Automatisierter GDV-/OMDS-Import* und BiPRO-Postabruf* u.v.m. mit Aufgabenplanung (Version 18.0.7046)

Automatisierter GDV-/OMDS-Import*, BiPRO-Postabruf* u.v.m. mit Aufgabenplanung

Aufgabenplanung einrichten – Zeit und Geld sparen!

Zeit und Kosteneinsparung wird immer wichtiger im täglichen Maklergeschäft. Beides können Sie mit der integrierten Aufgabenplanung von aB-Agenta in Verbindung mit der Windows-Aufgabenplanung realisieren.

Mittels der Aufgabenplanung können Sie ganz einfach zeitgesteuerte Prozesse für aB-Agenta erstellen, die direkt am Server ausgeführt werden. Es wird dazu eine XML-Datei erzeugt in der alle erforderlichen Parameter gespeichert sind. Diese wird dann später als neue Aufgabe in der Windows-Aufgabenplanung importiert.

Hinweis: Da durch diese Funktion Einstellungen an Ihrem Server vorgenommen werden, sollte dieses auch nur von Ihrem örtlichen EDV-Betreuer vorgenommen werden, der über die entsprechenden Einstellungen an Ihrem Server informiert ist.

Aufgabenplanung in aB-Agenta erstellen

Um in aB-Agenta eine Aufgabenplanung einzurichten, klicken Sie auf Sonstiges – „Aufgabenplanung“ und aktivieren Sie die entsprechende Option. Zu jeder Option lassen sich zusätzlich noch Startzeit und Wochentag einstellen.

Aufgabenplanung Ribbon

Folgende Funktionen lassen sich mittels der Aufgabenplanung automatisieren:

Aufgabenplanung

Wichtig: Global muss noch der Windows-Benutzer definiert werden unter dessen Anmeldung die Aufgabenplanung am Server gestartet wird.

BiPRO-Postabruf

Der Postkorb-Abruf über den BiPRO Client b-OX erfolgt in 4 Schritten, wobei Sie den 2. Schritt über die Aufgabenplanung automatisieren können.

  1. Im ersten Schritt holt die Postkorb-App rund 600 Geschäftsvorfälle darunter Policen, Änderungen, Kündigungen, Beitragsrück- und Schadenstände per BiPRO-Schnittstelle von mehr als 40 Risikoträgern elektronisch ab. Das geht vollautomatisch und dank Parellelverarbeitung äußerst schnell. In den Einstellungen der b-OX kann dieser Abruf so eingestellt werden, dass z. B. einmal pro Tag der Abruf im Hintergrund erfolgt.
  2. Im nächsten Schritt werden die Dokumente dann von der Cloud in den temporären Postkorb von aB-Agenta importiert. Diesen Schritt können Sie manuell starten oder über die Aufgabenplanung. Wenn Sie dieses über die Aufgabenplanung definieren, sparen Sie sich die Wartezeit beim Download der Dokumente und können direkt mit dem 3. Schritt beginnen.
  3. Im 3. Schritt müssen Sie dann manuell die Dokumente prüfen, welche abgerufen worden sind und ggf. noch manuell zuordnen, falls nicht schon eine automatische Zuordnung z. B. anhand der Vertragsnummer erfolgt ist.
  4. Im letzten Schritt erfolgt dann der Import der Dokumente in aB-Agenta.

Datenabgleich

Auch der Datenabgleich mit Notebooks oder Filial-Versionen kann über die Aufgabenplanung automatisiert zu bestimmten Zeiten erfolgen.  Das erspart Ihnen, bzw. den Mitarbeitern die Wartezeit beim Abgleichen.

Datensicherung

Ein wichtiger Punkt in der Automatisierung ist die Datensicherung. Eine Datensicherung, egal ob mit oder ohne Automatisierung, sollte auf jeden Fall erfolgen, damit Ihre Daten bei einem System-Ausfall wiederhergestellt werden können. Die Automatisierung der Datensicherung kann über die automatische Aufgabenplanung gezielt eingestellt werden. Dabei wird der komplette Daten-Ordner von aB-Agenta in einen von Ihnen definierten Backup-Ordner gesichert.

GDV-/OMDS-Import

Gerade wenn es darum geht den Import von GDV-/OMDS-Dateien zu beschleunigen, kann Ihnen die Aufgabenplanung enorm viel Zeit sparen.

Mit Hilfe der Aufgabenplanung wird das Einlesen der GDV-/OMDS-Datei automatisch bis zum 4. Schritt ausgeführt. Sie starten dann einfach nur noch den 5. Schritt „Automatischen Abgleich nachbearbeiten“.

Wichtig: Um das Einlesen zu automatisieren, müssen die entsprechenden GDV-/OMDS-Dateien, die importiert werden sollen, in dem in der Aufgabenplanung angegebenen Verzeichnis z. B. „C:\Import\GDV-OMDS“ von Ihnen abgelegt werden. Gezippte Dateien müssen dabei vorab entpackt werden!

Online-Update

Mit dem automatischen Online-Update verpassen Sie kein Update von aB-Agenta mehr und sind immer auf dem neuesten Programm-Stand.

Import der erstellten Aufgabe in die Windows-Aufgabenplanung

Um die gewünschten Aufgaben auszuführen, müssen die erzeugten XML-Dateien in die Windows-Aufgabenplanung importiert werden.

Wenn Sie alle erforderlichen Parameter in der aB-Agenta Aufgabenplanung eingestellt haben, klicken Sie auf „Erstellen“. Im Anschluss erscheint der Windows-Dialog „Ordner suchen“. Hier wählen Sie bitte einen entsprechenden Pfad zum Zwischenspeichern der XML-Dateien aus.

Starten Sie nun die „Aufgabenplanung“ unter Windows.

Klicken Sie im Fenster der Aufgabenplanung auf Aktion – „Aufgabe importieren…“. Wählen Sie anschließend über den Windows-Dialog die zuvor erzeugte XML-Datei aus. Es werden nun gemäß Ihren Einstellungen automatisch die entsprechenden Aufgaben unter der Windows-Aufgabenplanung angelegt.

Wichtig: Bitte prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob z. B. die „Datensicherung“ ohne entsprechendes Fehlerprotokoll in der Windows-Aufgabenplanung ausgeführt wurde. Siehe dazu nachfolgende Beschreibung.


Benachrichtigung über erfolgte Ausführung einer Aufgabe

Um eine Benachrichtigung zu erhalten, ob eine wie oben beschriebene automatische Aufgabe durchgeführt wurde und ob sie funktioniert hat oder nicht, können Sie sich per E-Mail darüber informieren lassen. Tragen Sie dazu in aB-Agenta unter Sonstiges – Extras – „Einstellungen System-Meldungen“ die erforderlichen E-Mail Parameter ein.

Aufgabenplanung System Einstellungen


*Automatisierter Import der Daten beim GDV-/OMDS-Import bis zum 4. Schritt auf dem Server, z. B. in der Nacht . Der manuelle Abgleich der Daten muss dann wieder durch den Anwender erfolgen. Beim BiPRO-Postabruf erfolgt der Abruf der Post über aB-Agenta automatisiert bereits z. B. in der Nacht, so dass nur noch die Zuordnung der Dokumente geprüft werden muss.