die Relationen (z.B. ein bereits angelegter Vertrag oder Schaden) im Navigationsmenü links öffnet Ihnen mehrere Datensätze (auch Mehrfachauswahl möglich) im Hauptfenster untereinander.
ALT + Klick Auf ein Unterobjekt in der Navigationsleiste links öffnet Ihnen den Datensatz in einem komplett neuen Fenster, um ihn mit einem anderen Datensatz zu vergleichen.
ALT + Doppelklick Funktioniert ebenfalls wie zuvor bei Listennummerierungen.
STRG + Doppelklick In ein Objektfeld (z. B. Gesellschaft im Vertrag) oder in einer Liste auf die Nummerierung öffnet Ihnen den entsprechenden Datensatz in einer separaten Registerkarte.
Serienbriefe/E-Mails Halten Sie beim Klicken auf „über Einzelbrief“ die STRG Taste gedrückt, so werden die Dokumente nicht gedruckt/versendet. Hiermit können Sie bspw. den Vertragsspiegel für Ihre Kunden vorbereiten und automatisch ablegen. Siehe auch Experten-Tipp vom 19.12.2013

 

 

In allen aB-Agenta Datumsfeldern können Sie die Datumswerte ganz einfach auch in Kurzform eingeben.

Experten-Tipp

Dabei tragen Sie die Zahlen ganz einfach ohne den Punkt als Trennzeichen ein. aB-Agenta ergänzt die Werte dann entweder mit dem aktuellen Monat, dem aktuellen Jahr und mit dem Punkt als Trennzeichen. Selbstverständlich können Sie die Datumswerte auch wie bisher über die Datumsauswahl (Kalender) eintragen.

  • Einstellige Eingabe: z. B. 1 – Ergebnis 01.05.2014
  • Vierstellige Eingabe: z. B. 0107 – Ergebnis 01.07.2014
  • Sechsstellige Eingabe: z. B. 010815 – Ergebnis 01.08.2015

 

Textformatierungen beim Einfügen aus einer anderen Quelle nicht mit in das Notizen-Feld übernehmen.

Experten Tipp

Unter Umständen kann es erforderlich sein, aus externen Quellen – z. B. aus einer E-Mail – diverse Textstellen heraus zu kopieren und dann in ein Notizen-Feld von aB-Agenta einzufügen.

Wenn Sie diese Aktion z. B. mittels STRG+C (kopieren aus Quelldatei) und STRG+V (einfügen in das aB-Agenta Notiz-Feld) durchführen, werden die entsprechenden Textformatierungen wie Schriftart und Farbe aus dem Original Text übernommen.

Soll der Text mit der Standard Schriftart, Farbe und Schriftgröße von aB-Agenta eingefügt werden, klicken Sie beim einfügen in das Notiz-Feld auf die rechte Maustaste und wählen dann „Einfügen (Nur Text übernehmen)“.

Schnell-Zugriff auf zuletzt geöffnete Dokumenten-Vorlagen.

Experten-Tipp
Wenn Sie in der Symbolleiste „BEARBEITEN“ über das Untermenü von „Dokument -> Brief/Formular, Excel-Dokument … eine Vorlage öffnen, wird diese in einer Liste gespeichert.
Die Speicherung der zuletzt geöffneten Brief-Vorlagen findet innerhalb der Hauptgruppen (Standard-Adressen, Verträge etc.) statt. Die Vorlagen können somit direkt in dieser Historie der zuletzt benutzen Vorlagen aufgerufen werden.Ein Eintrag in dieser Liste kann mit einem Rechts-Klick gelöscht werden.
Screenshot Dokumenten-Verwaltung
aB-Agenta Experten-Tipp

Thema Schnittstellen: Welche sind vorhanden und was kann übermittelt werden? Die Antwort darauf finden Sie direkt auf unserer Internetseite unter folgendem Link:

https://artbase-software.de/seiten/maklersoftware_schnittstellen_kostenlos.html

Generell werden alle Standard-Schnittstellen (Ausnahme Zusatzmodule) in unserer Maklersoftware aB-Agenta, kostenlos zur Verfügung gestellt!

In den jeweiligen Rubriken (rechtes Navigationsmenü) finden Sie zu jeder Schnittstelle eine kurze Beschreibung des Herstellers und den Funktionsumfang in Verbindung mit aB-Agenta. Also was kann von aB-Agenta an die entsprechende Schnittstelle exportiert oder gegebenenfalls wieder importiert werden. Beachten Sie bitte auch die Hinweise bezüglich der Rahmenvereinbarungen die mit einigen Schnittstellenherstellern bestehen.

Hier zusätzlich nochmals die Aufstellung der bereits vorhanden Schnittstellen mit direktem Link zur entsprechenden Kurzbeschreibung auf unserer Homepage:

Vergleichs- & Analyserechner:

trxi – https://artbase-software.de/seiten/trixi.html
Nafi – https://artbase-software.de/seiten/nafi.html
Levelnine – https://artbase-software.de/seiten/levelnine.html
chegg.net – https://artbase-software.de/seiten/cheggnet.html
kaimann tariffinder – https://artbase-software.de/seiten/kaimaan.html
fb-Xpert – https://artbase-software.de/seiten/fbxpert.html
Mr-Money – https://artbase-software.de/seiten/mrmoney.html
VERSDIREKT – https://artbase-software.de/seiten/versdirekt.html
Softfair – https://artbase-software.de/seiten/softfair.html
MWS Braun Finanzanalyse – https://artbase-software.de/seiten/mwsbraun.html

Beratungsprotokolle:

EU-Protokoll – https://artbase-software.de/seiten/beratungsprotokoll_versicherungsmakler.html
VEMA Beratungsprotokoll – https://artbase-software.de/seiten/vema.html

Gesellschaften:

GDV – https://artbase-software.de/seiten/gdv.html
VHV MAX.NET – https://artbase-software.de/seiten/vhvmaxnet.html
Gesellschaft-Extranet – https://artbase-software.de/seiten/gesellschaft_extranet.html

Policierung:

TOGETHER – https://artbase-software.de/seiten/together.html

Sonstige:

Bestand.at – https://artbase-software.de/seiten/bestand_at.html
Das Örtliche – https://artbase-software.de/seiten/dasoertliche.html
Microsoft Office – https://artbase-software.de/seiten/msoffice.html

Experten Tipp

Im neuesten Online-Update der Version 17.0 haben wir in der Mitarbeiter-Stammdatenmaske ein neues Feld „Unterschrift“ eingefügt. Mittels diesem Feld, können Sie nun über die Platzhalter-Routine automatisch die Unterschrift des aktuell in aB-Agenta eingeloggten Mitarbeiters, z. B. in ein Word-Dokument einfügen lassen.

Vorraussetzung:

Jeder Mitarbeiter muss als Mitarbeiter-Datensatz in aB-Agenta erfasst werden und in dem Modul „Benutzer-Zugriffsrechte“ mit einem eigenen Zugang hinterlegt sein. Zusätzlich ist es erforderlich in den Benutzer-Zugriffsrechten, dass Feld „entsprechender Mitarbeiter“ ebenfalls mit dem Mitarbeiter zu befüllen.

Vorgehensweise:

  1. Scannnen Sie zunächst die gewünschte Unterschrift des Mitarbeiter ab und speichern diese anschließend auf der lokalen Festplatte ab.
    Hinweis: Es können keine .pdf Dateien verwendet werden, sondern nur Grafikdateien wie z. B. .jpg. Deswegen achten Sie beim Scanvorgang darauf, dass Sie in den Voreinstellungen .jpg, .tif oder .png als Dateityp ausgewählt haben.
  2. Öffnen Sie in aB-Agenta das Datenblatt des entsprechenden Mitarbeiters.
  3. Durch einen Doppelklick in den freien Bereich des Feldes „Unterschrift“, öffnet sich das Explorer-Fenster „Bild auswählen“. Wählen Sie nun die zuvor abgespeicherte Datei mit der Unterschrift des Mitarbeiters aus. Alternativ können Sie die Datei auch direkt via Drag & Drop in das Unterschriften-Feld hinein ziehen.
  4. Klicken Sie nun in der Symbolleiste auf „Bearbeiten“ -> „Dokument“ (Drop-down Menü) -> „Vorlage bearbeiten“ und öffnen die entsprechende Vorlage in der die Unterschrift später eingefügt werden soll. Dort wo die Unterschrift erscheinen soll, tragen Sie nun den folgenden Platzhalter inkl. der Klammern ein: {Benutzer.Unterschrift}
  5. Speichern Sie die Vorlage ab.

Wenn Sie zukünftig diese Vorlage verwenden, wird automatisch die Unterschrift des derzeit in aB-Agenta eingeloggten Mitarbeiters eingefügt.

TIPP 1: Sollte die Unterschrift von den Proportionen zu groß oder klein sein, können Sie den Platzhalter, auch in eine Tabellen-Zelle einfügen. Öffnen Sie dazu die entsprechende Word-Vorlage (wie in Schritt 4 beschrieben) und stellen den Cursor an die Position, wo später die Unterschrift erscheinen soll. Klicken Sie nun auf „Einfügen“ und wählen den Punkt Tabelle 1×1 (1 Zeile, 1 Spalte).  Tragen Sie nun wie oben beschrieben den entsprechenden Platzhalter {Benutzer.Unterschrift} in diese Zelle ein. Nun können Sie diese Zelle noch passend auf die richtige End-Größe skalieren.

TIPP 2: Sofern nicht die Unterschrift des aktuell eingeloggten Mitarbeiters erscheinen soll, sondern die des Mitarbeiters, der im Feld Betreuer unter dem Kunden hinterlegt ist, ändern Sie den Platzhalter auf {Betreuer.Unterschrift} ab.

Experten-Tipp

 

Sie wollen für alle Bestandskunden einen aktuellen Vertragsspiegel zum Jahresende ablegen (archivieren), um rückwirkend nochmals den Vertragsbestand zu einem bestimmten Zeitpunkt abzurufen (Vertragshistorie)?

Dieses kann über die Funktion “Serienbrief -> Über Einzelbrief” erzeugt werden. Dabei wird der Vertragsspiegel im Dokumenten-Management-System von aB-Agenta als Dokument abgelegt, ohne dass dieses gedruckt wird.

Vorgehensweise:
Voraussetzung ist, dass es sich bei den Dokumenten um Word- oder Excel-Dateien handelt. Im Prinzip ist die Vorgehensweise identisch wie der Aufruf eines Serienbriefes über die Funktion “Über Einzelbrief”.

1) Führen Sie vorab eine entsprechende Selektion aus.
2) Klicken Sie bei gedrückter “STRG-Taste” nun auf Serienbrief “Über Einzelbrief”.
3) Lassen Sie die “STRG-Taste” wieder los.

Anschließend wählen Sie die entsprechende Vorlage aus, z. B. “Vertragsspiegel.doc” im Briefvorlagen Ordner Berichte. Handelt es sich um eine Original-Vorlage, werden Sie noch aufgefordert, diese unter einem anderen Namen abzuspeichern.
Gegebenenfalls entfernen (oder setzen) Sie anschließend noch entsprechende Markierungen im Fenster “Datensätze für Serienbrief auswählen” falls ein Kunde nicht (oder doch) angeschrieben werden soll.
Nun öffnet sich Microsoft-Word und das entsprechende Dokument. Falls Sie keine Änderungen mehr an der Vorlage vornehmen möchten, schließen das geöffnete Dokument. Die nun folgende Abfrage “Soll der Serienbrief im Archiv abgelegt werden?” bestätigen Sie mit “Ja”.

Es erscheint nun kein “Drucker auswählen” Menü mehr, sondern aB-Agenta ruft nun automatisiert jedes Dokument auf, übergibt die Kundendaten an die Platzhalter im Word-Dokument und schließt es anschließend wieder. Die Ablage zu jedem Datensatz als Dokument ist nun abgeschlossen.

Experten-Tipp
Mit Hilfe der Schnell-Suche kann innerhalb einer beliebigen Listenspalte von aB-Agenta schnell nach einem Wert gesucht werden. Drücken Sie dazu die STRG (CTRL)-Taste und klicken auf die gewünschte Spaltenüberschrift. Geben Sie dann den Suchbegriff ein und drücken Return.