Auszug der personenbezogenen Daten: Änderungen wegen DSGVO (Version 18.0.6717)
Im Rahmen der DSGVO wurde eine neue Export-Funktion integriert – „Datenauszug nach DSGVO (XML)“
Auf Knopfdruck kann ein kompletter Auszug der gespeicherten personenbezogenen Daten einer Person, inkl. der Dokumente als XML-Datei erfolgen.
Folgende Daten werden standardmäßig nicht exportiert, können aber optional über den Masken-Designer für den Export freigegeben werden:
- Gesprächsnotizen
- Aufgaben/Termine
- alle Provisionsdaten
- alle Notizfelder
- Schadenmaske: alle Daten zum Geschädigten
- alle Systemfelder
- Dokumente sind standardmäßig für den Export freigegeben, können aber pro Dokument über das Feld „nicht in Datenauszug“ für den Export ausgeschlossen werden
Vorgehensweise zum erstellen eines Datenauszuges
Um einen Auszug der gespeicherten personenbezogenen Daten aus dem aB-Agenta heraus zu generieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie zuerst den entsprechenden Kunden
- Klicken Sie dann auf Bearbeiten – „Export“
- Markieren Sie die Option „Datenauszug nach DSGVO (XML)“ und klicken anschließend auf „Ok“
- Anschließend wählen Sie den Speicherort, wohin der Export der Daten erfolgen soll
- aB-Agenta generiert automatisch einen Ordner mit dem Namen und Vornamen des Kunden. In dem Ordner befindet sich dann eine Datei „daten.xml“ mit allen personenbezogenen Daten des Kunden, sowie ein Ordner „Dokumente“ (falls vorhanden). Innerhalb des Ordners liegen alle Dokumente die direkt zum Kunden hinterlegt wurden, sowie ein Unterordner „Verträge“ und „Schäden“, falls auch Dokumente zu Vorgängen abgelegt wurden.
- Wenn Sie Dokumente vom Export ausschließen möchten, setzen Sie vorab bei den entsprechenden Dokumenten im Abschnitt „Dokumenten-Daten“ den Haken bei „nicht in Datenauszug“
Hinweis: Die DSGVO Verordnung fordert, dass die Daten in maschinenlesbarer Form zur Verfügung gestellt werden. Diesem wird durch den Export in das XML-Format entsprochen.
Lernvideo/Tutorial – E-Mail Anhänge verschlüsselt versenden
Hier finden Sie ein entsprechendes Video dazu:
Vorweg eine dickes Dankeschön! Sie machen einen hervorragenden Job!
Jetzt drängt sich zu diesem Thema noch eine Frage auf: Wird es zukünftig eine Möglichkeit geben, dass die Daten „ehemaliger“ Kunden archiviert werden und nach Ablauf einer festgesetzten Frist automatisch gelöscht werden?
Guten Morgen Herr Mielke,
danke für das Lob :-)
In der Sache mit dem Archivieren von Datensätzen gemäß der DSGVO sind wir derzeit noch an der Umsetzung einer Lösung. Ich kann Ihnen zum jetzigen Zeitpunkt aber noch keine genauen Infos geben, wie wir das genau im Detail umsetzen werden. Verfolgen Sie einfach den News-Bereich.
Freundliche Grüße aus der Vulkaneifel
Holger Burgard
artBase! Software GmbH