Provisionsabrechnung: Optimierung der Mustervorlagen für die Abrechnung (Version 181.0.6618)

In der Provisionsabrechnung wurden die beiden Mustervorlagen „Abrechnungs-Deckblatt.doc“ und „Abrechnung komplett.doc“ optisch und inhaltlich verbessert.

Die Vorlagen können Sie verwenden um Ihren Untervermittlern über das Zusatzmodul „Provisionsabrechnung“ eine Übersicht über die gezahlten Provisionen zu generieren. Im Zuge der Optimierung wurde das Deckblatt besser strukturiert und zusätzlich 2 neue Platzhalter „Stornoreserve Kontostand“ und „Kontostand des Vormonats“ eingefügt.

Vorlagen anpassen

Selbstverständlich können die beiden Vorlagen über den Vorlagen-Assistenten in der Provisionsabrechnung unter „Optionen – Abrechnungs-Deckblatt“ von Ihnen angepasst werden. Anschließend speichern Sie die Vorlage unter einem neuen Namen ab. Falls Sie sich bereits eigene Vorlagen für die Provisionsabrechnung erstellt haben, werden diese durch das Update nicht überschrieben.

Volltextsuche – schnelleres Suchergebnis durch Optimierung

In der aB-Agenta Such-Funktion wurde die Volltextsuche so optimiert, dass die benötigte Zeit für ein Such-Ergebnis zu erhalten, um ein vielfaches verkürzt werden konnte.

Die Volltext-Suche finden Sie in der Standard-Suchfunktion von aB-Agenta.

Mit Hilfe der Volltext-Suche können Sie in einem bestimmten Objekt, z. B. Verträge, die gesamte Datenbank nach einem bestimmten Suchkriterium durchsuchen.

Masken-Designer: Neue Option „Verschlüsselt“ zur Anlage von z. B. Passwort-Feldern (Version 18.0.6592)

In den Eigenschafts-Definitionen vom Masken-Designer (optionales Zusatzmodul) wurde im Abschnitt „benutzerdefinierte Optionen“ die neue Option „Verschlüsselt“ eingefügt.

Mit dieser Option können sie entweder ein neues oder bestehendes Feld (sofern dieses kein Systemfeld ist), als verschlüsseltes Feld z. B. als Passwort-Feld formatieren. Dabei wird der Inhalt des Feldes durch „*****“ ersetzt.

Um ein Feld als „verschlüsselt“ zu formatieren, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie den entsprechenden Datensatz in dem das Feld enthalten ist, welches Sie als „verschlüsselt“ umformatieren möchten
  • Klicken Sie auf Zusatzmodule – „Masken-Designer“ (Administrator-Rechte erforderlich) – das Eigenschaften Fenster zum entsprechenden Objekt öffnet sich
  • Öffnen Sie per Doppelklick die Eigenschafts-Definition des Feldes welches formatiert werden soll
  • Prüfen Sie unter dem Abschnitt „System-Optionen“ ob es sich nicht um ein System-Feld handelt, andernfalls ist eine Formatierung nicht möglich
  • Setzen Sie im Abschnitt „benutzerdefinierte Optionen“ einen Haken bei „Verschlüsselt“ 
  • Speichern Sie die Änderungen ab und schließen das Masken-Designer Modul
  • Definieren Sie ggf. für Mitarbeiter noch die passenden Benutzer-Zugriffsrechte, um die Anzeige des Inhalts zu schützen

Anzeige für bestimmte Mitarbeiter schützen/sperren

Wenn das Feld für bestimmte Mitarbeiter ganz ausgeblendet oder nur die Anzeige des Inhaltes geschützt werden soll, muss für das entsprechende Feld in den Benutzer-Zugriffrechten die Feld-Rechte für „Öffnen“ und „Ändern“ mit „Ja / Nein“ eingestellt werden. Standardmäßig wird das Feld für alle Mitarbeiter angezeigt und auch der Feld-Inhalt, z. B. das Passwort kann eingeblendet werden.

Provisionsabrechnung: Neue Option „Aufteilung beachten“ im Forderungs-Dialog (Version 18.0.6590)

Im Forderungs-Dialog der Provisionsabrechnung wurde die neue Option „Aufteilung beachten“ neben der Auswahl des Vermittlers eingefügt.

Um für einen bestimmten Vermittler alle Forderungen/Buchungen anzuzeigen an denen dieser beteiligt ist, aktivieren Sie die entsprechende Option „Aufteilung beachten“. Das kann beispielsweise durch eine Hierarchie – einstellbar in den Vermittler-Provisions-Definitionen – der Fall sein. Ist die Option nicht aktiviert, dann werden in der Liste nur Forderungen zu Verträgen angezeigt, in denen der entsprechende Vermittler entweder im Feld „Vermittler“, „1. Beteiligter“ oder „2. Beteiligter“ ausgewählt wurde.

Die zuletzt getroffene Auswahl, ob Sie ein Haken bei „Aufteilung beachten“ gesetzt haben oder nicht, wird beim nächsten Aufruf des Programms wiederhergestellt.

Termine aus Outlook per Drag & Drop in aB-Agenta ablegen (Version 18.0.6582)

Wenn Sie Outlook parallel als Terminplaner nutzen, können Sie ganz einfach einen angelegten Termin aus Outlook mit der Maus per Drag & Drop in aB-Agenta ablegen. Diese Funktionalität ist auch ohne das optionale Zusatzmodul Outlook-Abgleich möglich.

Um einen Termin abzulegen gehen Sie folgt vor:

  • Öffnen Sie in aB-Agenta den entsprechenden Vorgang zu dem der Termin abgelegt werden soll, z. B. einen Vertrag
  • Öffnen Sie den Terminplaner in Outlook
  • Ziehen den entsprechenden Termin mit der linken Maustaste von Outlook in das Navigationsmenü von aB-Agenta und dort auf den Vertrag (Fenster evtl. parallel nebeneinander anordnen)
  • In aB-Agenta wird automatisch ein neuer Termin angelegt und als Datensatz geöffnet, in dem die Parameter aus Outlook überommen und dann noch abgeändert oder ergänzt werden können

Um zwischen aB-Agenta und Outlook Termine/Aufgaben und Adressen in beide Richtungen zu synchronisieren, benötigen Sie das Zusatzmodul „Outlook-Abgleich“. Weitere Infos dazu erhalten Sie hier.

Textbausteine: Optimierung der Dokumentenverwaltung/Nachrichtenfunktion (Version 18.0.6582)

Die neue Funktion „Textbausteine“ vereinfacht die Erstellung von Dokumenten, Notizen oder Kundenportal-Nachrichten.

Mit Hilfe von Textbausteinen können Sie Ihren Arbeitsablauf vereinfachen und optimieren. Wenn Sie z. B. in Briefen oder E-Mails wiederkehrende Texte an bestimmten Stellen verwenden möchten, können Sie diese ganz einfach über vordefinierte Textbausteine einfügen lassen, ohne für jeden Vorgang z. B. eine separate Brief- oder E-Mail Vorlage zu erstellen.

Vorteil von Textbausteinen:

  • Jeder Textbaustein gilt programmübergreifend für Dokumente, Notizen und die Nachrichten-Funktion im Kundenportal
  • Mehrere Textbaustein-Platzhalter in einer Vorlage verwendbar: Die Abfrage erfolgt nach der Reihenfolge der Platzhalter innerhalb eines Dokumentes
  • Identische Feld-Platzhalter wie für aB-Agenta: Innerhalb von Textbausteinen können auch die üblichen aB-Agenta Platzhalter, z. B. für die Vertragsnummer oder Name des Kunden verwendet werden, die dann später durch Daten ersetzt werden
  • Beschleunigen die Antwortzeit
  • Einsparung vieler einzelner Dokumentenvorlagen z. B. durch Verwendung einer neutrale Vorlage, die dann ganz einfach mittels der Textbaustein-Funktion individuell ausgefüllt und personalisiert werden kann

Textbausteine erstellen, bearbeiten, löschen

Die Funktion „Textbausteine“ können Sie entweder bei der Dokumentenverwaltung, bei der Nachrichten-Funktion im Kundenportal, im Text-Editor oder in allen Notizfeldern über die Tastenkombination „Strg+T“ anwenden. Die zentrale Verwaltung der Textbausteine erfolgt über den Dialog Dokument – „Textbausteine bearbeiten“. Um neue Textbausteine zu erstellen, vorhandene zu bearbeiten oder zu löschen gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie einen beliebigen Kunden
  • Klicken Sie auf Dokument – „Textbausteine bearbeiten“
  • Um einen neuen Textbaustein zu erstellen klicken Sie auf „Einfügen“
  • Im Abschnitt „Bezeichnung“ vergeben Sie nun einen Namen für den Textbaustein
  • Im Abschnitt „Textbaustein“ tragen Sie den entsprechenden Text ein. Hier können auch Platzhalter aus aB-Agenta eingefügt werden. Die Schreibweise ist identisch wie bei Dokumenten z. B. {Kunde.Name} oder {Vertragsnummer}
  • Das Feld „Objekt-Zuordnung“ dient zur bessere Zuordnung und Unterscheidung der Textbausteine für verschiedene Vorgänge. Sollen bestimmte Textbausteine zum Beispiel nur dann angezeigt werden, wenn es sich um einen Schaden handelt, dann wählen Sie aus der Liste „Schäden“ aus. Sollen bestimmte Textbausteine in der Auswahlliste erscheinen, wenn Sie z. B. spezielle Dokumente zu KFZ-Verträgen schreiben möchten, dann wählen Sie „KFZ“ in der Liste aus. Wird das Feld „Objekt-Zuordnung“ nicht befüllt, erscheint der Textbaustein immer in der Auswahlliste.
  • Speichern Sie die gewünschten Änderungen ab
  • Hinweis: In Textbausteinen die Sie später in E-Mails verwenden, können auch Links eingefügt werden. Um einen Link zu einer Internetseite einzubinden schreiben Sie z. B. „www.Domain.de“, bei einer E-Mail Adresse z. B. „info@domain.de“. Sind in Textbausteinen Links enthalten, erscheinen diese beim Einfügen vorab als reiner Text. Nach dem Versand der E-Mail werden die entsprechenden Links umgewandelt.

Dokumentenvorlage mit Textbaustein-Platzhalter erstellen

Um in einer Dokumentenvorlage z. B.  zum Vertrag einen Platzhalter für Textbausteine zu platzieren, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie einen beliebigen Vertrag
  • Klicken Sie auf Dokument – „Vorlage bearbeiten“ und wählen anschließend eine Brief- oder E-Mail Vorlage aus zu der Sie Textbausteine hinzufügen möchten
  • An der Stelle wo der Textbaustein später eingefügt werden soll, platzieren Sie den entsprechenden Platzhalter in folgender Schreibweise: {Textbausteine}
  • Sie können den Platzhalter auch mehrmals innerhalb eines Dokumentes verwenden, falls Sie mehrere Textbausteine an verschiedenen Stellen einfügen möchten. Die Schreibweise bleibt dabei immer gleich
  • Speichern Sie anschließend die Vorlage z. B. unter einem neuen Namen ab oder überschreiben die bestehende Vorlage

Textbausteine in einer Dokumentenvorlage anwenden

Um die Textbaustein-Funktion z. B. in einer Dokumentenvorlage zum Vertrag zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie den entsprechenden Vertrag zu dem Sie ein Dokument generieren möchten
  • Klicken Sie z. B.  auf Dokument – „E-Mail“, wenn die Vorlage als E-Mail Vorlage erstellt wurde und wählen Sie die zuvor erstellte Vorlage aus
  • Wenn das entsprechende Dokument geöffnet ist, wird parallel dazu das Fenster Textbausteine geöffnet, sobald der erste Textbaustein im Dokument gefunden wurde
  • Klicken Sie im Fenster „Textbausteine“ auf „Hinzufügen“ im einen Textbaustein auszuwählen. Nach der Auswahl wird dieser dann im Abschnitt „Ausgewählte Textbausteine“ angezeigt. Sie können auch noch weitere Textbausteine hinzufügen und miteinander kombinieren. Diese werden dann später nacheinander, durch einen Absatz getrennt, eingefügt.
  • Wird im Dokument ein weiterer Textbaustein gefunden, erscheint wiederum das Fenster Textbaustein in dem Sie wie zuvor beschrieben weiter vorgehen können

Textbausteine in einer Kundenportal-Nachricht anwenden

Um die erstellten Textbausteine z. B. in einer Kundenportal-Nachricht einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie das Kundenportal-Nachrichten Modul über Kundenportal – „Nachrichten“
  • Klicken Sie im rechten Bereich des Nachrichten-Textes auf das Icon „Textbausteine einfügen“
  • Klicken Sie im Fenster „Textbausteine“ auf „Hinzufügen“ im einen Textbaustein auszuwählen. Nach der Auswahl wird dieser dann im Abschnitt „Ausgewählte Textbausteine“ angezeigt. Sie können auch noch weitere Textbausteine hinzufügen und miteinander kombinieren. Diese werden dann später nacheinander in einem extra Absatz eingefügt.

Eigene Tastenkombinationen für Suchobjekte erstellen (Version 18.0.6578)

Um nach bestimmten Objekten direkt zu suchen, können Sie sich über das Masken-Designer Modul (auch mit der Demo-Version) eigene Tastenkombinationen (Shortcuts) definieren.

Um eigene Tastenkombinationen zu erstellen gehen Sie wie folgt vor:

  • Gehen Sie in das Hauptmenü von aB-Agenta
  • Klicken Sie auf Zusatzmodule – „Masken-Designer“ um das Hauptmenü des Masken-Designers zu öffnen
  • Markieren Sie im linken Bereich das Objekt für das Sie eine Tastenkombination erstellen wollen, z. B. „Verträge“
  • Klicken Sie im rechten Bereich in das Feld „Tastenkombination“ (Hinweis: es erscheint kein Cursor im Feld) und anschließend auf die gewünschte Tastenkombination z. B. <Strg> + <F1>
  • Klicken Sie nochmals in das Feld und anschließend auf eine neue Tastenkombination, wenn Sie die bestehende ändern wollen. Markieren Sie den Shortcut und klicken auf „Entfernen“ wenn Sie diesen löschen möchten
  • Klicken Sie auf „Speichern“ und dann auf „Zurück“ um ins aB-Agenta Hauptprogramm zu gelangen

 

Übersicht aller versicherten Personen und Objekte

Mit Hilfe der neuen Funktion „Personen/Objekte“, durchsucht aB-Agenta den Kunden nach versicherten Personen und Objekten (z. B. Immobilien) und erstellt daraus eine Zusammenfassung in Form einer gruppierten Auflistung.

Um die Funktion aufzurufen, öffnen Sie einen Kunden und klicken anschließend im Reiter „Bearbeiten“ auf Bericht – „Personen/Objekte (touch)“. Der Aufruf und die Darstellung der Übersicht erfolgt dann in der aB-Agenta touch Version (Internet Browser). Mit der Druckfunktion des Browsers können Sie sich dann bei Bedarf die Übersicht ausdrucken.

Neue Funktion „Benutzer-Logins“ als Kontrolle für eingeloggte Benutzer oder Kunden

Mit Hilfe der Log-Funktion „Benutzer-Logins anzeigen“ können Sie die An- und Abmeldungen (Datum und Uhrzeit) von Mitarbeitern im aB-Agenta oder Kunden im Kundenportal einsehen.

Generell benötigen Sie Administratoren-Rechte in aB-Agenta um sich die Benutzer-Logins anzuschauen.

Abruf der Benutzer-Logins für Benutzer:

Um die Benutzer-Logins für einen bestimmten Benutzer anzuzeigen, öffnen Sie die „Benutzer-Zugriffsrechte“ und markieren dann den entsprechenden Benutzer. Anschließend klicken Sie auf „Benutzer-Logins anzeigen“. Es öffnet sich das Fenster „Benutzer-Logins“ wo Sie die entsprechenden Login-Daten (erster Login und letzter Logout eines Tages) des Benutzers sehen können. Ist kein bestimmter Benutzer ausgewählt, erscheinen die Login-Daten aller Benutzer.

Aus Datenschutzrechtlichen Gründen sollten Sie Ihre Mitarbeiter darüber informieren, dass diese Daten aufgezeichnet werden und jederzeit ausgewertet werden können.

Abruf der Benutzer-Logins im Kundenportal:

Für das aB-Agenta Kundenportal können ebenfalls die Login-Daten der Kunden abgerufen werden. Dazu müssen Sie in den Benutzer-Zugriffsrechten unter „Benutzer/Gruppen“ zuerst auf die Auswahl „Gruppe“ klicken. Es öffnet sich das Fenster „Benutzer-Logins“, wo Sie die entsprechenden Login-Daten (erster Login und letzter Logout eines Tages) und den jeweiligen Kunden in der Spalte „Portal-Benutzer“ sehen können.

Ab sofort .NET Framework 4.5 für BiPRO Client notwendig (Version 18.0.6465)

Der BiPRO Client wurde entwicklungstechnisch auf das .NET Framework 4.5 umgestellt. Dieses war notwendig als Vorbereitung zur Implementierung des BiPRO Clients für Österreich (in Entwicklung), da dieser auf einer anderen Technik basieren wird.

Das .NET Framework 4.5 ist auf den meisten Rechnern bereits installiert, so dass es keine Probleme gibt oder Handlungen erforderlich sind. Sollte das .net Framework nicht installiert sein, erscheint beim Start des BiPRO Clients eine Meldung von Windows, dass das entsprechende Feature aus dem Netz geladen und installiert wird.

Diese technische Änderung hat auf aB-Agenta und die restlichen Module keine Auswirkungen.

Hinweis:
Auf Rechnern mit Windows XP lässt sich das .NET Framework 4.5 nicht installieren. In diesem Fall kann der BiPRO Client nicht mehr genutzt werden!