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Experten-Tipp: Auswahllisten mit weiteren Einträgen ergänzen

Im heutigen Experten-Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie bestehende Auswahllisten ganz leicht mit Hilfe des Masken-Designers (Voll- und Demo-Version) mit neuen Einträgen ergänzen können.

Mittels dem Masken-Designer Modul, der mit begrenzten Funktionen (Demo-Version) auch von Kunden genutzt werden kann, die keine Vollversion gekauft oder gemietet haben, erläutern wir dieses am Beispiel des Typ-Feldes in der Dokumentenverwaltung. Auch andere Auswahllisten im aB-Agenta lassen Sie sich so ganz einfach anpassen.

Der Masken-Designer in der Demo-Version steht wie schon erwähnt allen Kunden zur Verfügung, bietet jedoch einen eingeschränkten Funktionsumfang gegenüber der Vollversion. Mit der Vollversion ist auch die Anlage von z. B. neuen Feldern oder neuen Masken mit bis zu 100 neuen Feldern möglich; passen Sie sich das Programm maßgeschneidert auf Ihre individuellen Bedürfnisse an!

Den Masken-Designer erhalten Sie schon ab günstigen 8,00 Euro mtl. Miete zzgl. MwSt.

Interesse oder noch Fragen? Dann rufen Sie uns einfach an.

Ihre direkten Ansprechpartner:

Herr Holger Burgard
Telefon: +49 2676 952 74-20 (Deutschland)
Telefon: +43 1 349 1012-20 (Österreich)
E-Mail: holger.burgard@artbase-software.de

Experten-Tipp: Notizen formatieren

Um z. B. wichtige Einträge im Notizen-Feld von aB-Agenta besonders hervorzuheben und zu formatieren, stehen Ihnen folgende Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung:

  • Fett
  • Kursiv
  • Unterstrichen
  • Schriftfarbe ändern
  • Schriftart, Schriftschnitt und Schriftgrad ändern

Zudem lassen sich Notizen die z. B. in Word erstellt wurden, als .rtf Dateien importieren oder aus aB-Agenta heraus exportieren. Haben Sie bereits im Notizen-Feld Einträge erfasst, werden beim Import von .rtf Dateien die bestehenden Notizen durch die neuen ergänzt (nicht überschrieben). Beim Im- und Export werden auch die entsprechenden Formatierungen übernommen.

Textformatierungen beim Einfügen aus einer anderen Quelle nicht mit in das Notizen-Feld übernehmen:

Unter Umständen kann es erforderlich sein, aus externen Quellen – z. B. aus einer E-Mail – diverse Textstellen heraus zu kopieren und dann in ein Notiz-Feld von aB-Agenta einzufügen.

Wenn Sie diese Aktion z. B. mittels STRG+C (kopieren aus Quelldatei) und STRG+V (einfügen in das aB-Agenta Notiz-Feld) oder mit der rechten Maustaste durchführen, werden die entsprechenden Textformatierungen wie Schriftart und Farbe aus dem Original Text übernommen.

Soll der Text mit der Standard Schriftart, Farbe und Schriftgröße von aB-Agenta eingefügt werden, klicken Sie beim einfügen in das Notiz-Feld auf die rechte Maustaste und wählen dann „Einfügen (Nur Text übernehmen)“.

Experten-Tipp: Nur Daten im Formular anzeigen

Welche Auswirkung in den Arbeitsplatz-Einstellungen unter Optionen für Daten-Ordner die Option „Nur Daten im Formular anzeigen“ hat, ist unser heutiger Experten-Tipp.

Ist diese Option in den Arbeitsplatz-Einstellungen aktiviert, werden standardmäßig alle leeren Felder eines Datensatzes beim Öffnen ausgeblendet, bzw. nicht angezeigt.

Temporär können diese dann aber schnell wieder mit einem Klick auf das obere rechte Symbol „Alle Felder anzeigen“ im Formular ein- oder auch wieder ausgeblendet werden.

Experten-Tipp: Benutzer Auswahl beim Online-Update

Was bedeutet die Auswahl der „Benutzer Auswahl“ in Verbindung mit dem Online-Update?

Im Online-Update Dialog können Sie im Fenster „artBase! – Setup“, im Abschnitt „Programm“ wählen zwischen „Alle Benutzer“ und „Aktueller Benutzer“.

Je nachdem welche Auswahl Sie treffen, wird bei einer Neuinstallation entweder bei der Auwahl „Alle Benutzer“ in allen Windows-Konten ein aB-Agenta Symbol angelegt oder bei der Auswahl „Aktueller Benutzer“ nur für den aktuell eingelogten Benutzer unter dem Windows-Konto.

Diese Auswahl ist aber nur bei einer Neu-Installation des Programms erforderlich. Sollten Sie also keine Neuinstalltion des aB-Agenta Programms durchführen sondern nur ein Online-Update, können Sie die dort voreingestellte Option beibehalten, bzw. ignorieren.

Expertentipp: Dopplermodul – welche Infos lasse ich mir anzeigen?

Bei Benutzung des Dopplermoduls können Sie festlegen, welche Informationen, bzw. welche Felder/Spalten angezeigt und in welcher Reihenfolge diese sortiert werden sollen.

Hierzu benutzen Sie einfach die blauen Pfeile rechts unten in der Startmaske des Moduls. Markieren Sie links im Bereich „verfügbare Felder“ das gewünschte Feld, welches später in der Ergebnisliste der Doppler angezeigt werden soll. Fügen Sie dieses mit dem Rechtspfeil hinzu. Genauso können Sie Felder ausblenden; markieren Sie diese entsprechend rechts unten im Bereich „Felder für Ergebnis-Liste“ und entfernen diese mit einem Klick auf den Linkspfeil.

Mit den Pfeilen nach oben und unten können Sie die Reihenfolge für angezeigten Spalten der Liste nun sortieren.

Tipp: Setzen Sie den Haken bei „Datensatz nach Zusammenführung zur Bearbeitung öffnen“, um eine Endkontrolle durchzuführen.

Experten-Tipp: Externe Datensicherung und generelle Hinweise zur Datensicherung

Unser heutiger Experten-Tipp greift nochmals das wichtige Thema Datensicherung auf.

Beim Programmstart von aB-Agenta werden Sie nach der internen Datensicherung gefragt, welche Sie auf jeden Fall durchführen sollten. Um die Wiederherstellbarkeit Ihrer Daten im Falle eines technischen Problems zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen in regelmäßigen Abständen auch eine zusätzliche Datensicherung auf ein externes Medium durchzuführen.

Für eine externe Datensicherung können Sie z. B. NAS-Laufwerke, externe Festplatten, USB-Sticks, andere PC´s (z. B. über Netzwerkumgebung), etc. als Medium nutzen.

Um eine externe Datensicherung aus aB-Agenta heraus anzustoßen, benötigen Sie Administrator-Rechte.

Gehen Sie zur Sicherung wie folgt vor:
In dem Register Sonstiges in der Symbolleiste finden Sie den Button Externe Datensicherung. Wenn Sie diesen Knopf klicken, wird als erstes die interne Datensicherung in den vorhandenen Backup-Ordner gestartet. Ist diese Aktion abgeschlossen, erscheint ein Dialog, in dem Sie den Ordner für die externe Backup-Kopie auswählen müssen. Den gewählten Ordner merkt sich das Programm pro Arbeitsplatz. Er kann nachträglich über die Arbeitsplatz-Einstellungen im Abschnitt Datensicherung auf dem Register Optionen für Daten-Ordner im Feld Backup-Ordner für externe Sicherung umgestellt werden.

Experten-Tipp: Zeitersparnis beim GDV- und Daten-Import Modul

Sparen Sie Zeit beim GDV- oder Daten-Import, da der Schritt 1. „Temporären Datenordner für Import anlegen“ nicht immer erforderlich ist!

Dieser muss nämlich nur in bestimmten Fällen (z. B. bei internen aB-Agenta Datenbank-Anpassungen) durchgeführt werden. Ansonsten beginnen Sie direkt mit Schritt 2. „Datei(en) auswählen und in temp. Datenordner importieren“ (beim GDV-Import Modul) oder Schritt 2. „Import-Schema anlegen bzw. bearbeiten“ (beim Daten-Import Modul).

Sollte es doch erforderlich sein, den Schritt 1. durch zu führen, bekommen Sie einen entsprechenden Hinweistext seitens aB-Agenta.

Experten-Tipp: Dokumentenerstellung unter Word 2013

Sie können aus aB-Agenta heraus keine Dokumente mehr mit Word 2013 erstellen? Doch, das können Sie. Wir zeigen wie´s geht.

Wenn Sie beim Erstellen von Word Dokumenten aus aB-Agenta heraus folgende Fehlermeldung erhalten, dann liegt das an Ihren Office Einstellungen.(Error 4605: Die Unprotect-Methode oder -Eigenschaft ist nicht verfügbar, weil dieser Befehl für den Lesemodus nicht zur Verfügung steht…)

 

Das Dokument wurde im Lesemodus geöffnet und steht nicht zur Bearbeitung zur Verfügung. Schauen Sie in Ihre WORD-Optionen (Einstellungen). Hier müssen Sie einfach im Reiter „Allgemein“ die Option „E-Mail Anlagen und andere nicht bearbeitbare Dateien im Lesemodus öffnen“ ausschalten.

 

 

Experten-Tipp: Vertragsspiegel für alle Kunden als Serienbrief ablegen OHNE zu drucken

Sie wollen für alle Bestandskunden einen aktuellen Vertragsspiegel zum Jahresende ablegen (archivieren), um rückwirkend nochmals den Vertragsbestand zu einem bestimmten Zeitpunkt abrufen zu können (Vertragshistorie)?

Dieses kann über die Funktion “Serienbrief -> Über Einzelbrief” erzeugt werden. Dabei wird der Vertragsspiegel im Dokumenten-Management-System von aB-Agenta als Dokument abgelegt, ohne gedruckt zu werden.

Vorgehensweise:
Voraussetzung ist, dass es sich bei den Dokumenten um Word- oder Excel-Dateien handelt. Im Prinzip ist die Vorgehensweise identisch wie der Aufruf eines Serienbriefes über die Funktion “Über Einzelbrief”.

1) Führen Sie vorab eine entsprechende Selektion aus.
2) Klicken Sie bei gedrückter “STRG-Taste” nun auf “Serienbrief -> Über Einzelbrief”.
3) Lassen Sie die “STRG-Taste” wieder los.

Anschließend wählen Sie die entsprechende Vorlage aus, z. B. “Vertragsspiegel.doc” im Briefvorlagen Ordner Berichte. Handelt es sich um eine Original-Vorlage werden Sie aufgefordert, diese unter einem anderen Namen abzuspeichern.
Gegebenenfalls entfernen (oder setzen) Sie anschließend noch entsprechende Markierungen im Fenster “Datensätze für Serienbrief auswählen” falls ein Kunde nicht (oder doch) angeschrieben werden soll.
Nun öffnet sich Microsoft-Word und das entsprechende Dokument. Falls Sie keine Änderungen mehr an der Vorlage vornehmen möchten, schließen das geöffnete Dokument. Die nun folgende Abfrage “Soll der Serienbrief im Archiv abgelegt werden?” bestätigen Sie mit “Ja”.

Es erscheint nun kein “Drucker auswählen” Menü mehr, sondern aB-Agenta ruft nun automatisiert jedes Dokument auf, übergibt die Kundendaten an die Platzhalter im Word-Dokument und schließt es anschließend wieder. Die Ablage zu jedem Datensatz als Dokument ist nun abgeschlossen.

Experten-Tipp: Doppelte Anlage von Kdnr. vermeiden beim Datenabgleich mit Notebooks

Vermeiden Sie die Vergabe von doppelten Kundennummern beim Datenabgleich, z. B. mit Notebooks über den Eintrag „Autowert-Vorsatz“ in den Arbeitsplatz-Einstellungen.

Setzen Sie eine zusätzliche Lizenz, wie z. B. eine Notebook oder Filial-Version von aB-Agenta ein? Dann ist dieser Experten-Tipp genau das richtige für Sie!

Wie Sie wissen, haben die Notebook und Filial-Version jeweils einen eigenen lokalen Datenordner, der durch die Datenabgleich-Routine von aB-Agenta mit dem Hauptbestand abgeglichen wird. Dieses  bedeutet jedoch auch, dass bei einer Neuanlage eines Kunden, auf dem Hauptbestand oder auf dem Notebook-/Filial-Rechner immer eine neue Kundennummer vergeben wird. Da beide Datenbestände in diesem Moment nicht miteinander verbunden sind, kann es dann zu einer doppelten Vergabe einer Kundennummer kommen. Beim nächsten Datenabgleich zwischen Notebook- oder Filial-Bestand mit dem Server hätten dann zwei Kunden die gleiche Kundennummer.

Um dieses zu verhindern, können Sie in den Arbeitsplatz-Einstellungen von aB-Agenta im Reiter „Optionen für Daten-Ordner: …“ im Abschnitt „Sonstiges“ die Option „Autowert-Vorsatz“ nutzen. Melden Sie sich dazu auf dem jeweiligen Notebook- oder Filialrechner an der lokalen Datenbank an. Tragen Sie nun in der Option „Autowert-Vorsatz“ z. B. Ihren Mitarbeiter/Initialien oder Filial Kürzel in die Zeile ein.

Als Beispiel: Aussendienstmitarbeiter Herr Hans Mustermann

Im Feld „Autowert-Vorsatz“ trägt Herr Hans Mustermann das Kürzel HM ein. Ab sofort wird nun bei einer Neuanlage eines Kunden, dieser Wert vor die eigentliche Kundennummer geschrieben -> HM12345

Durch diesen Vorsatz vermeiden Sie ab sofort die Vergabe von doppelten Kundennummern!