Was bedeutet die Auswahl der „Benutzer Auswahl“ in Verbindung mit dem Online-Update?

Im Online-Update Dialog können Sie im Fenster „artBase! – Setup“, im Abschnitt „Programm“ wählen zwischen „Alle Benutzer“ und „Aktueller Benutzer“.

Je nachdem welche Auswahl Sie treffen, wird bei einer Neuinstallation entweder bei der Auwahl „Alle Benutzer“ in allen Windows-Konten ein aB-Agenta Symbol angelegt oder bei der Auswahl „Aktueller Benutzer“ nur für den aktuell eingelogten Benutzer unter dem Windows-Konto.

Diese Auswahl ist aber nur bei einer Neu-Installation des Programms erforderlich. Sollten Sie also keine Neuinstalltion des aB-Agenta Programms durchführen sondern nur ein Online-Update, können Sie die dort voreingestellte Option beibehalten, bzw. ignorieren.

benutzerauswahl-onlineupdate

Bei Benutzung des Dopplermoduls können Sie festlegen, welche Informationen, bzw. welche Felder/Spalten angezeigt und in welcher Reihenfolge diese sortiert werden sollen.

Hierzu benutzen Sie einfach die blauen Pfeile rechts unten in der Startmaske des Moduls. Markieren Sie links im Bereich „verfügbare Felder“ das gewünschte Feld, welches später in der Ergebnisliste der Doppler angezeigt werden soll. Fügen Sie dieses mit dem Rechtspfeil hinzu. Genauso können Sie Felder ausblenden; markieren Sie diese entsprechend rechts unten im Bereich „Felder für Ergebnis-Liste“ und entfernen diese mit einem Klick auf den Linkspfeil.

Mit den Pfeilen nach oben und unten können Sie die Reihenfolge für angezeigten Spalten der Liste nun sortieren.

Tipp: Setzen Sie den Haken bei „Datensatz nach Zusammenführung zur Bearbeitung öffnen“, um eine Endkontrolle durchzuführen.

Dopplermodul_infos

Unser heutiger Experten-Tipp greift nochmals das wichtige Thema Datensicherung auf.

Beim Programmstart von aB-Agenta werden Sie nach der internen Datensicherung gefragt, welche Sie auf jeden Fall durchführen sollten. Um die Wiederherstellbarkeit Ihrer Daten im Falle eines technischen Problems zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen in regelmäßigen Abständen auch eine zusätzliche Datensicherung auf ein externes Medium durchzuführen.

Für eine externe Datensicherung können Sie z. B. NAS-Laufwerke, externe Festplatten, USB-Sticks, andere PC´s (z. B. über Netzwerkumgebung), etc. als Medium nutzen.

Um eine externe Datensicherung aus aB-Agenta heraus anzustoßen, benötigen Sie Administrator-Rechte.

Gehen Sie zur Sicherung wie folgt vor:
In dem Register Sonstiges in der Symbolleiste finden Sie den Button Externe Datensicherung. Wenn Sie diesen Knopf klicken, wird als erstes die interne Datensicherung in den vorhandenen Backup-Ordner gestartet. Ist diese Aktion abgeschlossen, erscheint ein Dialog, in dem Sie den Ordner für die externe Backup-Kopie auswählen müssen. Den gewählten Ordner merkt sich das Programm pro Arbeitsplatz. Er kann nachträglich über die Arbeitsplatz-Einstellungen im Abschnitt Datensicherung auf dem Register Optionen für Daten-Ordner im Feld Backup-Ordner für externe Sicherung umgestellt werden.

Sparen Sie Zeit beim GDV- oder Daten-Import, da der Schritt 1. „Temporären Datenordner für Import anlegen“ nicht immer erforderlich ist!

Dieser muss nämlich nur in bestimmten Fällen (z. B. bei internen aB-Agenta Datenbank-Anpassungen) durchgeführt werden. Ansonsten beginnen Sie direkt mit Schritt 2. „Datei(en) auswählen und in temp. Datenordner importieren“ (beim GDV-Import Modul) oder Schritt 2. „Import-Schema anlegen bzw. bearbeiten“ (beim Daten-Import Modul).

Sollte es doch erforderlich sein, den Schritt 1. durch zu führen, bekommen Sie einen entsprechenden Hinweistext seitens aB-Agenta.

Sie können aus aB-Agenta heraus keine Dokumente mehr mit Word 2013 erstellen? Doch, das können Sie. Wir zeigen wie´s geht.

Wenn Sie beim Erstellen von Word Dokumenten aus aB-Agenta heraus folgende Fehlermeldung erhalten, dann liegt das an Ihren Office Einstellungen.(Error 4605: Die Unprotect-Methode oder -Eigenschaft ist nicht verfügbar, weil dieser Befehl für den Lesemodus nicht zur Verfügung steht…)

 

wordoption_lesemodus_2013

Das Dokument wurde im Lesemodus geöffnet und steht nicht zur Bearbeitung zur Verfügung. Schauen Sie in Ihre WORD-Optionen (Einstellungen). Hier müssen Sie einfach im Reiter „Allgemein“ die Option „E-Mail Anlagen und andere nicht bearbeitbare Dateien im Lesemodus öffnen“ ausschalten.

 

 

Sie wollen für alle Bestandskunden einen aktuellen Vertragsspiegel zum Jahresende ablegen (archivieren), um rückwirkend nochmals den Vertragsbestand zu einem bestimmten Zeitpunkt abrufen zu können (Vertragshistorie)?

Dieses kann über die Funktion “Serienbrief -> Über Einzelbrief” erzeugt werden. Dabei wird der Vertragsspiegel im Dokumenten-Management-System von aB-Agenta als Dokument abgelegt, ohne gedruckt zu werden.

Vorgehensweise:
Voraussetzung ist, dass es sich bei den Dokumenten um Word- oder Excel-Dateien handelt. Im Prinzip ist die Vorgehensweise identisch wie der Aufruf eines Serienbriefes über die Funktion “Über Einzelbrief”.

1) Führen Sie vorab eine entsprechende Selektion aus.
2) Klicken Sie bei gedrückter “STRG-Taste” nun auf “Serienbrief -> Über Einzelbrief”.
3) Lassen Sie die “STRG-Taste” wieder los.

Anschließend wählen Sie die entsprechende Vorlage aus, z. B. “Vertragsspiegel.doc” im Briefvorlagen Ordner Berichte. Handelt es sich um eine Original-Vorlage werden Sie aufgefordert, diese unter einem anderen Namen abzuspeichern.
Gegebenenfalls entfernen (oder setzen) Sie anschließend noch entsprechende Markierungen im Fenster “Datensätze für Serienbrief auswählen” falls ein Kunde nicht (oder doch) angeschrieben werden soll.
Nun öffnet sich Microsoft-Word und das entsprechende Dokument. Falls Sie keine Änderungen mehr an der Vorlage vornehmen möchten, schließen das geöffnete Dokument. Die nun folgende Abfrage “Soll der Serienbrief im Archiv abgelegt werden?” bestätigen Sie mit “Ja”.

Es erscheint nun kein “Drucker auswählen” Menü mehr, sondern aB-Agenta ruft nun automatisiert jedes Dokument auf, übergibt die Kundendaten an die Platzhalter im Word-Dokument und schließt es anschließend wieder. Die Ablage zu jedem Datensatz als Dokument ist nun abgeschlossen.

Vermeiden Sie die Vergabe von doppelten Kundennummern beim Datenabgleich, z. B. mit Notebooks über den Eintrag „Autowert-Vorsatz“ in den Arbeitsplatz-Einstellungen.

Setzen Sie eine zusätzliche Lizenz, wie z. B. eine Notebook oder Filial-Version von aB-Agenta ein? Dann ist dieser Experten-Tipp genau das richtige für Sie!

Wie Sie wissen, haben die Notebook und Filial-Version jeweils einen eigenen lokalen Datenordner, der durch die Datenabgleich-Routine von aB-Agenta mit dem Hauptbestand abgeglichen wird. Dieses  bedeutet jedoch auch, dass bei einer Neuanlage eines Kunden, auf dem Hauptbestand oder auf dem Notebook-/Filial-Rechner immer eine neue Kundennummer vergeben wird. Da beide Datenbestände in diesem Moment nicht miteinander verbunden sind, kann es dann zu einer doppelten Vergabe einer Kundennummer kommen. Beim nächsten Datenabgleich zwischen Notebook- oder Filial-Bestand mit dem Server hätten dann zwei Kunden die gleiche Kundennummer.

Um dieses zu verhindern, können Sie in den Arbeitsplatz-Einstellungen von aB-Agenta im Reiter „Optionen für Daten-Ordner: …“ im Abschnitt „Sonstiges“ die Option „Autowert-Vorsatz“ nutzen. Melden Sie sich dazu auf dem jeweiligen Notebook- oder Filialrechner an der lokalen Datenbank an. Tragen Sie nun in der Option „Autowert-Vorsatz“ z. B. Ihren Mitarbeiter/Initialien oder Filial Kürzel in die Zeile ein.

Als Beispiel: Aussendienstmitarbeiter Herr Hans Mustermann

Im Feld „Autowert-Vorsatz“ trägt Herr Hans Mustermann das Kürzel HM ein. Ab sofort wird nun bei einer Neuanlage eines Kunden, dieser Wert vor die eigentliche Kundennummer geschrieben -> HM12345

Durch diesen Vorsatz vermeiden Sie ab sofort die Vergabe von doppelten Kundennummern!

Die Symbolleiste von aB-Agenta kann ein- oder ausgeblendet werden, indem man einen Doppelklick auf einen der Ribbons, z. B. "Bearbeiten, Makros, etc." ausführt.

Symbolleiste ein-/ausblenden

Um dann das entsprechende Ribbon wieder einzublenden, müssen Sie mit der Maus auf den Eintrag z. B. "Bearbeiten, Makros, etc." klicken. Die Symbolleiste legt sich dann über den Fensterinhalt und bleibt so lange eingeblendet, bis Sie mit der Maus auf eine andere Stelle im Programm klicken.

Experten-Tipp

Mit diesem Modul können Sie in das Extranet der jeweiligen Gesellschaft springen. Dabei werden keine Kunden- oder Vertragsdaten an die Gesellschaft übergeben. Je nach Extranet können bereits vorhandene Daten aufgerufen werden oder man springt nur in das jeweilige Extranet der Gesellschaft und muss dann den entsprechenden Kunden oder Vertrag manuell suchen.

Voraussetzungen:
Die Zugangsdaten für die jeweilige Gesellschaft müssen in aB-Agenta hinterlegt sein. Sollten Sie für Ihre Mitarbeiter unterschiedliche Benutzer im Extranet der Gesellschaft angelegt haben, können Sie zu der Gesellschaft einen neuen Unter-Datensatz vom Typ Extranet-Zugangsdaten anlegen und die entsprechenden Daten dort eintragen. Nutzen alle Mitarbeiter den gleichen Zugang, genügt es die Felder Benutzer und Kennwort im Abschnitt Extranet für die Gesellschaft auszufüllen. Das Extranet-Modul überprüft zuerst, ob für den eingeloggten Benutzer Extranet-Zugangsdaten existieren. Wenn ja, nimmt es diese Zugangsdaten ansonsten werden die Zugangsdaten aus der Gesellschafts-Maske genommen.

Vorgehensweise:
Öffnen Sie den jeweiligen Datensatz, den Sie sich im Extranet anschauen wollen. Momentan gibt es Anbindungen aus der Gesellschaft direkt oder aus einem Vertrag zu dieser Gesellschaft. Eine Anbindung aus einem Kunden funktioniert zurzeit nur mit dem VHV MAX.NET, da hier die Zugangsdaten für das Extranet in der ReCoMax-Software hinterlegt sind und kein Gesellschafts-Bezug notwendig ist. Sollten Sie zum ersten Mal in das Extranet der gewählten Gesellschaft springen, erscheint ein Fenster, in dem Sie die entsprechende Anbindung wählen müssen. Klicken Sie dazu doppelt auf die Nummer vor der jeweiligen Anbindung oder wählen den Eintrag an und klicken auf Übernehmen. Die gewählte Anbindung wird von aB-Agenta gespeichert, so dass die manuelle Auswahl beim nächsten Aufruf nicht mehr notwendig ist. Die Auswahl wird pro Objekt gespeichert. Das bedeutet, dass Sie
beispielsweise die Anbindung an den Deutschen Ring einmal aus einem Vertrag und einmal aus der Gesellschaft direkt manuell wählen müssen, da der Aufruf sich eventuell je nach Objekt unterscheidet. Sollten Sie einmal versehentlich eine falsche Zuordnung getroffen haben, halten Sie beim Start des Moduls die STRG-Taste gedrückt, dann wird das Fenster zur Auswahl der Anbindung trotz bereits erfolgter Zuordnung geöffnet.

Unterstütze Gesellschaften (Deutschland):

  • Delta Lloyd
  • DeltaLloyd Finanzpartner (DLFP)
  • Deltalloyd Vertriebspartner
  • Deutsche Kreditbank AG
  • Deutscher Ring
  • Itzehoer Versicherungen
  • MAXPOOL
  • Prohyp
  • SwissLife
  • UNION
  • VHV MAX.NET
  • WÜBA

Unterstütze Gesellschaften (Österreich):

  • ARAG
  • Grazer Wechselseitige Versicherung AG
  • Hannover (HDI)
  • Nürnberger
  • Oberösterreichische Versicherung AG
  • Skandia
  • VAV
  • Wüstenrot
  • Zurich

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Gehen Sie in die aB-Agenta Arbeitsplatz-Einstellungen. Diese finden Sie wenn Sie auf das runde Icon oben links in der Ecke (aB-Agenta Version 17.0) klicken.

In dem Reiter „Optionen für Daten-Ordner:…“ im Abschnitt „Sonstiges“ gibt es die Option „Dokumente ins Archiv nach Monaten“. Hier können Sie bestimmen, nach wie vielen Monaten ein Dokument ins Archiv wandert. Entscheidend dafür ist das letzte Änderungsdatum des jeweiligen Dokumentes.

Alle Dokumente die dann im Archiv liegen, erkennen Sie an dem neuen Eintrag im aB-Agenta Navigationsmenü „Dokumente (Archiv)“.

NEU!
Die Option „Dokumente ins Archiv nach Monaten“ ist keine globale Einstellung mehr, welche für alle Arbeitsplätze im Netzwerk gilt und nur vom Administrator eingestellt werden konnte. Ab sofort kann die Option daher von jedem angepasst werden und ist nur für den angemeldeten Benutzer wirksam. Die Umstellung hat keine Auswirkung auf die Dokumenten-Datensätze, es handelt sich lediglich um eine Anzeige-Option.